(LSO) - Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 01/2020/TT-BNV (ngày 16/4/2020) nhằm bãi bỏ một số văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 15/6/2020, chính thức bãi bỏ các văn bản sau:
1. Thông tư số 01/2011/TT-BNV (ngày 19/01/2011) củaBộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
2. Thông tư số 07/2012/TT-BNV (ngày 22/11/2012) củaBộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vàoLưu trữ cơ quan.
3. Thông tư số 01/2019/TT-BNV (ngày 24/01/2019) củaBộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trongcông tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tửtrong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức.
Vì vậy, thể thức và cách trình bày văn bản hiện nay tuân thủ theo quy định tại Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 05/3/2020). Theo Nghị định này, việc trình bày văn bản hành chính đúng chuẩn được thực hiện có nhiều điểm thay đổi trong thể thức và cách trình bày văn bản.
1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman
Nếu như trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản trênmáy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩnViệt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay đã quy định cụ thể phông chữ phải là phôngchữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt NamTCVN 6909:2001.
Cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà phụ thuộc vào từng yếu tố thể thức.
2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản
Thay vì được phép trình bày văn bản hành chính trên khổ giấy A4hoặc A5 (đối với giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếuchuyển) thì hiện nay, tất cả các loại văn bản hành chính đều chỉ sử dụng chungkhổ giấy A4 (210mm x 297mm).
Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4, trường hợp vănbản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành phụ lục riêng thì có thể đượctrình bày theo chiều rộng.
3. Thay đổi cách đánh số trang văn bản
Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuốitrang giấy (phần footer) thì nay số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiềungang trong phần lề trên của văn bản, được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡchữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và cũng không hiển thị số trang thứ nhất.
4. Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản
Thông tư 01 loại trừ một số trường hợp không ghi cơ quanchủ quản thì nay quy định mới đã bãi bỏ các trường hợp loại trừ này.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổchức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêmtên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phốhoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
Được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ12 tới 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trongđó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 tới 13.
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổchức ban hành. Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từphản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu được đặt canh giữa theo chiều ngang vănbản. Tên loại trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, đứng, đậm.
Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản,chữ thường, cỡ 13 đến 14, đứng, đậm. Bên dưới có đường kẻ ngang, nét liền, cóđộ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
6. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản
Căn cứ ban hành văn bản ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, kýhiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành và trích yếu nội dung văn bản(Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữnghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau đó mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy, dòng cuốicùng kết thúc bằng dấu chấm.
7. Chữ ký của người có thẩm quyền
Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.
Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền làhình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạngPortable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ củangười ký và họ tên người ký.
8. Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức
Dấu và chữ ký số là điểm mới đáng chú ý tại Nghị định 30. Hìnhảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chứcban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ, kích thước bằng kich thước thực tế củadấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký sốcủa người có thẩm quyền về bên trái.
Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bảnchính thực hiện như sau:
- Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử,chỉ thực hiện ký số văn bản và không ký số lên văn bản kèm theo;
- Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử phảithực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo. Vị trí: góc trên,bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo.
9. Bổ sung quy định về Phụ lục
Trường hợp văn bản có Phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải cóchỉ dẫn về Phụ lục đó. Văn bản có từ hai Phụ lục trở lên thì các Phụ lục phảiđược đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã. Số trang của Phụ lục được đánh sốriêng theo từng Phụ lục.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi Phụ lục được banhành bao gồm: số, ký hiệu văn bản, thời gian ban hành văn bản và tên cơ quan,tổ chức ban hành văn bản. Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản được canh giữaphía dưới tên của Phụ lục, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữnghiêng, cùng phông chữ với nội dung văn bản, màu đen.
Thông tin chỉ dẫn kèm theo văn bản trên mỗi phụ lục (Kèm theovăn bản số .../...-... ngày .... tháng ....năm ....) được ghi đầy đủ đối vớivăn bản giấy; đối với văn bản điện tử, không phải điền thông tin tại các vị trínày.
Đối với Phụ lục cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, Vănthư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên Phụ lục.
Đối với Phụ lục không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử,Văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên từng tệp tin kèmtheo.
LSO
