Hội thảo có sự tham dự của ông Lê Xuân Hồng, Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp; ông Nguyễn Chí Thiện, Chủ tịch Hiệp hội công chứng viên Việt Nam; ông Thierry Vachon, đại diện Đại sứ quán Pháp, đại diện quốc tế Hội đồng công chứng tối cao Pháp; ông D.Ashurov, đại diện Liên minh công chứng quốc tế, Chủ tịch phòng công chứng Uzbekistan; ông Bayanjargal Chadraaba, Chủ tịch Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ. Ngoài ra còn có đại điện Bộ Thông tin và Truyền thông cùng đại diện các Hội công chứng viên một số tỉnh và thành phố trên cả nước.
Toàn cảnh buổi hội thảo.
Tại buổi Hội thảo, đại điện các tổ chức công chứng quốc tế đã trình bày tham luận với trong tâm là: Chuyển đổi số trong hoạt động công chứng; Công chứng điện tử tại Uzbekistan: Chia sẻ kinh nghiệm và triển vọng phát triển; Kinh nghiệm về phát triển và vận hành hệ thống số hóa trong ngành công chứng tại Pháp; Các biện pháp số hóa hệ thống công chứng ở Mông Cổ…
Theo Hiệp hội công chứng viên Việt Nam, so với các quy định về công chứng trong các văn bản pháp lý trước kia (Luật Công chứng 2006 và 2014), Luật Công chứng 2024 có một mục riêng quy định những vấn đề cơ bản nhất về công chứng điện tử nhằm tạo cơ sở pháp lý cho chuyển đổi số trong hoạt động công chứng. Theo đó, công chứng điện tử là việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử và để tạo lập văn bản công chứng điện tử gồm công chứng điện tử trực tiếp và công chứng điện tử trực tuyến.
Công chứng điện tử là nội dung hoàn toàn mới trong Luật Công chứng. Những nội dung được quy định trong Luật Công chứng là những khung pháp lý cơ bản mang tính nền tảng. Các nội dung chi tiết hơn về quy trình công chứng, trình tự và phạm vi áp dụng, tiêu chuẩn kỹ thuật, điều kiện về thiết bị, về năng lực cung cấp dịch vụ của công chứng viên sẽ được Chính phủ quy định chi tiết.
Mục đích triển khai dịch vụ công chứng điện tử sẽ đem đến nhiều lựa chọn hơn cho người dân và doanh nghiệp trong việc sử dụng dịch vụ công chứng. Làm dịch vụ công chứng tiện lợi hơn, an toàn hơn, nhanh hơn và tiết kiệm chi phí hơn. Đặc biệt, có thể đồng bộ với hệ thống dịch vụ công trực tuyến mà Chính phủ Việt Nam đang triển khai.
Đại diện quốc tế Hội đồng công chứng tối cao Pháp chia sẻ kinh nghiệm tại buổi hội thảo.
Ông D.Ashurov, Chủ tịch phòng công chứng Uzbekistan chia sẻ: Vấn đề số hóa hệ thống công chứng, công việc quan trọng đã được thực hiện tại Uzbekistan với sự hợp tác của Bộ Tư pháp. Theo hướng này, hệ thống công chứng của Uzbekistan đã đảm bảo được vị thế xứng đáng ở các các nước Trung Á và trên bình diện quốc tế.
Để nâng cao sự tiện lợi, chất lượng và hiệu quả trong việc cung cấp dịch vụ cho người dân, Hệ thống thông tin tự động (AIS) – Notarius của Uzbekistan đã được thành lập, bao gồm cơ sở dữ liệu điện tử lớn. Ngoài công chứng viên, hơn 25 cơ quan và tổ chức nhà nước cũng được tích hợp vào hệ thống này. Nhờ đó, mọi trao đổi thông tin đều được thực hiện điện tử theo nguyên tắc một “cửa”.
Điều quan trọng cần lưu ý là hệ thống này phản ánh rõ ràng mọi hoạt động của công chứng viên, cho phép Bộ Tư pháp tiến hành giám sát trực tuyến các hành động của công chứng viên. Đảm bảo tuân thủ pháp luật, kịp thời xác định mọi hành động vi phạm pháp luật của công chứng viên và nếu cần thiết sẽ áp dụng ngay các biên pháp chấn chỉnh, khắc phục.
Ở Uzbekistan hiện nay có ba loại hình công chứng là: Phương pháp công chứng “truyền thống” tất cả các bên tham gia vào giao dịch công chứng phải đích than đến văn phòng công chứng để hoàn tất giao dịch; Phương pháp “công chứng từ xa” với sự tham gia của hai công chứng viên ở hai đầu giao dịch; Phương pháp “công chứng từ xa” chỉ một công chứng viên tham gia.
Ông Lê Xuân Hồng, Cục trưởng Cục Bổ trợ tư pháp, Bộ Tư pháp phát biểu tại hội thảo.
Nhờ áp dụng việc “số hóa hệ thống công chứng” tại Uzbekistan, kết quả thu được là nếu như năm 2021 cung cấp 114 dịch vụ công trực tuyến thì đến năm 2024, số lượng dịch vụ công trực tuyến tăng hơn 655 lần và đạt 74.725 dịch vụ công chứng/năm.
Theo ông Thierry Vachon, đại diện quốc tế Hội đồng chông chứng tối cao Pháp: Tại Pháp hiện nay, 95% văn bản công chứng được ký kết hoàn toàn trên nền tảng điện tử. Các văn bản này được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu tập trung và bảo mật, thuộc sở hữu của hệ thống công chứng. Để hoàn tất dự án quy mô này, chúng tôi đã mất 10 năm triển khai. Kết quả đạt được không chỉ giúp loại bỏ hoàn toàn việc sử dụng giấy trong quy trình công chứng, trong khi đó vẫn bảo toàn nguyên vẹn giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Nguyên tắc quan trọng nhất trong quá trình chuyển đổi này là: Loại hình phương tiện lưu trữ văn bản không quan trọng – dù bằng giấy hay bằng điện tử, bản chất của văn bản vẫn được giữ nguyên. Các quy tắc về lập và ký văn bản công chứng vẫn phải được duy trì, bất kể hình thức lưu trữ gì.
Tuy nhiên, hình thức công chứng nói trên cần chú ý một số vấn đề quan trọng sau đây: Vấn đề an toàn và bảo mật (trọng tâm là: nhận diện và ký điện tử an toàn; bảo vệ mạng lưới và cơ sở hạ tầng); Vấn đề an ninh mạng (trọng tâm là: kiểm soát và quản lý hạ tầng công nghệ của riêng mình; kiểm soát quyền truy cập vào dữ liệu mà chúng ta lưu trữ).
Cuối cùng, điều quan trọng là Nhà nước phải ban hành một khung pháp lý phù hợp nhằm đảm bảo rằng công dân có được sự an toàn cần thiết trong việc quản lý dữ liệu cá nhân của họ. Do đó, bên cạnh sự bảo vệ dữ liệu cá nhân bằng biện pháp kỹ thuật thì cũng phải cần được đảm bảo bằng phương diện pháp lý.
Ông Nguyễn Chí Thiện, Chủ tịch Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam tin rằng công chứng điện tử sẽ đem đến nhiều lựa chọn hơn cho người dân và doanh nghiệp.
Chủ tịch Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ Bayanjargal Chadraaba cho biết: Nhiều năm nay, Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ đã dành nhiều sự quan tâm và nỗ lực vào việc số hóa hệ thống công chứng ở Mông Cổ. Việc số hóa không thể được thực hiện một lần mà phải được thực hiện liên tục và không bị gián đoạn. Do đó, nó luôn đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa phát triển phần mềm với phần mềm của hệ thống thông tin chính phủ, hợp tác chặt chẽ với chính phủ và các tổ chức khác. Đồng thời, nâng cao kỹ năng và kiến thức của công chứng viên liên quan đến phát triển phần mềm. Chúng tôi đã rút ra được nhiều kinh nghiệm trong giai đoạn chuyển đổi số hóa này.
Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ đã thành lập “Nhóm công tác về Công chứng kỹ thuật số vào năm 2012. Qua đó, Nhóm đã làm việc liên tục để xây dựng cổng thông tin của mình và phối hợp chặt chẽ với các công ty phần mềm. Trong hơn 10 năm qua, Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ đã đầu tư hơn 2,5 tỉ Tugrugs Mông Cổ (tương đương khoảng 700.000 Euro) cho việc phát triển và vận hành hệ thống công chứng kỹ thuật số (trong đó có sự hợp tác chặt chẽ giữa Hiệp hội công chứng viên Mông Cổ với nhiều cơ quan Chính phủ như: Bộ Tư pháp; Bộ Ngoại giao; Bộ phát triển kỹ thuật số, đổi mới và truyền thông; Bộ Tài chính; Cục Đăng ký Nhà nước; Cục Quản lý đất đai, trắc địa và bản đồ; Trung tâm vận tải ô tô quốc gia).
