Ảnh minh họa.
Điều đáng nói là sự “chậm tiến” này không hoàn toàn xuất phát từ tầm nhận thức, kỹ năng nắm bắt kỹ thuật yếu kém của doanh nghiệp, nguyên nhân khởi phát được xác định là tổng hoà các yếu tố chủ quan và khách quan, trong đó không thể không nhắc đến các chính sách pháp lý lỗi thời, quy phạm cứng nhắc, thiếu linh hoạt, chưa điều chỉnh một cách hiệu quả sự thay đổi nhanh chóng của các quan hệ kinh tế - xã hội. Để làm rõ những hệ lụy mà doanh nghiệp đang phải “gồng gánh” do bất cập pháp lý mang lại, trong khuôn khổ bài viết này, chúng ta cùng thống nhất đơn cử quy định về việc thông báo mời cổ đông dự họp Đại hội cổ đông của các công ty đại chúng để đánh giá sự tương tác thực tế giữa nền tảng công nghệ, vận trình quản trị doanh nghiệp và chính sách pháp lý điều chỉnh các mối quan hệ liên quan để làm sáng tỏ nội dung cần đề cập. Cụ thể:
Khoản 2 Điều 143 Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 có hiệu lực ngày 01 tháng 01 năm 2021 quy định: “Thông báo mời họp được gửi bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông và đăng trên trang thông tin điện tử của công ty”. Khoản 3 Điều 18 Điều lệ mẫu ban hành theo Thông tư 116/2020/TT-BTC có quy định tương tự: “Thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông được gửi cho tất cả các cổ đông bằng phương thức để bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông, đồng thời công bố trên trang thông tin điện tử của Công ty và Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch chứng khoán nơi cổ phiếu của Công ty niêm yết hoặc đăng ký giao dịch”. Vậy, địa chỉ liên lạc được pháp luật quy định như thế nào? Các giao thức truyền tin điện tử như Email, điện thoại, ứng dụng công nghệ phổ biến như viber, zalo có được coi là địa chỉ liên lạc của cá nhân hay không?
Khái niệm “địa chỉ liên lạc” được pháp luật quy định cụ thể tại khoản 13 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 như sau: “Địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc”. Như vậy, địa chỉ liên lạc được pháp luật ấn định là nơi làm việc hoặc nơi thường trú của cá nhân, nghĩa là địa chỉ đó phải là địa điểm cụ thể theo quy định tại khoản 8 Điều 2 Luật Cư trú số 68/2020/QH14. Điều này triệt tiêu hoàn toàn mọi suy luận mang tính tuỳ nghi trong việc lựa chọn phương thức thông báo cho cổ đông dự họp Đại hội cổ đông của doanh nghiệp. Quy định cụ thể này đã thống nhất một cách hiểu rằng các phương thức mời họp bằng giải pháp công nghệ như gửi Email, liên hệ bằng điện thoại, sử dụng ứng dụng số, đăng báo, truyền tải thông tin trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp chỉ là những công cụ để tăng cường sự đảm bảo về việc cổ đông sẽ nhận được thông báo mời họp một cách chắc chắn hơn bên cạnh việc buộc doanh nghiệp phải thực hiện song song phương thức truyền thống là gửi thông báo mời họp bằng văn bản đến nơi đăng ký trụ sở chính đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc của cá nhân.
Quy định như trên thể hiện sự cứng nhắc, thiếu tính linh hoạt trong việc điều chỉnh các quan hệ pháp luật nhằm thích ứng với sự vận động chung của xã hội hiện đại và phù hợp với bối cảnh hội nhập môi trường kinh tế toàn cầu. Hệ lụy dễ nhận biết nhất là các công ty đại chúng sẽ phải tốn rất nhiều thời gian, công sức và chi phí để thực hiện các tác vụ lỗi thời, lạc hậu nhưng tính hiệu quả về mặt thực tế thì hoàn toàn không chứng minh, đo đếm được. Thậm chí còn chứa đựng quá nhiều yếu tố rủi ro tiềm tàng, nguy cơ phát sinh tranh chấp khi thông báo mời họp không được chuyển đến tay cổ đông vì nhiều lý do khác nhau như địa chỉ không chính xác, cổ đông không thực hiện cập nhật thông tin khi thay đổi địa chỉ thường trú. Đơn cử một ví dụ điển hình: Tháng 4 năm 2024, Công ty Cổ phần tập đoàn H.P. tổ chức Đại hội cổ đông, số cổ đông có quyền dự họp tại ngày chốt danh sách 11/3/2024 được xác định là 165.914 Cổ đông (Nguồn: Biên bản họp Đại hội đồng Cổ đông thường niên số 01/BB-ĐHĐCĐ.2024 ngày 11/04/2024 của Công ty Cổ phần tập đoàn H.P.). Với số lượng người sở hữu chứng khoán lớn như trên, sau khi nhận được danh sách cổ đông tại ngày đăng ký cuối cùng từ Tổng Công ty Lưu ký và Bù trừ chứng khoán Việt Nam (VSDC) doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với việc (i) bố trí lượng nhân sự không nhỏ để thực hiện việc sao lưu, in ấn, đóng gói phong bì thư thông báo nội dung mời họp; (ii) tốn khá nhiều chi phí để sử dụng dịch vụ chuyển phát nhanh gửi văn bản thông báo đến địa chỉ thường trú, trụ sở chính của cổ đông; (iii) một lượng lớn nguyên liệu in ấn, giấy đã sử dụng sẽ trở thành chất phế thải gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường sống. Quan trọng hơn, (iv) với phương thức truyền thống này cũng không có cơ sở để đảm bảo chắc chắn rằng thông báo mời họp sẽ đến được đúng địa chỉ thực tế của toàn thể các cổ đông nắm giữ cổ phần trong doanh nghiệp.
Với quy định dạng đóng như dẫn chiếu trên đây, nhiều công ty niêm yết tỏ ra bức xúc vì các đối tượng áp dụng buộc phải có trách nhiệm thực hiện theo khuôn khổ mà không được quyền tự lựa chọn các ứng dụng công nghệ phổ biến và phù hợp hơn làm giải pháp thay thế. Quy định mang nặng tính áp đặt này sẽ là rào cản đối với các doanh nghiệp đa ngành, các công ty đại chúng quy mô lớn có hàng trăm ngàn cổ đông hiện hữu. Đối diện với thực trạng này, nhiều chuyên gia kinh tế và các nhà hoạch định chính sách cũng bày tỏ quan điểm về các vấn đề liên quan. Cụ thể, ngày 01/03/2024, trong khuôn khổ hợp tác giữa Ủy ban Chứng khoán Nhà nước (UBCKNN) và Viện Thành viên Hội đồng quản trị Việt Nam (VIOD), UBCKNN phối hợp với VIOD, Sở Giao dịch chứng khoán TP. Hồ Chí Minh (HOSE), Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) tổ chức hội thảo “Vì một Đại hội cổ đông đổi mới và hiệu quả” đề cập đến vấn đề này tại buổi hội thảo, đại diện HOSE nêu quan điểm: “Vấn đề này đã được doanh nghiệp đặt ra trong nhiều năm, và quy định liên quan cũng đem đến những thách thức cho họ. Khi số lượng Cổ đông ngày càng tăng lên, đôi khi đến hàng chục hoặc hàng trăm nghìn người, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những khó khăn đặc biệt. Ở thời đại công nghệ ngày nay, các doanh nghiệp cũng có đề xuất việc sử dụng Email hoặc số điện thoại di động để liên lạc. Tuy nhiên, việc gửi thư mời họp vẫn là bắt buộc”. Thống nhất với ý kiến của HOSE, đại diện HNX bày tỏ sự đồng tình: “Trong vấn đề liên quan đến việc triệu tập Đại hội đồng cổ đông, Luật Doanh nghiệp 2020 đã quy định thư mời họp Đại hội cổ đông phải được gửi theo phương thức để đảm bảo dễ dàng tiếp cận cho tất cả cổ đông, thay vì bắt buộc sử dụng các phương thức đảm bảo như trước đây. Vậy nên, khi đặt câu hỏi liệu có cần phải gửi thư mời tới cổ đông hay không, câu trả lời là có”.
Trong bối cảnh hiện tại, phải thừa nhận rằng các tổ chức kinh tế đa ngành, công ty đại chúng quy mô lớn đang là một trong những thành tố chính đóng góp cho sự phát triển kinh tế đất nước. Những tổ chức kinh tế đặc biệt này đáng ra cần phải được ưu tiên xây dựng cơ chế pháp lý thông thoáng, linh hoạt để họ có động lực phát huy một cách tối đa thế mạnh của mình nhằm mục đích đảm bảo quyền lợi của cổ đông, tạo công ăn, việc làm cho người lao động, thực hiện nghĩa vụ tài chính góp phần tăng thu ngân sách, tăng cường tính chuyên nghiệp khi áp dụng công nghệ trong quá trình quản trị, tiến tới đa dạng hoá lĩnh vực hoạt động, tham gia giao kết với nhiều đối tác trong và ngoài nước. Tuy nhiên, cơ chế pháp lý hiện hành quá cứng nhắc, chưa đủ linh hoạt để tiệm cận với xu hướng phát triển chung nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp tự nâng cao vị thế và tạo giá trị cạnh tranh bền vững cho mình, đồng thời mất cơ hội loại bỏ các đối thủ cạnh tranh trong cùng lĩnh vực hoạt động.
Thiết nghĩ, đối với vấn đề bài viết đã đề cập, nên chăng các nhà hoạch định chính sách cần xây dựng quy định dạng mở, cho phép doanh nghiệp tự lựa chọn đa hình thức gửi thông báo mời họp Đại hội cổ đông qua các dạng thức điện tử, ứng dụng công nghệ, miễn sao phương thức chuyển tải thông tin đến tới cổ đông của doanh nghiệp được thực hiện một hợp lý, hiệu quả và đúng pháp luật. Việc gửi thông báo mời họp bằng văn bản sẽ chỉ là một lựa chọn không bắt buộc, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể chủ động thực hiện hoặc không thực hiện phương thức này tuỳ thuộc vào nhu cầu cụ thể của từng doanh nghiệp. Từ những lập luận này, tác giả bài viết mạnh dạn khuyến nghị các nhà làm luật, cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sửa đổi nội dung khoản 13 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 theo hướng: “Địa chỉ liên lạc là địa chỉ đăng ký trụ sở chính hoặc địa chỉ hòm thư điện tử đối với tổ chức; địa chỉ thường trú hoặc nơi làm việc hoặc địa chỉ khác, địa chỉ thư điện tử của cá nhân mà người đó đăng ký với doanh nghiệp để làm địa chỉ liên lạc”. Với cơ chế linh hoạt này, trước ngày chốt danh sách các Cổ đông được quyền dự họp, công ty đại chúng chỉ cần gửi văn bản “Thông báo ngày đăng ký cuối cùng” cho VSDC. Đáp ứng đề nghị của doanh nghiệp, thông qua cổng giao tiếp điện tử hoặc phản hồi bằng văn bản, VSDC sẽ cung cấp danh sách những người sở hữu chứng khoán tại ngày đăng ký cuối cùng cho tổ chức niêm yết và trên cơ sở dữ liệu định danh, hòm thư điện tử, địa chỉ số, số điện thoại liên lạc của những người sở hữu chứng khoán (được tạo lập từ thời điểm mở tài khoản chứng khoán tại Công ty chứng khoán bất kỳ), tổ chức niêm yết chỉ cần thực hiện các thao tác kỹ thuật đơn giản để gửi thông báo mời họp đến hàng vạn Cổ đông qua các ứng dụng công nghệ, dịch vụ viễn thông số hoặc các nền tảng công nghệ tương ứng. Việc gửi thông báo mời họp bằng văn bản chỉ là một phương án để lựa chọn áp dụng mà không phải là yêu cầu bắt buộc như quy định của pháp luật hiện hành.
Toàn bộ nội dung được tác giả bài viết trình bày trên đây thể hiện một góc nhìn riêng xuất phát từ việc nghiên cứu các quy phạm một cách nghiêm túc cùng với những trải nghiệm thực tế khách quan trong quá trình tư vấn và làm việc tại một số công ty đại chúng. Trên cơ sở đó, tác giả bài viết mạnh dạn bày tỏ quan điểm và những liên hệ thực tế để có thể nhấn mạnh rằng những quy định cứng nhắc, thiếu linh hoạt, không hiệu quả về mặt thực tiễn này đã gây rất nhiều khó khăn cho doanh nghiệp. Ngoài các thiệt hại về tiền của, công sức và thời gian, doanh nghiệp còn phải đối mặt với những rắc rối không đáng có khi Cổ đông không nhận được thông báo mời họp bằng văn bản về địa chỉ trụ sở chính hoặc nơi thường trú như quy định của pháp luật hiện hành.
Do vậy, việc sửa đổi, bổ sung những nội dung quy phạm không còn phù hợp là nhiệm vụ cần thiết nhằm mục đích khắc phục những bất cập, vướng mắc trong quá trình thi hành pháp luật để tiến tới kiến tạo một môi trường hoạt động lành mạnh, đảm bảo cân bằng lợi ích cho toàn bộ các doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số, tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt công tác chuẩn bị về nhân lực, vật lực nhằm tối ưu hóa quy trình vận hành và quản trị doanh nghiệp trong thời đại công nghiệp 4.0.
Luật sư LƯU HẢI VŨ
Đoàn Luật sư TP. Hà Nội
Một số ý kiến góp ý đối với Đề cương chi tiết Luật Luật sư mới thay thế Luật Luật sư năm 2006
