(LSO) - Hợp pháp hóa lãnh sự là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của một văn bản công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản và tư cách của người ký văn bản đó.
Khi các công dân của một nước muốn một văn bản công được cấp bởi các nhà chức trách của nước đó có hiệu lực tại một nước khác, hoặc ngược lại, một văn bản được cấp bởi các nhà chức trách của nước khác, ví dụ nước nơi công dân đó cư trú, muốn có hiệu lực tại nước đó. Trong các trường hợp này văn bản đó cần được công nhận bởi các nhà chức trách của Quốc gia nơi văn bản này có hoặc muốn có hiệu lực pháp lý.
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, các giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự bao gồm:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, họp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài
Dưới đây là bảng tổng hợp các nước đươc miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự kèm theo danh sách các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự tương ứng:
- Cộng hòa Afghanistan
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp theo Điều 36 Hiệp định lãnh sự với Afghanistan năm 1987.
- Cộng hoà Dân chủ nhân dân Algeria
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về hình sự do các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên cấp theo quy định tại Điều 10 Hiệp định tương trợ tư pháp về hình sự ngày 14 tháng 04 năm 2010, để sử dụng cho mục đích tương trợ tư pháp và chuyển qua các Cơ quan trung ương theo Hiệp định.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ dân sự và thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền cấp theo quy định tại Điều 5 Hiệp định tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2010, để sử dụng cho mục đích tương trợ tư pháp và chuyển qua các Cơ quan trung ương theo Hiệp định.
- Cộng hòa Balan
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ lao động (Điều 1.3), dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực, do các cơ quan có thẩm quyền của hai bên cấp, theo quy định tại Điều 14 và 15 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự, gia đình và hình sự giữa Việt nam và Ba Lan năm 1999, để sử dụng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp theo quy định tại Điều 34 Hiệp định lãnh sự năm 1979.
- Cộng hòa Bungaria
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp theo quy định tại Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1986.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự, do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp theo Điều 33 Hiệp định lãnh sự năm 1979.
- Cộng hòa Belarus
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo Điều 11 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 2000.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp theo Điều 13 Hiệp định lãnh sự năm 2008.
- Vương quốc Cam-pu-chia
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới, do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Cam-pu-chia cấp theo Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015.
Miễn hợp pháp hóa các giấy tờ, tài liệu công dùng cho mục đích tương trợ tư pháp về dân sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên theo Điều 11 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự năm 2013 nếu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp theo Điều 41 Hiệp định lãnh sự năm 1997 với Cam-pu-chia.
- Cộng hòa Kazakhstan
Miễn Hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Bản án, quyết định của Tòa án, hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân Bên ký kết do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, theo Điều 14 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự năm 2011 nếu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định của Hiệp định.
- Cộng hòa Cu-ba
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp theo Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự, lao dộng, hình sự giữa Việt nam và Cuba năm 1988.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp theo Điều 12 Hiệp định lãnh sự năm 1981.
- Cộng hòa dân chủ nhân dân Triều Tiên
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp dân sự và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên cấp theo Điều 7 Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý trong các vấn đề dân sự và hình sự năm 2002 nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định.
- Đài Loan (Trung Quốc)
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân, gia đình và lao động (Điều 1.2) có chữ ký và con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền cấp, do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp theo Điều 15 Thỏa thuận giữa hai Văn phòng Kinh tế – Văn hoá về tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự nếu dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Thỏa thuận.
- Vương quốc Đan Mạch
Miễn hợp pháp hóa giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên cấp theo Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi năm 2003.
- Vương quốc Hà Lan
Miễn hợp pháp hóa Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam do Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam theo Công hàm số HANOI/2015-236 ngày 10/12/2015 (Đại sứ quán Hà Lan tại Hà Nội) (Chỉ áp dụng với giấy tờ của Việt Nam).
- Cộng hòa Hungary
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ công do cơ quan của một Bên ký kết ban hành hoặc giấy tờ tư có công chứng/chứng thực như chứng nhận đăng ký, chữ ký hoặc nhận dạng do các cơ quan có thẩm quyền của hai Bên theo Điều 6 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự, gia đình và hình sự giữa Việt Nam và Hungary năm 2018, nếu giấy tờ đó được chuyển giao qua các kênh liên lạc theo theo quy định của Hiệp định.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 33 Hiệp định lãnh sự năm 1979.
- Cộng hòa I-rắc
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 40 Hiệp định lãnh sự năm 1990.
- Cộng hòa I-ta-li-a
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền của hai nước cấp, theo Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi giữa Việt Nam và Italia năm 2003.
- Cộng hòa dân chủ nhân dân Lào
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp theo Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp dân sự và hình sự giữa Việt Nam và Lào năm 1988.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 36 Hiệp định lãnh sự năm 1985.
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Lào tại khu vực biên giới, theo Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015.
- Mông Cổ
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 8 Hiệp định tương trợ tư pháp về dân sự, gia đình và hình sự giữa Việt Nam và Mông Cổ năm 2000.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 31 Hiệp định lãnh sự năm 1979.
- Liên bang Nga
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực), do Cơ quan Tư pháp của hai Bên (Cơ quan Tư pháp là các Tòa án, Viện kiểm sát và các cơ quan khác có thẩm quyền về các vấn đề dân sự và hình sự (Văn phòng công chứng, Công ty luật) theo pháp luật của nước nơi cơ quan này có trụ sở) cấp, theo Điều 15 Hiệp định tương trợ tư pháp và Pháp lý về các vấn đề dân sự và hình sự năm 1998.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 29 Hiệp định lãnh sự năm 1978 (ký với Liên Xô).
- Nhật Bản
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh các loại giấy tờ hộ tịch do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp sự theo nguyên tắc có đi có lại.
- Nicaragua
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 34 Hiệp định lãnh sự với Nicaragua năm 1983.
- Australia
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 8 Hiệp định lãnh sự với Australia năm 2003.
- Cộng hòa Pháp
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 26 Hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự năm 1999 và Công hàm trao đổi giữa Cục lãnh sự và Đại sứ quán Pháp tại Hà Nội năm 2011.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các Cơ quan trung ương, theo Điều 17 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi giữa Việt Nam và Pháp.
Miễn hợp pháp hóa các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 35.3 Hiệp định lãnh sự ngày 21/12/1981. Các giấy tờ này phải được chứng nhận lãnh sự nếu phía Bên kia yêu cầu.
- Romania
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 22 Hiệp định lãnh sự năm 1995.
- Cộng hòa Séc
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp và pháp lý năm 1982 (ký với Tiệp Khắc).
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 40 Hiệp định lãnh sự năm 1980 (ký với Tiệp Khắc).
- Vương quốc Tây Ban Nha
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ, tài liệu về hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 21 Hiệp định tương trợ tư pháp về hình sự năm 2015, khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương.
- Liên bang Thụy Sỹ
Miễn hợp pháp hóa Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi do Cơ quan có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 4 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi giữa Việt Nam và Thụy Sỹ năm 2005.
- Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự do Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức, theo Điều 29 Hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự và hình sự giữa Việt Nam và Trung Hoa năm 1998, nếu giấy tờ này dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1998.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 45 Hiệp định lãnh sự năm 1998.
Miễn hợp pháp hóa Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới cấp, theo Khoản 4 Điều 2 Nghị định 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015.
Đối với giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, lý lịch tư pháp (xác nhận không tiền án, tiền sự) và các giấy tờ liên quan khác do cơ quan công chứng của Trung Quốc hoặc cơ quan có thẩm quyền khác (bao gồm Hồng Kông, Ma Cao) chứng nhận, sau đó được Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc (hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương Trung Quốc được ủy quyền) chứng thực thì phải hợp pháp hóa tại Cơ quan đại diện Việt Nam tại Trung Quốc (Căn cứ theo nội dung công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự và Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam).
- Ukraina
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 12 Hiệp định tương trợ tư pháp về các vấn đề dân sự và hình sự giữa Việt Nam và Ukraina năm 2000.
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 42 Hiệp định lãnh sự năm 1994.
- Cộng hòa Slovakia
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 13 Hiệp định tương trợ tư pháp năm 1982 (ký với Tiệp Khắc).
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự do Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia cấp, theo Điều 40 Hiệp định lãnh sự năm 1980 (ký với Tiệp Khắc).
- Cộng hòa Indonesia
Miễn hợp pháp hóa/chứng nhận lãnh sự các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về hình sự, trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực, do Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên cấp, theo Điều 19 Hiệp định tương trợ tư pháp về hình sự giữa Việt Nam và Indonesia ký ngày 07/6/2013, có hiệu lực từ ngày 22/1/2016. Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, hồ sơ được chuyển giao theo Hiệp định.
Trên đây là toàn bộ danh sách 30 nước được miễn hợp pháp hóa lãnh sự cũng như danh sách các giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Danh sách này được cập nhật trên Cổng thông tin điện tử về Công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt nam tháng 10 năm 2019.
PHẠM HƯƠNG
