Nghị định số 31/2026/NĐ-CP này gồm 04 Chương, 22 Điều quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, bao gồm: Hành vi vi phạm hành chính về thực hiện nghiệp vụ lưu trữ và về hoạt động dịch vụ lưu trữ; Hành vi vi phạm hành chính đã kết thúc và hành vi vi phạm hành chính đang thực hiện; hình thức xử phạt, mức xử phạt, biện pháp khắc phục hậu quả đối với từng hành vi vi phạm hành chính; Đối tượng bị xử phạt; Thẩm quyền xử phạt, mức phạt tiền cụ thể của các chức danh và thẩm quyền lập biên bản đối với hành vi vi phạm hành chính; Việc thi hành các hình thức xử phạt vi phạm hành chính và Biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ.
Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến tài liệu bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực an ninh, trật tự, an toàn xã hội; phòng, chống tệ nạn xã hội; phòng, chống bạo lực gia đình.
Các hành vi vi phạm hành chính liên quan đến lĩnh vực lưu trữ không được quy định tại Nghị định này thì áp dụng quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý nhà nước có liên quan để xử phạt.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Về hình thức xử phạt, mức phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định 02 hình thức xử phạt hành chính trong lĩnh vực lưu trữ gồm: Cảnh cáo và Phạt tiền.
Hình thức xử phạt bổ sung trong lĩnh vực lưu trữ là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng.
Việc xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên môi trường điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 28a, Điều 28b Nghị định số 118/2021/NĐ-CP ngày 23/12/2021 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Xử lý vi phạm hành chính được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 68/2025/NĐ-CP ngày 18/3/2025 và Nghị định số 190/2025/NĐ-CP ngày 08/7/2025.
Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân thực hiện hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ là 30 triệu đồng, đối với tổ chức là 60 triệu đồng.
Mức phạt tiền đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ thực hiện như mức phạt tiền đối với cá nhân.
Đối với các hành vi vi phạm hành chính, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định chi tiết 10 hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ về: Ccác hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ; Thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu lưu trữ; Hủy tài liệu lưu trữ; Sử dụng tài liệu lưu trữ; Số hóa tài liệu lưu trữ; Tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; Quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Quản lý, sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.
Phạt đến 30 triệu đồng với hành vi truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ
Đối với vi phạm quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định rõ, phạt tiền từ 15 đến 20 triệu đồng đối với hành vi mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, trừ trường hợp được người có thẩm quyền cho phép bằng văn bản.
Ngoài ra, phạt tiền từ 20 đến 30 triệu đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau:
Thứ nhất, truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
Thứ hai, cung cấp, chuyển giao, hủy tài liệu lưu trữ trái phép hoặc mua bán, chiếm đoạt tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
Thứ ba, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ và dữ liệu chủ của tài liệu lưu trữ mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự;
Thứ tư, làm hỏng tài liệu lưu trữ đến mức không thể khôi phục được;
Thứ năm, làm mất tài liệu lưu trữ;
Thứ sáu, sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích bịa đặt, bôi nhọ, xúc phạm nhân phẩm, danh dự của cá nhân mà chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự.
Cùng với đó, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP cũng quy định về các biện pháp khắc phục hậu quả như sau:
- Buộc hoàn trả tài liệu lưu trữ cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại khoản 1 nêu trên;
- Buộc hủy toàn bộ bản sao tài liệu lưu trữ đã sao chép trái phép đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 nêu trên;
- Buộc nộp lại hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã cung cấp, chuyển giao, mua bán, chiếm đoạt trái phép cho cơ quan quản lý hồ sơ, tài liệu đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 nêu trên;
- Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc gây nhầm lẫn đã được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác và công khai xin lỗi cá nhân đối với hành vi quy định tại điểm e khoản 2 nêu trên.
Phạt đến 06 triệu đồng với cá nhân không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành
Đối với vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định, phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm: Không lập hồ sơ đối với công việc đã giải quyết xong; Hồ sơ nộp vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đáp ứng một trong các yêu cầu quy định tại điểm b, điểm c khoản 4 Điều 17, điểm b khoản 2 Điều 28, khoản 1 Điều 36 Luật Lưu trữ; Không lập Biên bản thu nộp hồ sơ, tài liệu khi thu hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức vào lưu trữ lịch sử.
Phạt tiền từ 01 đến 03 triệu đồng đối với cá nhân có hành vi tái phạm các hành vi nêu trên. Phạt tiền từ 02 đến 06 triệu đồng đối với tổ chức có hành vi sử dụng hộp bảo quản không đúng tiêu chuẩn khi nộp hồ sơ, tài liệu giấy vào lưu trữ lịch sử. Phạt tiền từ 04 đến 06 triệu đồng đối với cá nhân không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành. Phạt tiền từ 15 đến 20 triệu đồng đối với tổ chức không nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.
Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:
- Buộc lập lại hồ sơ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a, điểm b khoản 1, khoản 2 nêu trên;
- Buộc nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 4, khoản 5 nêu trên.
Phạt từ 15 đến 25 triệu đồng nếu không bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định
Đối với vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ, Nghị định số 31/2026/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 05 đến 10 triệu đồng đối với một trong các hành vi vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ số như: không kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định; không tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật, quy trình về lưu trữ tài liệu lưu trữ số.
Phạt tiền từ 15 đến 25 triệu đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm quy định về kho lưu trữ như: không bố trí kho để bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định; không trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ đối với kho lưu trữ chuyên dụng theo quy định.
Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:
- Buộc kiểm tra, sao lưu cơ sở dữ liệu, tài liệu lưu trữ số theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 1 nêu trên;
- Buộc tổ chức bố trí kho lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm a khoản 2 nêu trên;
- Buộc tổ chức trang bị các thiết bị bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 2 nêu trên.
Nghị định số 31/2026/NĐ-CP này có hiệu lực thi hành từ ngày 08/3/2026.
