Ảnh minh hoạ.
Quy định về nội quy lao động theo pháp luật hiện hành
Về thẩm quyền và phạm vi ban hành nội quy lao động
Khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động (BLLĐ) năm 2019 quy định: Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 NLĐ trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản”. Trường hợp sử dụng dưới 10 NLĐ thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Về nguyên tắc và thủ tục ban hành nội quy lao động
Khoản 2 Điều 118 BLLĐ năm 2019 quy định: Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, NSDLĐ phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở. Việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Mặt khác, để đảm bảo cho việc ban hành nội quy lao động đúng quy định của pháp luật, NSDLĐ phải có trách nhiệm thông báo nội quy lao động đến NLĐ cụ thể được quy định như sau : Nội quy lao động sau khi ban hành phải được gửi đến từng tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và thông báo đến toàn bộ người lao động, đồng thời niêm yết nội dung chính ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Về nội dung của nội quy lao động
Theo khoản 2 Điều 118 BLLĐ năm 2019, nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây: i) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; ii) Trật tự tại nơi làm việc; iii) An toàn, vệ sinh lao động; iv) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; v) Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động; vi) Trường hợp được tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với hợp đồng lao động; vii) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của NLĐ và các hình thức xử lý kỷ luật lao động; viii) Trách nhiệm vật chất; viiii) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động.
Về đăng ký nội quy lao động
NSDLĐ sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi NSDLĐ đăng ký kinh doanh. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, NSDLĐ phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của BLLĐ 2019 nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Trường hợp NSDLĐ sử dụng dưới 10 NLĐ ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do NSDLĐ quyết định trong nội quy lao động.
Một số kinh nghiệm về xây dựng nội quy lao động
Nội quy lao động là sự cụ thể hóa pháp luật lao động tại doanh nghiệp dựa trên đặc trưng của từng doanh nghiệp, là cơ sở để thực hiện việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động; phân định rõ ràng, cụ thể quyền và nghĩa vụ của NLĐ cũng như người sử dụng lao động; góp phần hạn chế các tranh chấp lao động, từ đó góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững của quan hệ lao động. Thiết lập và duy trì kỷ luật lao động thông qua nội quy lao động là một trong những biện pháp quản lý quan trọng và hữu hiệu nhất trong việc quản lý lao động. Do đó, doanh nghiệp cần thiết xem xét các kinh nghiệm sau đây để xây dựng nội quy lao động có thực chất và chất lượng.
Thứ nhất, tập huấn pháp luật lao động cho các chủ thể có liên quan đến quan hệ lao động
Người sử dụng lao động, NLĐ và các chủ thể khác có liên quan quá trình xây dựng nội quy lao động phải hiểu rõ các quy định của pháp luật về nội quy lao động, tránh được các xung đột lao động và nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý lao động. Đồng thời cần thực hiện tốt công tác thanh tra, kiểm tra về việc xây dựng nội quy lao động, đảm bảo việc ban hành nội quy lao động đúng theo quy định, đảm bảo cả về số lượng và chất lượng của nội quy lao động.
Thứ hai, kinh nghiệm về soạn thảo các nội dung của nội quy lao động
Người sử dụng lao động chuẩn bị trước các nội dung của nội quy lao động, rà soát các tài liệu nội bộ liên quan đến quan hệ lao động. Từ đó xây dựng chi tiết, cụ thể các nội dung của nội quy lao động cho phù hợp với tình hình lao động của doanh nghiệp và không trái quy định của pháp luật, cụ thể các nội dung bắt buộc phải có như sau:
- Đối với nội dung thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Cần quy định rõ thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương.
- Đối với nội dung trật tự tại nơi làm việc: Cần quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
- Đối với nội dung an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: Cần quy định rõ trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc.
- Đối với nội dung phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc:
Quy định của NSDLĐ về phòng, chống quấy rối tình dục trong nội quy lao động hoặc bằng phụ lục ban hành kèm theo nội quy lao động, bao gồm các nội dung cơ bản sau:
- Nghiêm cấm hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc;
- Quy định chi tiết, cụ thể về các hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc (quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định tại Điều 84 Nghị định 145/2020/NĐ-CP) phù hợp với tính chất, đặc điểm của công việc và nơi làm việc;
- Trách nhiệm, thời hạn, trình tự, thủ tục xử lý nội bộ đối với hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc, bao gồm cả trách nhiệm, thời hạn, trình tự, thủ tục khiếu nại, tố cáo, giải quyết khiếu nại, tố cáo và các quy định có liên quan;
- Hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với người thực hiện hành vi quấy rối tình dục hoặc người tố cáo sai sự thật tương ứng với tính chất, mức độ của hành vi vi phạm;
- Bồi thường thiệt hại cho nạn nhân và các biện pháp khắc phục hậu quả.
Các quy định của NSDLĐ về khiếu nại, tố cáo về quấy rối tình dục và xử lý đối với hành vi quấy rối tình dục phải bảo đảm các nguyên tắc: Nhanh chóng, kịp thời; Bảo vệ bí mật, danh dự, uy tín, nhân phẩm, an toàn cho nạn nhân bị quấy rối tình dục, người khiếu nại, tố cáo và người bị khiếu nại, bị tố cáo.
- Đối với nội dung bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Cần quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ (xem hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư 10/2020/TT-BLĐTBXH ngày 12/11/2020); trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật.
- Đối với nội dung trường hợp được tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với hợp đồng lao động: Cần quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển NLĐ làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của BLLĐ năm 2019.
- Đối với nội dung các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của NLĐ và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: Cần quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm.
- Đối với nôi dung trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại.
- Đối với nội dung người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía NSDLĐ quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động 2019 hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Thứ ba, kinh nghiệm tổ chức việc tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở
Bước 1: Lập danh sách thành viên đại diện tham gia đối thoại
Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động thì NSDLĐ phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc, Số lượng, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm tổ chức đối thoại do hai bên xác định theo quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. NSDLĐ và NLĐ thỏa thuận về số lượng, thành phần tham gia đối thoại cụ thể như sau:
- Bên người sử dụng lao động: Căn cứ điều kiện sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, người sử dụng lao động quyết định số lượng, thành phần đại diện cho mình để tham gia đối thoại bảo đảm ít nhất 03 người, trong đó có người đại diện theo pháp luật của người sử dụng lao động.
- Bên người lao động: Căn cứ điều kiện sản xuất, kinh doanh, tổ chức lao động, cơ cấu, số lượng lao động và các yếu tố bình đẳng giới, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động xác định số lượng, thành phần tham gia đối thoại nhưng phải bảo đảm số lượng như sau:
(i) Ít nhất 03 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng dưới 50 người lao động;
(ii) Ít nhất từ 04 người đến 08 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 50 người lao động đến dưới 150 người lao động;
(iii) Ít nhất từ 09 người đến 13 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 150 người lao động đến dưới 300 người lao động;
(iv) Ít nhất từ 14 người đến 18 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 300 người lao động đến dưới 500 người lao động;
(v) Ít nhất từ 19 đến 23 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 500 đến dưới 1.000 người lao động;
(vi) Ít nhất 24 người, nếu người sử dụng lao động sử dụng từ 1.000 người lao động trở lên.
Căn cứ số lượng người đại diện đối thoại của bên người lao động quy định tại điểm a khoản này, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động xác định số lượng đại diện tham gia đối thoại tương ứng theo tỷ lệ thành viên của tổ chức và nhóm mình trên tổng số lao động của người sử dụng lao động.
Bước 2: Tổ chức đối thoại các nội dung của nội quy lao động
- Sau khi có bản dự thảo Nội quy lao động, NSDLĐ gửi văn bản này kèm theo nội dung cần tham khảo, trao đổi ý kiến đến các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên người lao động.
- Sau đó các thành viên đại diện tham gia đối thoại của bên NLĐ có trách nhiệm tổ chức lấy ý kiến NLĐ do mình đại diện và tổng hợp thành văn bản của từng tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của NLĐ để gửi tới người sử dụng lao động; trường hợp nội dung đối thoại liên quan đến quyền, lợi ích của lao động nữ thì cần bảo đảm lấy ý kiến của họ.
- Căn cứ ý kiến của các tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động, NSDLĐ tổ chức đối thoại để thảo luận, trao đổi ý kiến, tham vấn, chia sẻ thông tin về những nội dung NSDLĐ đưa ra.
- Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của đại diện các bên tham gia đối thoại theo quy định sau: Diễn biến đối thoại phải được ghi thành biên bản và có chữ ký của người đại diện theo pháp luật của NSDLĐ hoặc người được ủy quyền và chữ ký của người đại diện từng tổ chức đại diện NLĐ (nếu có) và của người đại diện cho nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có).
Chậm nhất 03 ngày làm việc kể từ khi kết thúc đối thoại, NSDLĐ có trách nhiệm công bố công khai tại nơi làm việc những nội dung chính của đối thoại; tổ chức đại diện NLĐ (nếu có), nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) phổ biến những nội dung chính của đối thoại đến NLĐ là thành viên.
Thứ tư, tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, NSDLĐ phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh.
Hồ sơ đăng ký nội quy bao gồm: Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động; Nội quy lao động; Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).
Nội quy lao động là sự cụ thể hóa pháp luật lao động tại doanh nghiệp dựa trên đặc trưng của từng doanh nghiệp, là cơ sở để thực hiện việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động; phân định rõ ràng, cụ thể quyền và nghĩa vụ của NLĐ cũng như người sử dụng lao động. Nội quy lao động có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý lao động và xử lý kỷ luật lao động, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp cho người lao động khi tham gia quan hệ lao động và nó cũng góp phần xây dựng các mối quan hệ lao động bền vững giữa NSDLĐ và NLD. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc thiết lập và duy trì nội quy lao động là một trong những điều kiện tất yếu để phát triển sản xuất và kinh doanh, vì thế khi xây dựng nội quy lao động các bên cần phải tuân thủ các quy định của pháp luật về nội quy lao động, đảm bảo hài hòa lợi ích của NLĐ và NSDLĐ, thực chất (không nhầm đối phó) và chất lượng.
Thạc sĩ, Luật sư LÝ KHÁNH HÒA
Đoàn Luật sư tỉnh Đồng Nai
