Con dấu doanh nghiệp
Quy định về con dấu tại Luật doanh nghiệp 2020 hiện nay đã thay đổi rất nhiều so với Luật doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp không bắt buộc phải làm con dấu và cũng không cần thông báo sử dụng mẫu dấu lên Sở Kế hoạch và Đầu tư khi sử dụng. Doanh nghiệp hiện nay được hoàn toàn tự chủ trong việc sử dụng con dấu. Tuy nhiên, khi làm việc với đối tác và ngân hàng thì doanh nghiệp cần có quyết định về việc sử dụng con dấu để đảm bảo danh tính và tính xác thực khi giao dịch.
Tài khoản ngân hàng
Hiện nay, chưa có quy định nào bắt buộc phải mở tài khoản ngân hàng ngay sau khi thành lập doanh nghiệp. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần mở tài khoản ngân hàng để có thể thực hiện được các hoạt động như nộp thuế, giao dịch với khách hàng (đối với các hợp đồng từ 20 triệu trở lên),... Thông tư 01/2021/BKHĐT mới ban hành tháng 3/2021 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp đã bỏ trường thông tin về tài khoản ngân hàng theo quy định của pháp luật về quản lý thuế. Như vậy, doanh nghiệp không phải kê khai mục này khi đăng ký thành lập và không phải thông báo cho Phòng Đăng ký kinh doanh khi có thay đổi thông tin về tài khoản ngân hàng.
Sử dụng chữ ký số
Hiện tại không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải sử dụng chữ ký số trong hoạt động kinh doanh. Theo khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp 2020, tổ chức, cá nhân có quyền lựa chọn sử dụng chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử hoặc sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh để đăng ký doanh nghiệp qua mạng thông tin điện tử. Tuy nhiên doanh nghiệp có thể sử dụng chữ ký số trong các hoạt động như khai thuế qua mạng hay ký hóa đơn điện tử, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử, hoặc tất cả các giao dịch điện tử với tổ chức, cá nhân khác... để giảm bớt các gánh nặng về chi phí, thời gian, công sức và thuận tiện hơn trong các giao dịch. Nếu muốn sử dụng chữ ký số thì sẽ phải làm hồ sơ đăng ký gửi cho các đơn vị cung cấp dịch vụ cung cấp, chứng thực chữ ký số.
Hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn
Theo quy định pháp luật hiện nay thì doanh nghiệp không bắt buộc phải mua hóa đơn và thông báo phát hành hóa đơn ngay sau khi thành lập. Chỉ khi sử dụng hóa đơn thì doanh nghiệp mới bắt buộc phải thông báo phát hành hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn chưa thông báo phát hành hoặc là đã thông báo phát hành nhưng chưa đến thời hạn sử dụng thì sẽ bị phạt tiền với mức xử phạt thấp nhất là 500 nghìn đồng và cao nhất là 50 triệu đồng. Các hành vi như không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ hay sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị liệt kê vào tội trốn thuế và bị phạt tiền, đình chỉ hoạt động hoặc nặng hơn là cấm hoạt động, kinh doanh (trong một số lĩnh vực).
Kê khai và nộp lệ phí môn bài
Doanh nghiệp mới thành lập theo quy định tại Điều 3 Nghị định 139/2016/NĐ-CP và khoản 1 Điều 1 Nghị định 22/2020/NĐ-CP được miễn thuế môn bài trong năm đầu thành lập. Tuy nhiên đối với các doanh nghiệp khác, nếu chậm kê khai và nộp lệ phí môn bài thì sẽ bị phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Cụ thể, mức phạt đối với việc chậm kê khai thuế môn bài là như sau:
| Mức phạt | Số ngày chậm nộp |
| Phạt cảnh cáo (Nếu có tình tiết giảm nhẹ) | Từ 01 đến 05 ngày |
| 2 triệu đến 5 triệu | Từ 01 đến 30 ngày (trừ trường hợp quy định khoản 1 trên) |
| 5 triệu đến 8 triệu | Từ 31 đến 60 ngày |
| 8 triệu đến 15 triệu | Từ 61 đến 90 ngày |
| 15 triệu đến 25 triệu | Trên 90 ngày, có phát sinh phải nộp nhưng đã nộp đủ số tiền thuế, tiền chậm nộp trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra. |
Đối với mức phạt chậm nộp tiền Lệ phí môn bài, doanh nghiệp xác định số tiền phạt chậm nộp tiền lệ phí môn bài dựa vào số tiền thuế chậm nộp, số này chậm nộp và mức tiền chậm nộp theo công thức sau:
| Số tiền phạt chậm nộp = Số tiền thuế chậm nộp x 0,03% x Số ngày chậm nộp |
Ví dụ: Ngày 30/4/2021 Công ty Luật HOK nộp tờ khai thuế GTGT quý 1/2021, theo số liệu trên tờ khai đó thì Công ty phải nộp 100 triệu đồng tiền thuế GTGT quý 1. Theo quy định thì hạn nộp tiền thuế GTGT quý 1/2021 chậm nhất là ngày 30/4/2021. Nhưng đến ngày 01/5/2021 Công ty mới nộp tiền thuế GTGT quý 1. Số ngày chậm nộp tiền thuế được tính từ ngày 01/05/2021 (từ ngày tiếp theo ngày phát sinh) đến ngày 14/05/2021 (đến ngày liền kề trước ngày nộp tiền thuế) là 14 ngày.
Cách tính tiền phạt chậm nộp tiền thuế là: 100 tr X 0,03% X 14 ngày = 420.000 đồng.
Lưu ý rằng, trên đây là trường hợp công ty nộp tờ khai đúng hạn. trường hợp công ty nộp tờ khai không đúng hạn thì còn bị phạt thêm về hành vi chậm nộp tờ khai thuế.
Luật sư Nguyễn Đức Hoàn, Giám đốc Công ty luật TNHH HOK.
Các thủ tục thuế ban đầu
Việc thực hiện kê khai và đóng các loại thuế như thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN và các loại thuế khác là bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp thực hiện kê khai và đóng thuế muộn sẽ bị phạt tiền theo quy định của pháp luật. Cụ thể là doanh nghiệp có thể bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 2 triệu đến 25 triệu đồng. Đối với hành vi không thực hiện các thủ tục thuế nêu trên, doanh nghiệp có thể bị coi là đang trốn thuế thì có thể bị phạt tiền từ 300 triệu đồng đến 1 tỷ đồng hoặc bị đình chỉ hoạt động có thời hạn từ 06 tháng đến 03 năm, nặng hơn thì có thể bị đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc là đình chỉ vĩnh viễn và bị cấm hoạt động, cấm kinh doanh tùy theo lĩnh vực hoạt động.
Treo biển hiệu công ty
Theo quy định tại khoản 4 Điều 37 Luật doanh nghiệp 2020 thì Tên doanh nghiệp phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp phải được in hoặc viết trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do doanh nghiệp phát hành.
Như vậy, theo quy định này thì doanh nghiệp có nghĩa vụ phải gắn tên tại trụ sở chính. Tên doanh nghiệp được gắn trên biển hiệu của doanh nghiệp và việc treo biển hiệu doanh nghiệp cần phải tuân thủ theo các quy định của pháp luật. Việc treo biển hiệu là nghĩa vụ bắt buộc đối với doanh nghiệp và nếu không tuân thủ đúng các quy định của pháp luật thì sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực văn hóa, thể thao, du lịch và quảng cáo tại Nghị định 158/2013/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 28/2017/NĐ-CP. Theo đó, doanh nghiệp nếu vi phạm sẽ bị xử phạt hành chính và phải có biện pháp khắc phục hậu quả, cụ thể mức phạt có thể từ 10 đến 15 triệu đồng và có thể bị buộc tháo dỡ biển hiệu.
Nghiêm trọng hơn, cán bộ quản lý thuế có thể đột xuất xuống công ty để kiểm tra, xác minh trụ sở, nếu không thấy biển hiệu, không liên lạc được với công ty, sẽ lập biên bản về việc doanh nghiệp không hoạt động tại trụ sở và đóng mã số thuế.
Trên đây là một số vấn đề pháp lý cơ bản về quy định về hoạt động điều hành quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Danh nghiệp 2020 và các quy định pháp luật có liên quan. Doanh nghiệp cần rà soát lại trong hoạt động của mình để tránh hoặc sửa ngay những lỗi vi phạm không đáng có nêu trên.
Luật sư NGUYỄN ĐỨC HOÀN
Giám đốc Công ty luật TNHH HOK
