Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp một hình thức tổ chức lại cơ cấu doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả kinh doanh, giải quyết những khó khăn pháp lý, phù hợp với quy mô, phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sau khi thực hiện thủ tục chuyển đổi doanh nghiệp tại Phòng đăng ký kinh doanh, một số doanh nghiệp còn lúng túng, không biết phải thực hiện những công việc gì tiếp theo để hoàn tất việc chuyển đổi doanh nghiệp, dẫn đến những sai phạm trong việc thực hiện hoặc không thực hiện một số các thủ tục đó. Trong phạm vi bài viết này, người viết sẽ tập trung làm rõ những vấn đề mà doanh nghiệp phải thực hiện sau khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Thứ nhất, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (hay còn gọi là khai quyết toán) là việc doanh nghiệp kê khai tổng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp cho cơ quan thuế. Khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp bao gồm khai quyết toán thuế năm và khai trong trường hợp có quyết định về việc doanh nghiệp giải thể, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp, chuyển đổi hình thức sở hữu, chấm dứt hoạt động, khi đó, cơ quan thuế ra quyết định quyết toán đến doanh nghiệp, mục đích chính để truy thu số thuế thu nhập doanh nghiệp.
Theo quy định tại điều 7 Thông tư 96/2015/TT-BTC về thuế TNDN tại Nghị định 12/2015/NĐ-CP quy định về Sửa đổi, bổ sung Khoản 3 Điều 9 Thông tư số 78/2014/TT-BTC như sau:
“Doanh nghiệp chuyển đổi loại hình sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, giải thể, phá sản phải thực hiện quyết toán thuế với cơ quan thuế đến thời điểm có quyết định chuyển đổi loại hình, sáp nhập, hợp nhất, chia, tách, giải thể, phá sản của cơ quan có thẩm quyền (trừ trường hợp không phải quyết toán thuế theo quy định).”
Theo quy định trên thì doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, là một trong những trường hợp phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp với cơ quan thuế. Tuy nhiên trong một số trường hợp nhất định, doanh nghiệp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế. Cụ thể theo khoản 2 Điều 16 Thông tư 151/2014/TT-BTC hướng dẫn thi hành nghị định số 91/2014/NĐ-CP ngày 01 tháng 10 năm 2014 của chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều tại các nghị định quy định về thuế quy định như sau:
“Trường hợp chuyển đổi loại hình mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi (như chuyển đổi loại hình doanh nghiệp từ Công ty TNHH sang Công ty cổ phần hoặc ngược lại; chuyển đổi Doanh nghiệp 100% vốn Nhà nước thành Công ty cổ phần và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật) thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi, doanh nghiệp chỉ khai quyết toán thuế năm theo quy định.”
Như vậy, trường hợp doanh nghiệp chuyển đổi loại hình, mà bên tiếp nhận kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp trước chuyển đổi, không phải thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
Về thủ tục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp qua mạng tại đường link: https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tuy nhiên doanh nghiệp cần lưu ý về thời hạn quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp đối với trường hợp doanh chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là: chậm nhất là ngày thứ 45 (bốn mươi lăm), kể từ ngày có quyết định về việc doanh nghiệp thực hiện việc chuyển đổi doanh nghiệp, nếu quá thời gian quy định trên doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính.
Thứ hai, Doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục thay đổi con dấu pháp nhân.
Con dấu doanh nghiệp là dấu hiệu đặc biệt, đóng vai trò đại diện về mặt pháp lý của doanh nghiệp, có ý nghĩa vô cùng quan trọng như: thể hiện thông tin của doanh nghiệp giúp phân biệt với các doanh nghiệp khác, xác nhận giá trị các giao dịch, hợp đồng với đối tác. Tại điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về con dấu doanh nghiệp như sau:
“Điều 43. Dấu của doanh nghiệp
1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”
Trước đây, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định nội dung con dấu phải thể hiện những thông tin gồm: tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Đây là nội dung nhằm mục đích phân biệt giữa các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, hiện nay Luật Doanh nghiệp 2020 cũng cho phép doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, nhưng không quy định nội dung bắt buộc của con dấu gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp.
Thông thường khi làm con dấu, doanh nghiệp vẫn ghi nhận các nội dung về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp trên con dấu của mình để phân biệt với doanh nghiệp khác. Việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp sẽ dẫn đến sự thay đổi về tên doanh nghiệp (nhưng không làm thay đổi mã số thuế). Do vậy doanh nghiệp cần phải thực hiện thay đổi mẫu con dấu để đảm bảo sự đồng nhất trong thông tin doanh nghiệp, thuận tiện trong các giao dịch và tránh gây nhầm lẫn.
Thứ ba, Doanh nghiệp phải thực hiện việc thay đổi hóa đơn.
Khi thay đổi loại hình doanh nghiệp thì tên doanh nghiệp sẽ được thay đổi theo loại hình chuyển đổi sang, mà không làm thay đổi mã số thuế và cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Hóa đơn là chứng từ do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Theo đó, có 04 loại hóa đơn được sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm: Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…Trên hóa đơn sẽ chứa các nội dung như: đơn vị bán hàng, mã số thuế, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp… Việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp dẫn đến việc thay đổi tên doanh nghiệp, do đó doanh nghiệp cần phải thực hiện thủ tục thay đổi các hóa đơn của doanh nghiệp. Việc thay đổi hóa đơn doanh nghiệp có thể lựa chọn 2 trường hợp sau:
Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Trong trường hợp này, nếu không muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ vẫn còn, doanh nghiệp cần làm thủ tục hủy hóa đơn cũ và đặt in hóa đơn mới. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục hủy hóa đơn qua mạng tại đường link: https://thuedientu.gdt.gov.vn hoặc nộp hồ sơ hủy hóa đơn trực tiếp tại Cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Sau khi tiến hành thủ tục hủy hóa đơn cũ, doanh nghiệp chủ động liên hệ tới các tổ chức cung cấp hóa đơn để đặt in hóa đơn mới. Doanh nghiệp cần lưu ý rằng Ngày 19/10/2020, Chính phủ ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ. Trong đó bãi bỏ quy định về thời điểm áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/7/2022. Do vậy doanh nghiệp cần cân nhắc về việc sử dụng hóa đơn điện tử hay hóa đơn giấy.
Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn cũ. Theo Điều 9 Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn Nghị định về hóa đơn bán hàng hóa, quy định về phát hành hóa đơn của tổ chức kinh doanh. Doanh nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng hoá đơn đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hoá đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Quy định này đã tạo điều kiện cho các doanh nghiệp vẫn còn hóa đơn cũ được tiếp tục sử dụng, tiết kiệm và tránh lãng phí hóa đơn.
Như vậy, có thể thấy rằng pháp luật ngày càng có sự thay đổi phù hợp với sự thay đổi của xã hội, đặt ra nhiều khó khăn cũng như thách thức đối với các doanh nghiệp hiện nay, khi thực hiện các thủ tục trong quá trình tổ chức doanh nghiệp của mình. Việc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp không những có ý nghĩa quan trọng về mặt kinh tế, mà còn đảm bảo an toàn về mặt pháp lý cho các thành viên của doanh nghiệp. Việc thực hiện các thủ tục sau khi chuyển đổi loại hình doanh nghiệp ảnh hưởng đến quá trình vận hành và phát triển của doanh nghiệp. Do vậy, pháp luật về doanh nghiệp cần quy định cụ thể và chặt chẽ hơn nhằm đảm bảo trật tự xã hội và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp.
Luật sư NGUYỄN ĐỨC HOÀN
Giám đốc Công ty Luật HOK
