Theo đó, về việc bảo quản, bàn giao hồ sơ địa chính, để chuẩn bị việc bàn giao hồ sơ địa chính do sắp xếp lại đơn vị hành chính các cấp đảm bảo phục vụ yêu cầu về quản lý đất đai, Bộ Nông nghiệp và Môi trường đề nghị Ủy ban nhân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo rà soát, thống kê danh mục hồ sơ địa chính và các loại sổ sách,tài liệu dạng giấy hình thành trong quá trình quản lý, sử dụng đất qua các giai đoạn hiện đang lưu trữ tại các cấp ở địa phương để chuẩn bị sẵn sàng cho việc bàn giao cho đơn vị hành chính mới phục vụ công tác quản lý đất đai, tránh thất lạc tài liệu, tiềm ẩn nguy cơ rủi ro cho công tác quản lý.

Ảnh minh họa.
Đối với Sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất do cơ quan có chức năng quản lý đất đai cấp huyện đã lập khi thực hiện cấp Giấy chứng nhận lần đầu, ngay sau khi sắp xếp lại đơn vị hành chính mới thì thực hiện việc bàn giao cho Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai để lưu trữ và cung cấp thông tin khi cần thiết.
Đối với hồ sơ địa chính điện tử đang được lưu trữ, vận hành trong cơ sở dữ liệu đất đai thì chỉ đạo các cơ quan tiếp tục khai thác, quản lý, phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ cho người dân, doanh nghiệp theo quy định hiện hành.
Bên cạnh đó, Công văn 991/BNNMT-QLĐĐ cũng hướng dẫn về cơ sở dữ liệu đất đai khi sắp xếp đơn vị hành chính các cấp. Theo đó, về phần mềm cập nhật, vận hành cơ sở dữ liệu đất đai, đối với đơn vị hành chính cấp tỉnh trước khi sắp xếp mà đang sử dụng các phần mềm ứng dụng khác nhau để phục vụ quản lý, vận hành, cập nhật, khai thác cơ sở dữ liệu đất đai do địa phương quản lý thì Ủy ban nhân dân cấp tỉnh sau sáp nhập có trách nhiệm chỉ đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường triển khai sử dụng thống nhất một phần mềm, đồng thời chuyển đổi cơ sở dữ liệu đất đai hiện từ các phần mềm khác sang phần mềm thống nhất để cập nhật, vận hành, kết nối, liên thông, chia sẻ dữ liệu đất đai.
Đối với dữ liệu không gian, Bộ Nông nghiệp và Môi trường yêu cầu ập nhật dữ liệu không gian đất đai nền theo địa giới hành chính mới theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; đồng thời thực hiện bổ sung nhómdữ liệu về thửa đất (gồm các trường thông tin: Mã đơn vị hành chính cấp xã; Số hiệu tờ bản đồ; Số thửa đất; Địa chỉ) theo đơn vị hành chính mới theo quy định tại Khoản 7 Điều 52 Nghị định số 101/2024/NĐ-CP.
Đối với dữ liệu thuộc tính, nhóm dữ liệu về thửa đất và Nhóm dữ liệu về tài sản gắn liền với đấtthực hiện cập nhật, bổ sung thông tin theo quy định tại Khoản 7 Điều 52 Nghịđịnh số 101/2024/NĐ-CP, đối với dữ liệu về mã đơn vị hành chính, Số hiệu tờbản đồ, Số thửa đất, Địa chỉ đơn vị hành chính sau khi sắp xếp.
Về dữ liệu đất đai phi cấu trúc của tài liệu về địa chính được cập nhật đảm bảo liên kết tới dữ liệu thửa đất.