Công văn số 366/BHXH-LT nhằm thực hiện các chỉ đạo của Bộ Tài chính về thực hiện nghiêm, nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ của Ngành như: Quyết định số 3999/QĐ-BTC ngày 28/11/2025 ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Bộ Tài chính; Quyết định số 4114/QĐ-BTC ngày 12/12/2025 ban hành Quy chế công tác văn thư của Bộ Tài chính; Công văn số 199/VP-LTTV ngày 27/01/2026 của Văn phòng Bộ Tài chính về việc thực hiện nghiêm túc công tác lưu trữ ngành Tài chính.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Theo đó, BHXH Việt Nam yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc và Giám đốc BHXH tỉnh tập trung phổ biến, quán triệt đến toàn thể viên chức trong đơn vị Luật Lưu trữ năm 2024, các nghị định, thông tư hướng dẫn thi hành Luật Lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan; gắn việc quán triệt với nâng cao trách nhiệm người đứng đầu trong tổ chức thực hiện, bảo đảm công tác lưu trữ được triển khai thống nhất, đồng bộ trong toàn ngành.
Về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, các đơn vị cần xây dựng Danh mục hồ sơ năm 2026 theo đúng quy định tại Điều 30 Quyết định số 4114/QĐ-BTC; xác định thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu ngành Tài chính căn cứ Thông tư số 74/2025/TT-BTC ngày 07/7/2025 của Bộ Tài chính.
Đối với hồ sơ, tài liệu không phải chuyên ngành Tài chính nhưng hình thành trong hoạt động của BHXH Việt Nam, căn cứ thời hạn lưu trữ của lĩnh vực chuyên ngành liên quan để xác định thời hạn bảo quản phù hợp. Việc lập hồ sơ công việc và hồ sơ điện tử phải được thực hiện ngay trong quá trình giải quyết công việc theo quy định tại Điều 31, 32, 33 Quyết định số 4114/QĐ-BTC; bảo đảm mỗi hồ sơ phản ánh đầy đủ quá trình hình thành, giải quyết; hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử thống nhất về thành phần, nội dung và thời hạn bảo quản.
Hồ sơ điện tử được lập trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành cùng các phần mềm nghiệp vụ khác, bảo đảm đầy đủ văn bản điện tử, thông tin mô tả, chữ ký số hợp lệ của cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền và khả năng truy cập, khai thác lâu dài.
Các hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong từ năm 2025 trở về trước phải được chủ động giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
