Cụ thể, theo khoản 5 Điều 3 Thông tư này, hồ sơ vụ án điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới dạng văn bản tố tụng điện tử, thông tin, dữ liệu, tài liệu, chứng cứ điện tử được thu thập, lập, lưu trữ và ký số theo quy định, có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy. Hồ sơ vụ án điện tử bao gồm: Hồ sơ vụ việc và vụ án được lập trong kiểm tra, xác minh sơ bộ tố giác, tin báo về tội phạm, giải quyết nguồn tin về tội phạm và giai đoạn khởi tố, điều tra.
Hồ sơ vụ án điện tử có giá trị pháp lý khi bảo đảm các nội dung:
- Được lập, thu thập, chuyển đổi, gắn mã hồ sơ điện tử, mã bút lục và dấu bút lục điện tử đúng quy định.
- Văn bản tố tụng điện tử trong hồ sơ vụ án điện tử phải bảo đảm thống nhất về mẫu, thể thức trình bày văn bản.
- Tất cả tài liệu được ký số bằng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ còn hiệu lực và đóng dấu điện tử theo quy định, được ký số hoặc sử dụng hình thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng theo quy định tại Thông tư liên tịch này.
- Được lưu trữ, quản lý theo quy định tại Điều 16 Thông tư liên tịch này.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Thông tư cũng quy định rõ về bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, dữ liệu hồ sơ vụ án điện tử. Theo đó, hồ sơ vụ án điện tử chứa bí mật nhà nước phải được quản lý, sử dụng theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin trên môi trường mạng.
Các cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng thực hiện việc phân quyền truy cập và bảo đảm việc truy cập đúng thẩm quyền, phân quyền và mọi hoạt động truy cập, đọc, ghi chép, sao chụp, chỉnh sửa phải được ghi nhận vào nhật ký hệ thống.
Việc cấp, giao, chuyển, nhận, gửi, thông báo, thi hành, lưu trữ văn bản tố tụng điện tử, hồ sơ vụ án điện tử, dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước phải thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.
Mọi hoạt động kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu phải sẵn sàng phương án sao lưu, dự phòng đảm bảo an toàn hệ thống, kế hoạch ứng phó, khắc phục sự cố và khôi phục dữ liệu đầy đủ, toàn vẹn, liên tục, tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu.
Tài liệu, vật chứng gốc dạng vật lý không thể sao chụp, quét hoặc chuyển đổi sang định dạng điện tử, bao gồm: Đồ vật, mẫu vật, dữ liệu điện tử được niêm phong; vật chứng là tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, đồ cổ, chất nổ, chất cháy, chất độc, chất phóng xạ, vũ khí quân dụng phải giám định; vật chứng là vi khuẩn nguy hại, bộ phận cơ thể người, mẫu mô, mẫu máu và các mẫu vật khác của cơ thể người; vật chứng thuộc loại mau hỏng hoặc khó bảo quản; vật chứng là tài liệu, hình ảnh, bản in, bản vẽ, sơ đồ hiện trường, vật chứng có yêu cầu giám định trực tiếp trên bản gốc.
Tài liệu, vật chứng có đặc thù vật lý hoặc kỹ thuật mà việc chuyển đổi sang định dạng điện tử có nguy cơ làm mất, biến dạng hoặc làm giảm giá trị chứng minh, như: tài liệu viết tay bằng mực đặc biệt, tài liệu xuống cấp, bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, dấu vân tay, mẫu sinh học, mẫu hóa chất, vật liệu.
Đối với các tài liệu, vật chứng, đồ vật quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này không thể tích hợp trực tiếp vào hồ sơ vụ án điện tử thì người có thẩm quyền thể hiện trong hồ sơ vụ án điện tử thông qua văn bản tố tụng, biên bản, hình ảnh, dữ liệu số hoặc tài liệu mô tả kèm theo; việc quản lý, bảo quản các tài liệu, vật chứng gốc thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý vật chứng.
