Chính phủ đã ban hành Nghị định 27/2026/NĐ-CP ngày 19/1/2026 quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, hồ sơ điện tử CBCCVC bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức. Mỗi CBCCVC có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn mã định danh hồ sơ điện tử để phục vụ công tác quản lý, tra cứu.
Đáng chú ý, thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử CBCCVC. Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về CBCCVC và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu. Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình tạo lập hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số sơ yếu lý lịch điện tử được sử dụng thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử. Cấu trúc sơ yếu lý lịch điện tử được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ CBCCVC; dữ liệu hình thành từ dữ liệu về CBCCVC.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử trong quá trình công tác. Theo đó, CBCCVC có trách nhiệm thường xuyên cập nhật thông tin cá nhân khi có thay đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin đã cập nhật. Cơ quan sử dụng CBCCVC có trách nhiệm cập nhật các thông tin, dữ liệu phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá 3 ngày làm việc kể từ khi phát sinh thông tin. Đối với dữ liệu sinh ra từ hệ thống thông tin quản lý CBCCVC, việc cập nhật và đồng bộ phải hoàn thành chậm nhất 1 ngày sau khi quy trình nghiệp vụ kết thúc. Với dữ liệu phát sinh từ các cơ quan, tổ chức khác, việc đồng bộ được thực hiện định kỳ hằng tuần.
Theo Nghị định, thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý CBCCVC. Trường hợp cần sử dụng hồ sơ giấy do yêu cầu nghiệp vụ, cơ quan quản lý được khai thác hồ sơ điện tử và chuyển đổi sang bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; CBCCVC không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có. Cơ quan quản lý và sử dụng CBCCVC không được yêu cầu cung cấp lại thông tin, hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp thật sự cần thiết nhằm bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Trường hợp phát hiện thông tin, dữ liệu có sai lệch, các bên có trách nhiệm cập nhật lại theo thẩm quyền.
Việc truy cập, khai thác hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của CBCCVC bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp phục vụ công tác cán bộ theo thẩm quyền; đồng thời phải bảo đảm nghĩa vụ bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Đối với dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, việc quản lý, lưu trữ, sử dụng và sao lưu thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.
Nghị định số 27/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.
