1. Cấu trúc báo cáo hợp lý và rõ ràng
Một báo cáo thẩm định pháp lý chuyên nghiệp cần có cấu trúc mạch lạc, rõ ràng, giúp người đọc dễ dàng nắm bắt nội dung. Trước tiên, báo cáo nên có phần mở đầu giới thiệu mục đích, phạm vi công việc (Terms of Reference) và bối cảnh giao dịch. Ngay sau đó, một Tóm tắt dự án (Executive Summary) ngắn gọn nên trình bày các phát hiện chính và kết luận nổi bật. Tiếp đến, thân báo cáo được chia thành từng phần phân tích theo chủ đề như: Pháp lý doanh nghiệp và quản trị, Hợp đồng thương mại, Bất động sản, Lao động, Tuân thủ pháp luật, Tài sản trí tuệ, Tài chính, v.v…tùy theo lĩnh vực thẩm định. Cuối cùng, báo cáo có thể có phần phụ lục cung cấp dữ liệu chi tiết hoặc giải thích thêm cho những vấn đề phức tạp.
Với bố cục được sắp xếp khoa học này, người đọc dù là chuyên gia hay người không chuyên luật cũng có thể dễ dàng theo dõi dòng chảy logic của báo cáo và tìm được thông tin mình quan tâm một cách nhanh chóng.
Ngoài ra, việc trình bày bằng đề mục và đánh số phân cấp (ví dụ: 1, 1.1, 1.2, 2, 2.1,…) sẽ giúp báo cáo trở nên rõ ràng hơn. Mỗi ý chính nên tương ứng với một đề mục, các ý nhỏ hỗ trợ thì nằm dưới đề mục con. Việc đầu tư xây dựng một dàn ý rõ ràng trước khi viết báo cáo và một cấu trúc mạch lạc sẽ là “khung xương” giúp toàn bộ báo cáo được trình bày một cách dễ hiểu và dễ tiếp nhận bởi người đọc.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
2. Trình bày phần rủi ro luôn gắn liền với khuyến nghị
Một báo cáo thẩm định hiệu quả không chỉ liệt kê các vấn đề/rủi ro pháp lý được phát hiện, mà quan trọng hơn là phải đề xuất hướng xử lý hoặc khuyến nghị tương ứng cho từng rủi ro đó. Người đọc thường mong đợi chuyên gia pháp lý không chỉ chỉ ra vấn đề, mà còn tư vấn họ cần làm gì với vấn đề đó. Do đó, việc trình bày mỗi rủi ro đi kèm với khuyến nghị sẽ giúp báo cáo mang tính hành động cao và thiết thực hơn.
Ví dụ như báo cáo thẩm định cần ghi rõ: khuyến nghị bên mua yêu cầu điều khoản bồi thường. Những khuyến nghị này được đóng khung rõ trong phần Tóm tắt dự án và lặp lại trong phần chi tiết từng mục. Điều này rất hữu ích cho bên mua. Vì họ không chỉ biết có vấn đề, mà còn biết cách thức xử lý hoặc giảm thiểu rủi ro. Về mặt trình bày, việc tách bạch vấn đề và khuyến nghị sẽ giúp người đọc dễ ghi nhớ hành động cần làm. Chúng tôi cho rằng đây là một điểm cộng về phong cách tư vấn của báo cáo thẩm định. Do đó, khi viết báo cáo thẩm định pháp lý, người viết hoàn toàn có thể trình bày mỗi vấn đề pháp lý kèm theo khuyến nghị dưới dạng: (1) Mô tả vấn đề/rủi ro, (2) Hệ quả có thể xảy ra, và (3) Khuyến nghị giải pháp. Cách trình bày này giúp người đọc không chỉ hiểu vấn đề mà còn nắm được định hướng hành động, tăng giá trị thực tiễn của báo cáo.
3. Báo cáo nên tập trung vào trọng tâm với cách trình bày ngắn gọn nhưng đầy đủ
Khối lượng thông tin pháp lý trong quá trình thẩm định có thể rất lớn, nhưng không phải tất cả đều cần đưa vào báo cáo. Một báo cáo chuyên nghiệp cần ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn đầy đủ những nội dung trọng yếu. Nghệ thuật nằm ở chỗ chắt lọc những điểm thật sự quan trọng (những “red flags”) để trình bày, thay vì dàn trải mọi chi tiết vụn vặt. Điều này giúp người đọc không bị “quá tải” mà vẫn nắm được các rủi ro chính.
Tuy ngắn gọn, báo cáo vẫn đảm bảo không bỏ sót nội dung quan trọng. Mỗi lĩnh vực đều được rà soát ở mức đủ để phát hiện vấn đề nếu có. Chẳng hạn, trong phần thẩm định hợp đồng thương mại, nếu phần lớn hợp đồng khách hàng/nhà cung cấp đều bình thường trừ một vài hợp đồng đặc biệt có điều khoản bất lợi, báo cáo sẽ chỉ nêu ra các hợp đồng “ngoại lệ” đó và giải thích tại sao chúng đáng quan tâm, thay vì liệt kê tất cả hợp đồng đã xem. Cách viết súc tích này vừa tiết kiệm thời gian đọc, vừa nhấn mạnh đúng chỗ cần nhấn.
Người viết báo cáo nên ưu tiên chất lượng hơn số lượng thông tin trong báo cáo. Tập trung vào những rủi ro có ảnh hưởng đáng kể đến giao dịch hoặc quyết định của nhà đầu tư. Tránh sa đà liệt kê các chi tiết vụn vặt hoặc lặp lại những thông tin hiển nhiên. Việc chọn lọc thông tin không có nghĩa là bỏ qua vấn đề. Nên đảm bảo mọi rủi ro trọng yếu đều được đề cập, nhưng trình bày một cách ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề. Một báo cáo ngắn gọn mà đầy đủ sẽ tạo ấn tượng chuyên nghiệp và giúp người đọc nắm bắt thông điệp chính nhanh hơn.
4. Phân biệt rõ phạm vi và giới hạn của thẩm định
Trong quá trình thẩm định pháp lý, luôn tồn tại những giới hạn nhất định: có thể về thời gian, phạm vi tài liệu, hoặc quyền tiếp cận thông tin. Vì vậy, một báo cáo chuyên nghiệp cần thẳng thắn nêu rõ phạm vi thẩm định và các giới hạn (nếu có) để quản trị kỳ vọng của người đọc và tránh hiểu lầm về mức độ đảm bảo của báo cáo.
Báo cáo nên liệt kê những nguồn tài liệu đã xem xét và ngụ ý rằng các kết luận đưa ra dựa trên phạm vi tài liệu đó. Quan trọng hơn, người viết báo cáo cần minh bạch chỉ ra các hạn chế gặp phải ví dụ như không có đủ thời gian để tiếp cận trực tiếp Ban Tổng giám đốc công ty mục tiêu để làm rõ các khoản chi ngoài không có hóa đơn. Thay vì né tránh, báo cáo nên thẳng thắn đề cập các hạn chế tiếp cận thông tin, tài liệu, xác minh. Cách trình bày này giúp bên mua hiểu rằng có rủi ro do thiếu thông tin, đồng thời người đọc cũng hiểu rằng đội ngũ tư vấn đã làm hết sức trong bối cảnh thời gian gấp rút.
Việc làm nổi bật giới hạn thẩm định cũng là để nhắc người đọc rằng báo cáo thẩm định không phải sự đảm bảo tuyệt đối. Nếu có lĩnh vực nào không được rà soát sâu như môi trường, thuế, v.v. nếu nằm ngoài phạm vi yêu cầu, người trình bày báo cáo cũng cần nêu rõ điều này. Việc đưa ra giới hạn thẩm định giúp phòng ngừa rủi ro trách nhiệm cho bên thực hiện báo cáo, và giúp bên đọc ra quyết định biết đâu là chỗ cần thận trọng tiếp để có thể xem xét thẩm định thêm hoặc chấp nhận rủi ro.
Việc minh bạch về phạm vi và giới hạn của cuộc thẩm định trong báo cáo không làm giảm giá trị báo cáo, ngược lại, thể hiện tính chuyên nghiệp và trung thực, giúp người đọc hiểu đúng và đầy đủ bối cảnh của các kết luận được đưa ra.
5. Sự trung thực và minh bạch trong báo cáo luôn là một ưu tiên
Báo cáo thẩm định pháp lý cần được viết với giọng văn trung thực, khách quan và minh bạch. Điều này có nghĩa là: phản ánh đúng bản chất vấn đề, không “tô hồng” hay che giấu rủi ro; đồng thời diễn đạt một cách khách quan, không thiên vị. Sự trung thực minh bạch giúp xây dựng niềm tin với người đọc thường là khách hàng, lãnh đạo doanh nghiệp rằng họ đang nhận được bức tranh chân thực về tình hình pháp lý của mục tiêu.
Luôn duy trì giọng văn trung thực, minh bạch trong báo cáo. Đừng vì sợ “mất lòng” khách hàng hay sợ thông tin xấu mà bỏ qua hoặc giảm nhẹ mức độ rủi ro. Nếu phát hiện vấn đề nghiêm trọng, hãy trình bày rõ ràng với đầy đủ dữ kiện hỗ trợ. Đồng thời, giữ thái độ khách quan: chỉ trình bày sự thật và đánh giá chuyên môn, không nên sử dụng ngôn từ cảm tính hay thiên lệch. Một báo cáo trung thực sẽ giúp khách hàng tin tưởng hơn vào khuyến nghị của Luật sư/công ty luật, và tạo dựng uy tín lâu dài.
6. Hiểu rõ người đọc báo cáo thẩm định là ai
Không phải tất cả người đọc báo cáo thẩm định pháp lý đều có nền tảng luật pháp. Thường thì ban giám đốc doanh nghiệp, nhà đầu tư hoặc bộ phận tài chính sẽ là người tiếp nhận kết quả thẩm định. Do đó, khả năng giao tiếp rõ ràng với người đọc không chuyên luật là một kỹ năng quan trọng. Báo cáo nên được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, hạn chế biệt ngữ pháp lý quá chuyên sâu, hoặc nếu dùng thì cần giải thích. Mục tiêu là truyền đạt được ý nghĩa pháp lý mà không làm người đọc bối rối.
Thứ nhất, báo cáo nên có phần định nghĩa thuật ngữ và chữ viết tắt ngay từ đầu (thường nằm trong phần Terms of Reference hoặc phần Phụ lục), liệt kê các từ viết tắt, định nghĩa kèm giải thích rõ ràng. Điều này đảm bảo suốt báo cáo, người đọc không bị nhầm lẫn về các khái niệm chuyên môn được nhắc tới.
Thứ hai, người viết nên bổ sung các phụ lục diễn giải kiến thức nền tảng cho những vấn đề phức tạp. Ví dụ như nên có Phụ lục tóm tắt về tình huống mất khả năng thanh toán và thay đổi quyền kiểm soát. Phụ lục “giải thích nền” này giúp người đọc không chuyên hiểu được nếu công ty phá sản thì quỹ hưu trí bị ảnh hưởng thế nào. Việc làm này thể hiện sự hướng tới người đọc của báo cáo rằng không mặc định ai cũng hiểu luật, mà chủ động cung cấp thông tin để lấp đầy khoảng trống kiến thức cho người đọc.
Thứ ba, ngôn ngữ trong báo cáo được giữ ở mức trực tiếp, rõ ràng và dễ hiểu. Các câu văn tương đối ngắn, tránh diễn đạt lòng vòng. Khi phải đề cập đến điều khoản luật hoặc hợp đồng, báo cáo nên diễn giải ý nghĩa thay vì chỉ trích nguyên văn điều khoản. Ví dụ, thay vì chỉ ghi “Điều 5.2 của Hợp đồng X có quy định về quyền chấm dứt hợp đồng”, báo cáo có thể diễn giải: “Hợp đồng X cho phép bên đối tác đơn phương chấm dứt nếu xảy ra sự kiện Y, đây là một rủi ro cho bên mua vì…”. Cách diễn giải này giúp người không rành luật cũng hiểu được vấn đề cốt lõi.
Cuối cùng, hình thức trình bày cũng hỗ trợ giao tiếp: báo cáo nên sử dụng nhiều đề mục, đánh số, gạch đầu dòng, bảng biểu, sơ đồ để trực quan hóa thông tin. Những bảng biểu như “ma trận rủi ro” trình bày theo cột như: Vấn đề – Rủi ro – Giải pháp – Bình luận sẽ làm người đọc dễ theo dõi và so sánh các điểm chính. Đây là cách trình bày rất hiệu quả cho đối tượng quản lý, giúp họ nhìn lướt qua là nắm được ý chính.
Tóm lại, soạn thảo một báo cáo thẩm định pháp lý chuyên nghiệp và hiệu quả đòi hỏi sự kết hợp giữa chuyên môn pháp lý vững vàng và kỹ năng trình bày xuất sắc. Báo cáo thẩm định pháp lý, suy cho cùng, là cầu nối giữa kiến thức pháp lý chuyên sâu và quyết định kinh doanh. Trình bày báo cáo một cách chuyên nghiệp và hiệu quả sẽ giúp các quyết định của lãnh đạo doanh nghiệp được đưa ra trên nền thông tin rõ ràng và với những giải pháp cụ thể. Đó chính là giá trị lớn nhất mà một báo cáo thẩm định pháp lý chất lượng mang lại.
Luật sư NGUYỄN VĂN PHÚC
Công ty Luật TNHH HM&P
