Theo Điều 47 Nghị định 23/2015/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung tại khoản 16 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP, Chính phủ đã có quy định cụ thể về thời gian chuyển tiếp khi áp dụng mẫu sổ chứng thực mới.
Theo đó, sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định 280/2025/NĐ-CP này có hiệu lực thi hành tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31/12/2025.
Như vậy, các sổ chứng thực đã được lập trước ngày 01/11/2025 (thời điểm Nghị định 280/2025/NĐ-CP có hiệu lực) vẫn được phép sử dụng đến hết ngày 31/12/2025, sau đó mới phải chuyển sang áp dụng mẫu sổ chứng thực mới ban hành kèm theo Nghị định 280/2025/NĐ-CP.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP trước đó không có quy định cụ thể về thời hạn sử dụng sổ chứng thực cũ khi thay đổi mẫu biểu.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Ngoài ra, cũng theo khoản 6 Điều 1 Nghị định 280/2025/NĐ-CP sửa đổi khoản 4 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, có 04 loại sổ chứng thực được quy định thống nhất trên toàn quốc, bao gồm:
- Sổ chứng thực bản sao từ bản chính (SCT/BS);
- Sổ chứng thực chữ ký hoặc chứng thực điểm chỉ (SCT/CK,ĐC);
- Sổ chứng thực chữ ký người dịch (SCT/CKND);
- Sổ chứng thực giao dịch (SCT/GD).
Theo quy định nêu trên, các loại sổ này nếu được lập trước ngày 01/11/2025 được phép sử dụng đến hết 31/12/2025, đảm bảo việc chuyển đổi sang mẫu mới diễn ra đồng bộ và an toàn dữ liệu.
Sổ chứng thực là gì?
Theo khoản 1 Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.
Cũng theo khoản 1 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm.
Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
