Chỉ thị yêu cầu thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND các cấp và người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử Thành phố có trách nhiệm đảm bảo thông suốt, an toàn trong quản lý hồ sơ, tài liệu trước, trong và sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy; nghiêm cấm việc chiếm giữ, hủy, làm hỏng, thất lạc hoặc chuyển giao trái phép tài liệu, cơ sở dữ liệu.
Ảnh minh họa.
Các đơn vị phải thống kê, lập danh mục, đóng gói, niêm phong tài liệu, bố trí kho lưu trữ, trang thiết bị, nhân lực để bảo quản hồ sơ. Tài liệu vĩnh viễn đã chỉnh lý phải được nộp vào Lưu trữ lịch sử Thành phố theo quy định. Tài liệu số hóa và dữ liệu thống kê cũng phải được khoanh vùng, bảo vệ nghiêm ngặt.
Sở Nội vụ được giao chủ trì hướng dẫn, khảo sát và phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện việc bảo quản, bàn giao hồ sơ.
Sở Tài chính có trách nhiệm bố trí kinh phí, thẩm định phương án bảo quản và cải tạo kho lưu trữ. Các đơn vị vận hành hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu liên tục, không gián đoạn.
Công an Thành phố phối hợp bảo vệ an toàn, giải mật và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm. Chủ tịch UBND TP. Hà Nội cũng yêu cầu Công an Thành phố thực hiện thu hồi con dấu khi cơ quan, đơn vị kết thúc hoạt động; cấp con dấu, giấy đăng ký mẫu con dấu ngay sau khi cơ quan mới đi vào hoạt động để kịp thời giải quyết công việc và nhu cầu của người dân, doanh nghiệp. Điều tra, xử lý khi phát hiện tình trạng cố tình chiếm đoạt, tiêu hủy tài liệu trái phép, mua bán, chuyển giao tài liệu trái phép trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
UBND Thành phố yêu cầu, các cơ quan, đơn vị triển khai nghiêm túc Chỉ thị, đảm bảo hoạt động hành chính và lưu trữ tài liệu không bị gián đoạn trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
