Mở đầu
Trong kỷ nguyên số, chứng cứ điện tử ngày càng phổ biến trong giải quyết tranh chấp, đặc biệt là trọng tài thương mại có yếu tố xuyên quốc gia. Tại Việt Nam, pháp luật đã thừa nhận giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử từ sớm (Luật Giao dịch điện tử năm 2005) nhưng khuôn khổ tố tụng chi tiết về cách thu thập, đánh giá loại chứng cứ này vẫn chưa hoàn thiện. Điều này dẫn đến sự lúng túng và cách tiếp cận thận trọng trong thực tiễn xét xử: tòa án thường yêu cầu chứng cứ điện tử phải được xác thực bằng các thủ tục truyền thống (công chứng, chứng thực hoặc lập vi bằng), nếu không sẽ nghi ngờ tính hợp pháp của chứng cứ. Vấn đề trở nên thời sự khi Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh lần đầu tiên hủy một phán quyết trọng tài vì lý do chứng cứ điện tử (email) không có vi bằng.
Bài viết này phân tích vụ việc nói trên (Quyết định số 197/2025/QĐST-KDTM ngày 26/6/2025 của Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh) như một trường hợp điển hình, qua đó đánh giá cơ sở pháp lý mà tòa án viện dẫn và cách áp dụng pháp luật vào chứng cứ điện tử; so sánh cách tiếp cận của Việt Nam với thông lệ quốc tế, bao gồm luật mẫu UNCITRAL và thực tiễn tại các nước như Singapore, Anh, Hoa Kỳ cũng như quy tắc trọng tài quốc tế (ví dụ: IBA Rules). Qua đó, tác giả đưa ra bình luận học thuật về những khoảng trống và xung đột trong tư duy pháp lý hiện nay, đồng thời mạnh dạn đề xuất các giải pháp cải cách pháp luật và thực tiễn nhằm hoàn thiện hệ thống chứng cứ điện tử trong tố tụng.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Tóm tắt vụ việc
Ngày 26/6/2025, Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh ban hành Quyết định số 197/2025/QĐST-KDTM, hủy phán quyết trọng tài trong vụ tranh chấp giữa Công ty cổ phần K (nguyên đơn) và Công ty TNHH H3 (bị đơn). Tranh chấp phát sinh từ hợp đồng dịch vụ tư vấn thiết kế dự án xây dựng (TVTK-DA-XD). Hội đồng Trọng tài thuộc VIAC (Trung tâm Trọng tài bên cạnh Phòng Thương mại và công nghiệp Việt Nam) đã ra phán quyết chấp nhận một phần yêu cầu của Công ty K, buộc Công ty H3 thanh toán hai khoản phí dịch vụ TVTK-DA-XD cùng phí trọng tài. Không đồng ý với kết quả này, Công ty H3 nộp đơn yêu cầu tòa án hủy phán quyết trọng tài. Lý do chính H3 nêu ra là Hội đồng Trọng tài đã dựa vào các email làm chứng cứ nhưng những email này “không được lập vi bằng” để xác thực.
Trong đơn yêu cầu, Công ty H3 viện dẫn nhiều cơ sở pháp lý: khoản 1 và 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự năm 2015, Điều 11 Luật Thương mại năm 2005, khoản 1 và 2 Điều 4 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, Điều 14 Luật Giao dịch điện tử năm 2005. Dựa trên các quy định đó, H3 lập luận rằng phán quyết đã vi phạm điểm đ khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 - quy định về việc phán quyết trọng tài trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, H3 cho rằng Hội đồng Trọng tài “đã sử dụng các chứng cứ chưa được xác thực là các email không được lập vi bằng để làm căn cứ giải quyết vụ việc”. Đơn yêu cầu liệt kê nhiều trích đoạn email do phía nguyên đơn cung cấp (các mục 90.2, 90.3, 90.4… trích trong phán quyết trọng tài) mà không có trong vi bằng do thừa phát lại lập. H3 cũng dẫn chiếu khoản 3 Điều 36 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, quy định rằng “vi bằng là nguồn chứng cứ để tòa án xem xét khi giải quyết vụ việc dân sự và hành chính…”. Ngụ ý của H3: chỉ những email đã được thừa phát lại lập vi bằng mới được coi là chứng cứ hợp pháp, ngược lại các email không có vi bằng thì không đủ giá trị chứng cứ.
Hội đồng xét đơn của Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh (gồm 3 thẩm phán) đã đồng tình với lập luận của H3. Trong phần nhận định, Tòa án nhấn mạnh: việc Hội đồng Trọng tài sử dụng chứng cứ điện tử chưa được xác thực (các email nằm ngoài vi bằng) là vi phạm nguyên tắc tố tụng dân sự về chứng cứ. Tòa viện dẫn khoản 4 Điều 3 và khoản 2 Điều 4 Bộ luật Dân sự năm 2015 (các quy định về nguyên tắc cơ bản trong quan hệ dân sự) và kết luận rằng phán quyết trọng tài đã trái với các nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Cụ thể, Tòa án lập luận: việc giải quyết tranh chấp phải bảo đảm tôn trọng sự thật khách quan, công bằng, thiện chí (những nguyên tắc nền tảng của Bộ luật Dân sự); trong khi đó Hội đồng Trọng tài lại dựa vào chứng cứ không được thẩm tra đầy đủ, vi phạm sự tôn trọng sự thật khách quan và tính công bằng trong tố tụng. Do đó, căn cứ điểm đ khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại năm 2010, Tòa quyết định hủy phán quyết trọng tài vụ tranh chấp số 157/24 HCM. Quyết định này của Tòa là chung thẩm, đồng nghĩa các bên có thể khởi kiện lại ra tòa án hoặc thỏa thuận trọng tài khác để giải quyết tranh chấp.
Tóm lại, Tòa án đã hủy phán quyết trọng tài với lý do Hội đồng Trọng tài sử dụng email làm chứng cứ nhưng các email đó không có vi bằng xác thực. Cơ sở hủy án dựa trên điểm đ khoản 2 Điều 68 Luật Trọng tài thương mại năm 2010 (phán quyết trái nguyên tắc cơ bản pháp luật) kết hợp với việc diễn giải các quy định của Bộ luật Dân sự năm 2015, Luật Giao dịch điện tử năm 2005... liên quan đến giá trị pháp lý của chứng cứ điện tử.
Khung pháp lý về chứng cứ điện tử tại Việt Nam
Pháp luật Việt Nam hiện hành đã thừa nhận dữ liệu điện tử là một dạng chứng cứ trong tố tụng. Bộ luật Tố tụng dân sự năm 2015 (BLTTDS), Điều 94 liệt kê “dữ liệu điện tử” là một nguồn chứng cứ bên cạnh các nguồn truyền thống như tài liệu, vật chứng, lời khai... Khoản 3 Điều 95 Bộ luật này định nghĩa cụ thể: “Thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới dạng trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử (email), điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác”. Như vậy, email được coi là một hình thức thông điệp dữ liệu điện tử và đương nhiên có thể được chấp nhận làm chứng cứ trong tố tụng dân sự và trọng tài.
Luật Giao dịch điện tử năm 2005 xây dựng theo Luật Mẫu UNCITRAL về thương mại điện tử cũng đề ra nguyên tắc nền tảng về giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu. Điều 14 Luật này quy định: “Thông điệp dữ liệu có giá trị làm chứng cứ. Thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị dùng làm chứng cứ chỉ vì đó là một thông điệp dữ liệu”. Luật nhấn mạnh: giá trị chứng cứ của thông điệp dữ liệu sẽ được đánh giá dựa trên độ tin cậy của cách thức khởi tạo, gửi, nhận, lưu trữ; cách thức bảo đảm tính toàn vẹn của thông điệp; cách xác định người khởi tạo; và các yếu tố phù hợp khác. Nói cách khác, luật không đòi hỏi phải có hình thức công chứng hay vi bằng cho chứng cứ điện tử, mà tập trung vào việc bảo đảm tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu đó. Quy định này thể hiện rõ tinh thần của Luật Mẫu UNCITRAL 1996 về thương mại điện tử (Điều 9): loại bỏ định kiến phân biệt chứng cứ kỹ thuật số với chứng cứ giấy tờ.
Tuy nhiên, BLTTDS và thực tiễn tố tụng Việt Nam vẫn đặt ra những yêu cầu về hình thức đối với chứng cứ nhằm bảo đảm tính xác thực. Điều 95 BLTTDS quy định: tài liệu được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp (đối với tài liệu thông thường). Đối với chứng cứ là dữ liệu điện tử, luật yêu cầu kèm theo tài liệu diễn giải nguồn gốc: dữ liệu tự thu thập phải có văn bản trình bày của người xuất trình về xuất xứ; dữ liệu do người khác cung cấp phải có xác nhận của người cung cấp; các bản ghi âm, ghi hình phải có văn bản về sự việc liên quan đến việc thu âm, thu hình đó. Quy định này hiện đang áp dụng cho cả email và tin nhắn điện tử: tòa án thường yêu cầu đương sự in email kèm xác nhận nguồn gốc (ví dụ: xác nhận email được gửi/nhận trên hệ thống nào, thời gian nào, do ai quản lý). Nếu đương sự chỉ nộp bản chụp màn hình hoặc bản in email mà không có chứng thực, chứng cứ đó có nguy cơ không được chấp nhận do thiếu cơ sở hợp pháp. Thực tế xét xử cho thấy khi đương sự nộp bản chụp tin nhắn/email không kèm xác nhận xuất xứ, tòa án có thể bác bỏ chứng cứ với lý do không đáp ứng tính hợp pháp, dù nội dung có liên quan trực tiếp.
Trong bối cảnh đó, “lập vi bằng” bởi thừa phát lại nổi lên như một biện pháp hữu hiệu để xác thực chứng cứ điện tử. Vi bằng là văn bản do thừa phát lại (một dạng cơ quan tư pháp bán công) lập, ghi nhận sự kiện, hành vi để làm chứng cứ. Theo khoản 3 Điều 36 Nghị định số 08/2020/NĐ-CP, vi bằng được coi là nguồn chứng cứ để tòa án xem xét trong tố tụng. Khi một email được thừa phát lại lập vi bằng (thường bằng cách chứng kiến quá trình đăng nhập, mở email và sao chép nội dung, rồi lập vi bằng kèm bản in email), email đó sẽ có “tem bảo đảm” về mặt pháp lý - tương tự như một bản sao đã chứng thực. Trong vụ việc 197/2025/QĐ-PQTT, phía H3 lập luận rằng những email nằm ngoài vi bằng là “chưa được xác thực” nên không nên được trọng tài sử dụng. Như vậy, có thể hiểu rằng, nếu tất cả email được lập vi bằng đầy đủ, H3 sẽ không có căn cứ để phản đối tính chứng cứ của chúng.
Đánh giá yêu cầu “email phải lập vi bằng”: Về nguyên tắc pháp lý, không có quy định nào bắt buộc mọi email đưa ra làm chứng cứ đều phải lập vi bằng hoặc công chứng. Luật hiện hành cho phép các bên tự do lựa chọn phương thức chứng minh tính xác thực của chứng cứ điện tử. Lập vi bằng chỉ là một phương thức trong nhiều cách nhằm củng cố độ tin cậy của email. Thực tế, nhiều tranh chấp tại Việt Nam đã được giải quyết bằng cách chấp nhận email do các bên xuất trình nếu nội dung phù hợp, không bị bên kia phản bác, dù không hề có vi bằng. Ví dụ, trong một vụ đòi nợ tại Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh năm 2022, bị đơn thừa nhận có thỏa thuận cấn trừ công nợ qua email công ty và tòa án đã xem xét nội dung email này như chứng cứ, dù không có vi bằng. Điều này cho thấy, nếu không có tranh chấp về tính xác thực, email hoàn toàn có thể được sử dụng làm chứng cứ mà không cần thủ tục đặc biệt.
Vấn đề chỉ nảy sinh khi một bên phủ nhận hoặc nghi ngờ tính xác thực của email. Khi đó, đòi hỏi bằng chứng về nguồn gốc, tính toàn vẹn của email là chính đáng. Lập vi bằng trước hoặc vào thời điểm gần với sự kiện sẽ giúp cố định chứng cứ, tránh nguy cơ email bị chỉnh sửa, xóa bỏ sau này. Việc Tòa án trong vụ 197/2025 đặc biệt đề cao vai trò của vi bằng xuất phát từ quan ngại rằng email in ra có thể do một bên tự soạn, chỉnh sửa, nếu không có xác nhận độc lập thì không đủ tin cậy. Quan điểm thận trọng này có cơ sở thực tế: email rất dễ bị làm giả hoặc sửa nội dung, nhất là khi chỉ có bản in giấy. Đặc tính của chứng cứ điện tử là “dễ bị ẩn, dễ bị thay đổi mà không để lại dấu vết, dễ nhân bản vô hạn”. Một bản chụp email hoàn toàn có thể là sản phẩm chỉnh sửa kỹ thuật số, khiến bên kia khó phản biện nếu không có chuyên môn. Do đó, yêu cầu xuất trình chứng cứ điện tử kèm xác nhận nguồn gốc (như vi bằng, hoặc xác nhận của nhà cung cấp dịch vụ, dữ liệu log hệ thống) nhằm bảo đảm tính khách quan là cần thiết.
Tuy nhiên, đòi hỏi mọi email đều phải lập vi bằng mới được công nhận làm chứng cứ là một yêu cầu cực đoan và không phù hợp thực tiễn. Trong môi trường kinh doanh hiện đại, phần lớn giao dịch, trao đổi thực hiện qua email và các nền tảng điện tử. Nếu mỗi lần trao đổi, doanh nghiệp đều phải mời thừa phát lại lập vi bằng thì vừa tốn kém, vừa không khả thi. Chi phí lập vi bằng không nhỏ, và thừa phát lại chỉ hoạt động tại một số địa phương, khó đáp ứng kịp thời cho mọi giao dịch. Hơn nữa, trọng tài thương mại thường linh hoạt hơn tòa án về chứng cứ: trọng tài viên có quyền chấp nhận các bản sao chụp, email, miễn là bên đối phương không đưa ra nghi vấn hợp lý về tính xác thực. Việc Hội đồng Trọng tài trong vụ này chấp nhận các email ngoài vi bằng có thể xuất phát từ đánh giá rằng nội dung email phù hợp diễn biến tranh chấp và tại thời điểm tố tụng trọng tài, phía H3 không phản đối tính xác thực của chúng. Chỉ sau khi thua kiện, H3 mới tập trung vào thủ tục chứng thực để yêu cầu hủy phán quyết. Trong trường hợp này tòa án đã “soi xét” quá mức hình thức chứng cứ, can thiệp sâu vào quyền đánh giá chứng cứ của trọng tài. Bởi lẽ, Luật Trọng tài thương mại năm 2010 trao cho hội đồng trọng tài quyền tự quyết về thu thập, đánh giá chứng cứ (Điều 46). Nếu không có chứng cứ rõ ràng về việc chứng cứ bị làm giả hoặc vi phạm nghĩa vụ cung cấp, thì việc tòa án hủy phán quyết vì lý do chứng cứ “chưa xác thực” có thể bị xem là không đúng. Thực tế không có quy định nào trực tiếp yêu cầu chứng cứ trong trọng tài phải lập vi bằng.
Quan điểm chung của Luật Mẫu và các nước về chứng cứ điện tử
Trong hệ thống Luật Mẫu UNCITRAL, tinh thần chung là tạo thuận lợi cho chứng cứ điện tử được chấp nhận. Luật Mẫu về thương mại điện tử 1996 (được nhiều nước như Singapore, Anh, Mỹ tham khảo) quy định tương tự Điều 14 Luật Giao dịch điện tử năm 2005: không được loại trừ thông điệp dữ liệu chỉ vì lý do điện tử, và giá trị chứng minh tùy thuộc vào độ tin cậy của cách thức tạo lập, lưu trữ. Vì vậy, tại các nước theo Luật Mẫu, cả tòa án và trọng tài không đòi hỏi chứng cứ điện tử phải có công chứng hay xác nhận đặc biệt, mà tập trung xem xét các yếu tố kỹ thuật để đánh giá trọng lượng chứng cứ.
Tại Singapore, nơi có môi trường pháp lý tương đồng Việt Nam về giao dịch điện tử, tòa án áp dụng cách tiếp cận “công nghệ trung lập”. Đạo luật Chứng cứ (Evidence Act) sửa đổi của Singapore quy định tài liệu điện tử được đối xử như tài liệu giấy thông thường. Tòa án Singapore chấp nhận email, tin nhắn nếu chúng đáp ứng các tiêu chuẩn chứng cứ chung như tính liên quan, tính xác thực và không vi phạm các quy tắc loại trừ. Không có yêu cầu phải công chứng hay lập vi bằng cho chứng cứ điện tử. Thay vào đó, luật đưa ra một số giả định về tính xác thực: ví dụ, nếu một bản ghi điện tử được tạo ra trong quá trình hoạt động kinh doanh thông thường bởi hệ thống trung lập, tòa án sẽ suy đoán tính xác thực của nó cho đến khi có chứng cứ ngược lại. Điều quan trọng là chứng cứ điện tử phải vượt qua “cửa ải” xác thực - tức phải chứng minh được nó là thật, không bị sửa đổi, đến từ nguồn nào. Để làm điều này, người ta sử dụng các biện pháp kỹ thuật và lời khai nhân chứng: ví dụ, trình bày metadata (siêu dữ liệu) của email để cho thấy thời gian gửi, địa chỉ máy chủ; hoặc triệu tập người gửi/nhận email làm chứng xác nhận nội dung và quá trình gửi/nhận; hoặc nhờ chuyên gia giám định nếu nghi ngờ email bị chỉnh sửa. Nhìn chung, tòa án Singapore đòi hỏi chứng cứ điện tử “đáp ứng tiêu chuẩn chung như mọi chứng cứ khác” chứ không đặt thêm thủ tục hình thức đặc biệt và trọng tâm tranh luận nằm ở nội dung và độ tin cậy của chứng cứ, thay vì hình thức xác nhận.
Tại Anh và Hoa Kỳ, cách tiếp cận cũng tương tự. Hệ thống common law chú trọng quy tắc “authentication” (xác thực chứng cứ). Theo đó, một tài liệu (dù giấy hay điện tử) phải có chứng cứ cho thấy nó là thật thì mới được thừa nhận (ví dụ Quy tắc 901, Federal Rules of Evidence, Hoa Kỳ). Ngưỡng này thực tế khá thấp: ví dụ, một email có thể được coi là xác thực nếu địa chỉ người gửi, phong cách viết, hoặc dữ liệu header cho thấy nó được gửi bởi người mà nó ghi tên, trừ khi bên kia đưa ra lý do nghi ngờ cụ thể. Tòa án Mỹ từng chấp nhận một chuỗi email làm chứng cứ khi có chứng cứ hoàn cảnh chứng minh tính xác thực (như nội dung email chứa thông tin chỉ người gửi biết, hoặc hai bên có hồi đáp qua lại phù hợp). Ở Anh, Đạo luật Chứng cứ dân sự 1995 đã bỏ quy tắc “bằng chứng tốt nhất” xưa cũ, cho phép bản sao tài liệu điện tử được chấp nhận tương đương bản gốc, miễn là không có nghi ngờ về tính toàn vẹn. Tòa án Anh cũng chấp nhận bản in email kèm lời làm chứng của nhân viên IT về việc trích xuất từ hệ thống công ty (một dạng chứng thực gián tiếp).
Trong tố tụng trọng tài quốc tế, quy tắc chứng cứ thường linh hoạt hơn so với tòa án. Hầu hết các trung tâm trọng tài hàng đầu (ICC, LCIA, SIAC, ICDR/AAA…) đều không có “luật về chứng cứ” cứng nhắc, mà trao quyền cho Hội đồng Trọng tài tự quyết những chứng cứ nào được chấp nhận và cách đánh giá chúng (Điều 19 Luật Mẫu UNCITRAL và các quy tắc trọng tài tương ứng). Thông thường, các trọng tài viên đến từ hệ thống pháp luật khác nhau sẽ thỏa thuận áp dụng một bộ quy tắc mềm về chứng cứ - phổ biến nhất là Quy tắc IBA về thu thập chứng cứ trong trọng tài quốc tế (IBA Rules on the Taking of Evidence, bản 2020). Bộ Quy tắc IBA 2020 dành nhiều nội dung cho chứng cứ điện tử và tài liệu bản sao. Đặc biệt, Điều 3.12 và 3.3 của IBA Rules cho phép các bên nộp bản sao hoặc bản in điện tử của tài liệu, không buộc phải nộp bản gốc, miễn là bên kia không phản đối tính xác thực. Thậm chí, Điều 4.7 IBA Rules thiết lập một giả định về tính xác thực: “Các tài liệu được nộp bằng bản sao chụp hoặc bản điện tử được suy đoán là giống hệt bản gốc, trừ khi có bên đặt vấn đề”. Chỉ khi bên kia tranh chấp về tính xác thực, hội đồng trọng tài mới yêu cầu xuất trình bản gốc hoặc giám định. Thực tiễn trọng tài quốc tế cho thấy hầu như không có chuyện bác bỏ chứng cứ chỉ vì thiếu công chứng/vi bằng, trừ phi có dấu hiệu cụ thể rằng chứng cứ bị giả mạo. Thay vào đó, các trọng tài viên thường chấp nhận mọi chứng cứ được nộp, rồi đánh giá trọng lượng sau.
Từ sự so sánh trên, có thể thấy yêu cầu “email phải lập vi bằng mới làm chứng cứ” của Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh là không phù hợp so với thông lệ quốc tế. Các nước và giới trọng tài quốc tế đều công nhận giá trị của email, chú trọng đánh giá độ tin cậy, tính toàn vẹn của email bằng nhiều biện pháp linh hoạt, không đòi hỏi một thủ tục hành chính như vi bằng cho mọi trường hợp. Thông lệ chung là: nếu một bên phủ nhận email, tòa án hoặc trọng tài sẽ yêu cầu bên xuất trình chứng minh thêm (nhờ nhà cung cấp dịch vụ email xác nhận log truy cập, hoặc yêu cầu giám định chữ ký số, header email), chứ không tự động loại trừ chứng cứ ngay từ đầu.
Tóm lại, pháp luật Việt Nam trên lý thuyết đã thừa nhận email là chứng cứ; nhưng do thiếu các quy định chi tiết về thu thập, đánh giá chứng cứ điện tử, các tòa án có khuynh hướng áp dụng chặt chẽ tiêu chuẩn chứng cứ (đòi hỏi xác nhận, chứng thực hình thức). Việc lập vi bằng cho email là hữu ích để đáp ứng tiêu chuẩn đó, nhưng không nên hiểu là bắt buộc theo luật. So với quốc tế, đòi hỏi hình thức vi bằng cho mọi email là không hợp lý, bởi các hệ thống pháp luật tiên tiến coi trọng bản chất độ tin cậy của dữ liệu hơn là thủ tục hình thức, miễn là có phương tiện kỹ thuật và pháp lý để kiểm tra tính xác thực khi cần. Vấn đề cốt lõi không nằm ở chỗ “email có vi bằng hay không”, mà là email đó có đáng tin cậy hay không - điều này có thể được chứng minh bằng nhiều cách (vi bằng chỉ là một trong các cách). Việc tòa án hủy phán quyết trọng tài vì email không lập vi bằng cho thấy khoảng trống pháp lý và sự thận trọng thái quá trước chứng cứ điện tử ở Việt Nam, đòi hỏi cần sớm có hướng dẫn và cải cách phù hợp.
Một số vấn đề học thuật đáng lưu ý
Thứ nhất, Quyết định hủy phán quyết 197/2025 cho thấy sự giao thoa và xung đột giữa hai hệ tư duy: tư duy truyền thống của tòa án (chú trọng hình thức “hợp lệ” của chứng cứ) và tư duy linh hoạt của trọng tài (coi trọng tính hiệu quả). Tòa án Việt Nam, trong vai trò “gác cổng” kiểm soát phán quyết trọng tài, đã đề cao tính hình thức hơn kết quả trọng tài. Xét về nguyên tắc pháp lý, Tòa viện dẫn căn cứ “phán quyết trái nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam” - một điều khoản tương tự “trật tự công cộng” (public policy) trong Công ước New York 1958. Tuy nhiên, liệu việc trọng tài chấp nhận email chưa lập vi bằng có thực sự vi phạm trật tự công cộng? Không có “nguyên tắc cơ bản” nào của pháp luật Việt Nam quy định chứng cứ phải được lập vi bằng.
Thứ hai, từ góc độ học thuật về chứng cứ, vụ việc phản ánh độ trễ của pháp luật so với thực tiễn công nghệ. Các nhà làm luật Việt Nam đã sớm thừa nhận thông điệp dữ liệu (từ năm 2005), nhưng hướng dẫn cụ thể để tòa án và trọng tài áp dụng thì vẫn thiếu. Mãi tới năm 2023, Quốc hội mới thông qua Luật Giao dịch điện tử sửa đổi (có hiệu lực năm 2024) với nhiều quy định mới, như bổ sung khái niệm “dữ liệu điện tử”, “chứng thư điện tử”, “dịch vụ tin cậy”…, đồng thời khẳng định thông điệp dữ liệu được dùng làm chứng cứ theo pháp luật tố tụng. Tuy nhiên, nếu các quy tắc tố tụng (BLTTDS, các nghị quyết của tòa án) không cập nhật tương ứng, thì khoảng trống giữa luật và thi hành vẫn tồn tại. Giới nghiên cứu pháp lý đã nhiều lần kiến nghị về tính thống nhất của thuật ngữ và quy trình: cần định nghĩa nhất quán thế nào là “chứng cứ điện tử”, “nguồn chứng cứ điện tử” trong các văn bản pháp luật để tránh cách hiểu khác nhau. Đồng thời, phải quy định rõ cách thức thu thập và đánh giá chứng cứ điện tử để bảo đảm tính khách quan, hợp pháp. Nếu không, mỗi tòa có thể “sáng tạo” tiêu chí riêng, gây bất định cho doanh nghiệp. Thực tế, trước đây Nghị quyết số 04/2012/NQ-HĐTP (hướng dẫn BLTTDS cũ) chưa đề cập đến thu thập dữ liệu điện tử, nên nhiều tòa án vận dụng tương tự thủ tục chứng cứ tài liệu giấy, buộc đương sự phải cung cấp xác nhận xuất xứ cho chứng cứ điện tử. Điều này đôi khi vượt quá khả năng của đương sự, nhất là nếu dữ liệu nằm trong hệ thống của đối phương hoặc bên thứ ba (ví dụ: email công ty mà nhân viên đã mất quyền truy cập). Vụ H3 và K cũng phản ánh thực trạng đó: bên H3 đã tận dụng được kẽ hở “chưa có vi bằng” để phủ nhận email, trong khi phía K có thể không lường trước yêu cầu này để chuẩn bị. Nhìn rộng ra, vụ việc đặt ra yêu cầu cấp bách phải cập nhật pháp luật tố tụng cho kịp với sự phát triển của giao dịch điện tử, nếu không muốn các tranh chấp tương tự lặp lại.
Thứ ba, trong kỷ nguyên số, các lý thuyết pháp lý truyền thống về chứng cứ cũng phải điều chỉnh. Học thuyết “bằng chứng tốt nhất” (best evidence rule) vốn ưu tiên tài liệu bản gốc, nay trở nên khó áp dụng: “bản gốc” của email là gì? Có lẽ là file trên máy chủ, nhưng ta thường chỉ có bản in hoặc file .eml xuất ra. Vì vậy, lý luận chứng cứ hiện đại chuyển sang coi trọng khái niệm “độ tin cậy” (reliability) hơn là truy tìm bản gốc duy nhất. Thêm nữa, với sự xuất hiện của AI và công nghệ deepfake, việc xác thực dữ liệu sẽ càng phức tạp. Học giả quốc tế đã so sánh việc đánh giá chứng cứ số với đánh giá chứng cứ khoa học - tòa án có thể cần một khung phân tích riêng, thậm chí phải tham vấn ý kiến chuyên gia để hiểu rõ chứng cứ số. Điều này hàm ý: trọng tài viên và thẩm phán cần được đào tạo về kỹ năng số, hoặc có sự hỗ trợ của chuyên gia khi xử lý chứng cứ điện tử phức tạp. Nhìn chung, không thể quay lưng với chứng cứ điện tử, cũng như không thể yêu cầu chúng tuân thủ mọi nghi thức của thời đại giấy tờ. Thay vào đó, cần phát triển khung pháp lý lẫn kỹ thuật giúp xác minh và sử dụng hiệu quả loại chứng cứ này.
Đề xuất cải cách pháp luật
Từ những phân tích trên, có thể thấy pháp luật và thực tiễn hiện hành của Việt Nam về chứng cứ điện tử vẫn còn khoảng trống và chưa theo kịp xu hướng quốc tế. Để khắc phục, tác giả bài viết đề xuất một số định hướng sửa đổi pháp luật và cải thiện thực tiễn như sau:
Hoàn thiện khung pháp lý về chứng cứ điện tử trong tố tụng
Cần sớm ban hành hoặc bổ sung văn bản hướng dẫn tố tụng về thu thập, đánh giá chứng cứ điện tử. Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao nên ban hành nghị quyết chuyên đề hướng dẫn áp dụng BLTTDS năm 2015 đối với chứng cứ là dữ liệu điện tử. Văn bản này cần quy định rõ: (i) đương sự được nộp chứng cứ điện tử dưới những hình thức nào (bản in, file điện tử, thiết bị lưu trữ…); (ii) trình tự, thủ tục tòa án thu thập và đánh giá chứng cứ do đương sự nộp. Ví dụ, hướng dẫn có thể nêu: Thông điệp dữ liệu do đương sự xuất trình được coi là chứng cứ hợp pháp nếu kèm theo xác nhận về nguồn gốc dữ liệu đó hoặc chứng thư do tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy cấp. Trường hợp không có những xác nhận trên, tòa án vẫn tiếp nhận chứng cứ nhưng có thể yêu cầu đương sự bổ sung bằng cách xuất trình thiết bị gốc hoặc yêu cầu bên giữ dữ liệu cung cấp log... Quan trọng là không được tự động loại trừ chứng cứ chỉ vì thiếu xác nhận hình thức. Quy định rõ ràng như vậy sẽ thống nhất cách hiểu và tránh tình trạng tòa này yêu cầu vi bằng, tòa khác không yêu cầu. Đồng thời, cần thống nhất thuật ngữ: chẳng hạn, nên dùng một khái niệm “chứng cứ điện tử” bao gồm cả “nguồn chứng cứ là dữ liệu điện tử”, thay cho cách diễn đạt chưa đồng nhất hiện nay.
Song song, Luật Trọng tài thương mại năm 2010 cũng nên được xem xét sửa đổi để bổ sung quy định về chứng cứ điện tử trong tố tụng trọng tài. Hiện nay, Luật này chưa có điều khoản nào đề cập riêng về chứng cứ điện tử. Có thể bổ sung theo hướng dẫn chiếu đến pháp luật tố tụng chung hoặc nguyên tắc của Luật Giao dịch điện tử. Ví dụ, thêm một khoản trong Điều 46: “Hội đồng trọng tài có thể chấp nhận chứng cứ là thông điệp dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; tài liệu điện tử được xem xét như tài liệu bằng văn bản nếu đáp ứng các tiêu chí về tính toàn vẹn và tin cậy”. Quy định này vừa khẳng định thẩm quyền của trọng tài, vừa hàm ý các bên không cần chứng thực giấy cho tài liệu điện tử. Cũng nên cân nhắc ghi nhận nguyên tắc suy đoán tính xác thực tương tự IBA Rules: “Trừ khi có chứng cứ ngược lại, mọi tài liệu do các bên nộp được suy đoán là xác thực”. Nguyên tắc này đặt gánh nặng cho bên phản đối chứng cứ: họ phải đưa ra lý do cụ thể mới buộc trọng tài xem xét lại tính xác thực, thay vì chỉ phủ nhận chung chung. Nếu luật quy định rõ như vậy, các bên sẽ chủ động hợp tác về chứng cứ điện tử và hạn chế tình trạng “phục kích tố tụng” - tức im lặng chấp nhận chứng cứ ở trọng tài rồi mới ra tòa khiếu nại.
Ngoài ra, cần cập nhật các văn bản pháp luật liên quan khác: Pháp lệnh Thừa phát lại (hoặc Luật Thừa phát lại nếu được nâng cấp) nên bổ sung quy trình lập vi bằng cho dữ liệu điện tử (hiện nay các văn phòng thừa phát lại tự xây dựng quy trình, nhưng cần được chuẩn hóa). Luật Công chứng cũng có thể mở rộng phạm vi công chứng bản sao sang công chứng dữ liệu điện tử; ví dụ: cho phép công chứng viên chứng nhận một file điện tử (email định dạng .eml) được trích xuất từ hộp thư, kèm chữ ký số của công chứng viên để xác thực. Những thay đổi này sẽ tạo thêm kênh pháp lý chính thức cho việc xác nhận chứng cứ điện tử, giảm phụ thuộc vào giấy tờ.
Thúc đẩy sử dụng dịch vụ tin cậy và công nghệ để chứng thực chứng cứ
Luật Giao dịch điện tử năm 2023 lần đầu tiên đề cập khái niệm “dịch vụ tin cậy” (trusted services) - tức các dịch vụ cung cấp phương thức bảo đảm tính xác thực, toàn vẹn của dữ liệu (ví dụ: dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử, dịch vụ đóng dấu thời gian). Để các quy định này đi vào cuộc sống, Chính phủ cần sớm ban hành nghị định hướng dẫn, trong đó công nhận giá trị pháp lý của một số phương thức xác thực chứng cứ điện tử hiện đại. Chẳng hạn: (i) Dấu thời gian điện tử (timestamp): nếu một tài liệu điện tử được gắn dấu thời gian bởi tổ chức cung cấp dịch vụ tin cậy (được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép), thì nội dung tài liệu tại thời điểm đóng dấu được suy đoán là toàn vẹn và tồn tại từ thời điểm đó. Như vậy, một email hoặc tin nhắn được đóng dấu thời gian ngay khi gửi sẽ là chứng cứ mạnh chứng minh nó đã tồn tại và không bị sửa sau đó; (ii) Chứng thư xác thực nội dung: cho phép bên thứ ba (nhà cung cấp email, nhà mạng…) phát hành chứng thư xác nhận một bản sao thông điệp dữ liệu là đúng với bản lưu trong hệ thống của họ, có chữ ký số của bên thứ ba. Chứng thư này tương đương một bản sao được chứng thực. Ví dụ, Google hoặc Microsoft có thể cung cấp văn bản xác nhận email gửi qua server của họ nếu có yêu cầu hợp pháp; (iii) Công nghệ blockchain: thừa nhận rằng dữ liệu được lưu trữ trong một blockchain công khai (hoặc hệ thống phân tán tương tự) có thể được dùng làm bằng chứng về tính toàn vẹn. Một số quốc gia (như Estonia, Trung Quốc) đã bắt đầu cho phép nộp bằng chứng blockchain. Việt Nam có thể thí điểm công nhận, tuy nhiên cần quy định điều kiện - ví dụ: blockchain phải đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật nhất định và bên nộp phải cung cấp hướng dẫn để tòa án/trọng tài xác minh thông tin trên blockchain đó.
Nếu hành lang pháp lý cho các phương thức trên được thiết lập, tòa án và trọng tài sẽ giảm phụ thuộc vào vi bằng giấy. Vi bằng thừa phát lại rất hữu ích nhưng số lượng thừa phát lại có hạn, phạm vi hoạt động theo địa phương, và họ cũng chỉ lập vi bằng cho sự kiện mà họ chứng kiến (khó bao quát hàng nghìn email). Ngược lại, giải pháp kỹ thuật như dấu thời gian có thể tự động hóa và phổ biến rộng: mọi email quan trọng đều có thể được gắn timestamp hoặc chữ ký số ngay khi gửi. Doanh nghiệp nên được hướng dẫn sử dụng các công cụ này trong hoạt động hàng ngày. Cơ quan nhà nước cũng nên làm gương: ví dụ, các thông báo, hợp đồng điện tử do cơ quan công quyền phát hành cho người dân đều nên gắn chữ ký số và dấu thời gian. Khi mọi người quen với việc dữ liệu số có “chứng nhận điện tử” đi kèm, vấn đề chứng cứ sẽ đơn giản hơn rất nhiều (một email đã ký số thì mặc nhiên có tính nguyên vẹn và xác định được danh tính người gửi, không cần tranh cãi nhiều).
Nâng cao năng lực cho người tiến hành tố tụng về chứng cứ điện tử
Một khung pháp lý tốt cần đi đôi với việc những người áp dụng luật (thẩm phán, trọng tài viên, kiểm sát viên) hiểu rõ và thành thạo về chứng cứ điện tử. Tòa án nhân dân tối cao và Bộ Tư pháp nên phối hợp tổ chức các khóa đào tạo chuyên đề cho thẩm phán về chủ đề này. Nội dung có thể gồm: kiến thức cơ bản về hệ thống email (tiêu đề, IP, máy chủ), cách phát hiện dấu hiệu chỉnh sửa file, kỹ năng đọc hiểu báo cáo giám định dữ liệu... Đối với trọng tài viên, các trung tâm trọng tài có thể ban hành hướng dẫn nội bộ hoặc sổ tay về quản lý chứng cứ điện tử. Ví dụ, Trung tâm VIAC có thể tham khảo kinh nghiệm ICC: khuyến nghị các trọng tài viên ngay từ phiên họp thủ tục đầu tiên nên hỏi các bên về khối lượng chứng cứ điện tử dự kiến, thỏa thuận định dạng nộp tài liệu và lịch trình trao đổi dữ liệu. Nếu dự kiến có nhiều email, có thể yêu cầu các bên thống nhất dùng định dạng PDF và kèm file gốc (.eml) khi nộp, để tiện kiểm tra khi cần.
Một đề xuất cụ thể là xây dựng một cổng thông tin chứng cứ điện tử cho tòa án. Khi đương sự nộp chứng cứ điện tử, thay vì in ra giấy, họ có thể tải lên hệ thống trực tuyến của tòa án (hiện đã được triển khai một phần qua Cổng thông tin điện tử Tòa án nhân dân tối cao). Hệ thống này có thể tích hợp công cụ hash để tạo mã xác thực cho file đã nộp, lưu vết ai nộp lúc nào - chính là một dạng “vi bằng điện tử” do tòa án xác lập. Việc này không chỉ tiện lợi (tiết kiệm giấy, thời gian) mà còn tăng tính nguyên vẹn: file sau khi tải lên có mã hash xác thực, nếu sau đó có bản khác nộp thì hệ thống sẽ biết có sự thay đổi.
Hài hòa với thông lệ quốc tế, bảo vệ tốt hơn quyền lợi các bên
Cuối cùng, pháp luật Việt Nam cần tiếp tục tiệm cận các tiêu chuẩn quốc tế về chứng cứ điện tử, đặc biệt trong trọng tài thương mại - lĩnh vực vốn có tính chất xuyên quốc gia. Việt Nam là thành viên Công ước New York 1958; việc công nhận và cho thi hành phán quyết trọng tài nước ngoài có thể gặp vướng nếu ta quá khắt khe với chứng cứ điện tử. Hãy thử hình dung: một phán quyết của ICC tại Singapore dựa trên chứng cứ email (đương nhiên không có vi bằng) mang sang Việt Nam yêu cầu công nhận, liệu tòa án Việt Nam có từ chối thi hành vì lý do “trái nguyên tắc cơ bản” giống vụ H3 hay không? Để tránh kịch bản đó và giữ uy tín quốc tế, Việt Nam nên diễn giải hạn chế lý do hủy phán quyết/doanh nghiệp trọng tài vi phạm nguyên tắc cơ bản, chỉ áp dụng khi chứng cứ trọng tài rõ ràng là giả mạo hoặc việc từ chối chứng cứ dẫn đến vi phạm nghiêm trọng quyền được tranh tụng. Những trường hợp chỉ liên quan đến thủ tục chứng nhận hình thức thì không nên xem là “vi phạm nguyên tắc cơ bản”. Đây có thể là nội dung cần nhấn mạnh trong một nghị quyết hướng dẫn của Hội đồng Thẩm phán về Luật Trọng tài (sửa đổi Nghị quyết 01/2014/NQ-HĐTP). Như tinh thần Công ước New York 1958, tòa án chỉ nên từ chối công nhận phán quyết trọng tài nước ngoài trong những hoàn cảnh đặc biệt. Việc tùy tiện đánh đồng “chứng cứ không vi bằng” với “trái nguyên tắc cơ bản” là đi quá xa, tiềm ẩn nguy cơ Việt Nam bị coi là không thân thiện với trọng tài quốc tế.
Bên cạnh nỗ lực lập pháp, các bên tranh chấp cũng cần thay đổi thói quen trong thực hành. Doanh nghiệp khi giao kết, trao đổi điện tử nên chủ động tham vấn luật sư sớm để có phương án lưu trữ và xác thực chứng cứ. Luật sư doanh nghiệp cần nâng cao ý thức cho thân chủ: ví dụ, sau mỗi thỏa thuận qua email, hãy lập tức lưu trữ an toàn email đó, có thể gửi CC cho chính mình tại một địa chỉ lưu trữ độc lập, hoặc in ra và đôi bên ký xác nhận. Đối với các hợp đồng lớn, nên thỏa thuận ngay trong hợp đồng về phương thức liên lạc và chứng cứ: chẳng hạn điều khoản quy định “các thông báo qua email @company.com giữa hai bên được coi là hợp lệ; mỗi bên cam kết không phủ nhận tính xác thực của email chỉ vì thiếu chữ ký”. Điều khoản như vậy ràng buộc thiện chí và tạo niềm tin vào giao dịch điện tử. Khi xảy ra tranh chấp, nếu ngay từ đầu các bên đã có nhận thức tốt về vấn đề chứng cứ, họ sẽ giảm bớt được các “trận địa chiến thuật” như trong vụ việc nêu trên, tránh trường hợp một bên cố tình chờ bên kia sơ hở về thủ tục để khai thác.
Tăng cường hợp tác quốc tế và cập nhật xu hướng mới
Việt Nam có thể học hỏi từ các quốc gia đã thành lập tòa án chuyên về internet (như Trung Quốc với hệ thống tòa án Internet) về cách tiếp cận chứng cứ số. Mặt khác, chúng ta nên tham gia tích cực vào các diễn đàn quốc tế về trọng tài và chứng cứ điện tử. Chẳng hạn, nếu UNCITRAL hoặc ICC có dự án xây dựng hướng dẫn mới về chứng cứ điện tử, Việt Nam nên cử chuyên gia đóng góp. Việc đồng bộ tiêu chuẩn sẽ giúp phán quyết trọng tài Việt Nam được công nhận ở nước ngoài thuận lợi hơn, và ngược lại giúp thu hút các bên nước ngoài yên tâm chọn trọng tài tại Việt Nam. Ngoài ra, theo dõi sát các điều ước quốc tế mới, ví dụ Nghị định thư bổ sung Công ước Budapest 2022 về bằng chứng điện tử, để có định hướng nội luật hóa kịp thời.
Kết luận
Đối với chứng cứ điện tử, đã đến lúc pháp luật và thực tiễn Việt Nam cần chuyển từ tư duy “phòng ngừa rủi ro bằng thủ tục” (như bắt buộc lập vi bằng) sang tư duy “quản trị rủi ro bằng công nghệ và quy tắc mềm”. Một môi trường pháp lý hiện đại sẽ khuyến khích sử dụng chứng cứ điện tử với các bảo đảm kỹ thuật, thay vì đặt rào cản hình thức quá mức. Những kiến nghị trên đây nhằm hướng tới mục tiêu đó: xây dựng một hệ thống tố tụng số hóa và linh hoạt nhưng vẫn bảo đảm công bằng. Điều này không chỉ bảo vệ quyền lợi của các bên tranh chấp trong kỷ nguyên 4.0, mà còn nâng cao hiệu quả giải quyết tranh chấp, giảm chi phí xã hội và đưa Việt Nam tiệm cận các chuẩn mực pháp lý quốc tế trong thương mại điện tử và trọng tài.
Tài liệu tham khảo
1. Nguyễn Thành Minh Chánh, Pháp luật về chứng cứ điện tử tại Việt Nam, Tạp chí Tòa án nhân dân tối cao, số ra tháng 2/2022.
2. Nguyễn Hoàng Lâm, Chứng cứ điện tử trong giải quyết tranh chấp kinh doanh thương mại: Lý luận và thực tiễn, Tạp chí Luật sư Việt Nam, số 3/2023.
3. TS. Nguyễn Thị Thu Thủy, Đánh giá chứng cứ điện tử trong tố tụng dân sự và các vấn đề đặt ra, Tạp chí Công thương, số 01/2024.
4. Trần Đức Phượng, Bất thường trong giao dịch đặt cọc mua nhà ở dự án nhà ở xã hội, Báo Đầu tư bất động sản, ngày 27/8/2020.
5. Pavlovskaya, V. (2020), Digital Evidence in International Commercial Arbitration: High Time or High Hopes? (Arbitration Journal).
6. Kicinski, M. (2021), bài viết về đề xuất “Convention on Electronic Evidence” (được trích dẫn trong Digital Evidence and Electronic Signature Law Review).
7. Doris Chia (2025), Using Evidence from WhatsApp and Email in Commercial Litigation.
8. IBA Rules on the Taking of Evidence in International Arbitration 2020 (Điều 3.12, 4.7).
9. ICC Commission Report (2016), Managing E-Document Production in International Arbitration.
10. Journal of Public and International Affairs (2023), The Future of Digital Evidence Authentication at the International Criminal Court.
11. UNCITRAL Model Law on the Use and Cross-Border Recognition of Identity Management and Trust Services (2022).
TS.LS NGUYỄN QUANG ANH
Công ty luật TNHH Sao Việt
