Một số đánh giá về việc xử lý kỷ luật lao động

(LSVN) – Việc xử lý kỷ luật có ảnh hưởng không chỉ trực tiếp đối với bản thân người lao động và doanh nghiệp xử lý kỷ luật, mà còn gián tiếp tác động không nhỏ đến trật tự xã hội. Vì vậy, doanh nghiệp và cả người lao động cần phải hiểu đúng các quy định pháp luật liên quan đến xử lý kỷ luật để thực hiện và tuân thủ, tránh những trường hợp xử lý không phù hợp gây những hệ luỵ nghiêm trọng.

Ảnh minh họa.

Nguồn lực lao động là một trong những nguồn lực quan trọng đến sự phát triển và thành công của doanh nghiệp, do vậy, bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là doanh nghiệp nhỏ, vừa hoặc doanh nghiệp lớn thì doanh nghiệp đó cũng không thể duy trì và phát triển nếu không xem trọng vai trò của nguồn lực lao động trong doanh nghiệp. Vì thế, để có thể xây dựng nguồn lực nhân lực vững mạnh, thì ngoài việc tập trung vào việc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động, rất nhiều doanh nghiệp cũng chú trọng vào việc xây dựng kỷ luật lao động nhằm phát huy hơn nữa tinh thần trách nhiệm của người lao động đồng thời xây dựng môi trường làm việc nề nếp và trật tự, qua đó góp phần phát triển doanh nghiệp bền vững.

Tuy nhiên, ngay cả khi đã xây dựng kỷ luật lao động nhưng tại một số doanh nghiệp, tình trạng vi phạm kỷ luật lao động vẫn diễn ra khá nhiều và các tranh chấp lao động liên quan đến xử lý kỷ luật tại Toà án ngày càng nhiều hơn [1]. Lý giải cho tình trạng này, tác giả cho rằng không phải doanh nghiệp nào cũng có thể xây dựng một kỷ luật lao động chặt chẽ và luôn được người lao động tuân thủ. Doanh nghiệp, trong nhiều trường hợp xử lý kỷ luật cũng không có căn cứ, không tuân theo đúng trình tự thủ tục pháp luật lao động quy định nên dẫn đến tình trạng người lao động khiếu kiện. Về phía người lao động, thì một số người lao động cũng chưa hiểu rõ pháp luật lao động đồng thời xem nhẹ các quy định của doanh nghiệp, vì thế, khi bị xử lý kỷ luật thì lại thường khiếu kiện làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động của doanh nghiệp, cũng như làm gia tăng các tranh chấp lao động tại các cơ quan giải quyết tranh chấp.

Điều này cho thấy rằng việc xử lý kỷ luật có ảnh hưởng không chỉ trực tiếp đối với bản thân người lao động và doanh nghiệp xử lý kỷ luật, mà còn gián tiếp tác động không nhỏ đến trật tự xã hội. Vì vậy, doanh nghiệp và cả người lao động cần phải hiểu đúng các quy định pháp luật liên quan đến xử lý kỷ luật để thực hiện và tuân thủ, tránh những trường hợp xử lý không phù hợp gây những hệ luỵ nghiêm trọng. Do giới hạn của bài viết, nên bài viết này chỉ đề cập đến một số điểm liên quan đến xử lý kỷ luật mà người sử dụng lao động cần lưu ý. 

Xây dựng các quy định về kỷ luật lao động phù hợp

Kỷ luật lao động là một trong những quy định quan trọng bậc nhất trong doanh nghiệp và được xem là công cụ hữu hiệu để người sử dụng lao động thực hiện quyền quản lý của mình, theo đó người sử dụng lao động sẽ xây dựng và thiết lập khuôn khổ làm việc qua việc đặt ra các yêu cầu, mệnh lệnh có tính bắt buộc người lao động phải tuân thủ. Hay nói cách khác, mặc dù các quy định về kỷ luật lao động là do người sử dụng lao động ban hành, không phải là các quy định pháp luật, nhưng lại có giá trị ràng buộc người lao động và là cơ sở để xử lý kỷ luật. Tuy nhiên, để các quy định này có giá trị pháp lý thì các quy định này phải mang tính chuẩn mực, không được xâm phạm các quyền lợi cơ bản của người lao động cũng như không trái với quy định pháp luật. Chính vì tầm quan trọng của nó mà các doanh nghiệp đều rất chú trọng đến việc xây dựng các quy định liên quan đến kỷ luật lao động, và dành một phần khá lớn trong Nội quy lao động liên quan đến nội dung kỷ luật lao động. 

Tuỳ vào tình hình đặc trưng và nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, mà mỗi doanh nghiệp sẽ tự xây dựng các quy định về kỷ luật lao động, nên sẽ rất khó để có một khuôn mẫu chung và chuẩn mực cho mọi doanh nghiệp. Pháp luật lao động cũng dành quyền cho người sử dụng lao động được quyền quản trị doanh nghiệp của mình bằng việc tự xây dựng các quy định kỷ luật lao động cho phù hợp với đặc thù hoạt động của doanh nghiệp mà không buộc hay giới hạn về nội dung nào, ngoại trừ việc xác định một số yêu cầu cần phải tuân thủ theo quy định của pháp luật lao động. Tuy không đòi hỏi một xây dựng theo khuôn mẫu cụ thể nhưng theo quan điểm của tác giả, thì nội dung về kỷ luật lao động được xem là phù hợp khi các quy định đó không mang tính tuỳ tiện, vô căn cứ hoặc đặt ra các quy tắc gây quá nhiều bất lợi cho người lao động, mà phải bảo đảm hài hoà lợi ích giữa các bên.

Ngoài ra, một số các quy định về kỷ luật lao động cần phải tuân thủ các quy định pháp luật như thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, các quy định về an toàn vệ sinh lao động, và đặc biệt là các hình thức xử lý kỷ luật lao động. Bên cạnh đó, các quy định về kỷ luật lao động cần phải được xây dựng chi tiết rõ ràng, tránh quá sơ sài vì có thể gây khó khăn cho người lao động do họ không biết đâu là giới hạn cho hành vi của mình. Trên thực tế, khi hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng các quy định liên quan đến kỷ luật lao động, tác giả thường trao đổi và tìm hiểu rất kỹ về đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thống kê các loại hành vi vi phạm phổ biến trong doanh nghiệp và tìm hiểu lý do để đưa ra biện pháp khắc phục, cũng như cùng doanh nghiệp xác định các hành vi vi phạm tiềm ẩn có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến trật tự sản xuất của doanh nghiệp, sau đó phân loại hành vi đó vào từng nhóm theo tính chất và mức độ vi phạm phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đó. Thông thường, việc soạn thảo các quy định liên quan đến hành vi vi phạm và việc sắp xếp hành vi đó vào hình thức xử lý kỷ luật nào thường được doanh nghiệp cân nhắc và xem xét rất kỹ nhằm đảm bảo các quy định đó là hài hoà phù hợp, vừa đảm bảo duy trì được trật tự, kỷ cương trong doanh nghiệp, đồng thời không quá khó khăn và bất lợi cho người lao động. 

Xác định chính xác căn cứ và hình thức xử lý kỷ luật lao động

Theo quy định tại khoản 3 Điều 127 Bộ luật Lao động năm 2019 thì doanh nghiệp chỉ có thể căn cứ vào một trong ba nguồn sau để xử lý hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động, đó là Nội quy lao động, hoặc Hợp đồng lao động, hoặc pháp luật lao động. Như vậy, nếu một trong ba nguồn nêu trên không quy định hành vi vi phạm thì ngay cả khi người lao động thực hiện hành vi mà theo quan điểm của người sử dụng lao động là không phù hợp thì người lao động cũng không thể bị xử lý.

Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng có thể liệt kê toàn bộ và chính xác từng hành vi vi phạm trong Nội quy lao động hoặc Hợp đồng lao động, do vậy, khi có hành vi xảy ra, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ lưỡng và phân tích từng hành vi đã được quy định trong Nội quy lao động, hợp đồng hoặc pháp luật lao động, sau đó đối chiếu với hành vi thực tế mà người lao động đã thực hiện để xác định hành vi đó đã được quy định trong các nguồn đó hay chưa. Nếu chưa được quy định rõ ràng thì doanh nghiệp không nên xử lý kỷ luật, bởi lẽ ngay cả trong trường hợp xử lý thì việc xử lý này sẽ bị xác định là không phù hợp. Nếu hành vi vi phạm đó là điển hình và người lao động thường xuyên vi phạm thì để đảm bảo trật tự lao động, thì doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc bổ sung hành vi vi phạm vào Nội quy lao động. 

Một điểm mới trong Bộ luật Lao động 2019 là trao quyền tự thoả thuận và xác định hành vi vi phạm cho người lao động và người sử dụng lao động thể hiện tại Hợp đồng lao động, theo đó trường hợp Hợp đồng lao động đã quy định về hành vi vi phạm thì nếu vi phạm, người lao động sẽ bị xử lý kỷ luật. Thực tế cho thấy, trong một số trường hợp đặc thù và đối với một số người lao động làm việc hay đảm nhận chức vụ đặc biệt trong doanh nghiệp, thì việc thoả thuận xác định hành vi nào là hành vi vi phạm và sẽ bị xử lý kỷ luật là cần thiết, thậm chí được xem là một trong những điều kiện tiên quyết để hợp đồng lao động được giao kết. Vì vậy, theo Bộ luật Lao động 2019 thì ngay cả khi hành vi này không được quy định trong Nội quy lao động thì người sử dụng lao động cũng có quyền xử lý kỷ luật. 

Liên quan đến hình thức xử lý kỷ luật thì doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong các hình thức xử lý kỷ luật theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019, đó là  khiển trách; kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng; cách chức; sa thải mà tuyệt đối không được áp dụng bất kỳ hình thức nào khác bởi lẽ bất kỳ hình thức nào, ngay cả khi hình thức đó là giảm nhẹ cho người lao động, cũng sẽ bị coi là không phù hợp.

Kiểm tra thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Khi phát hiện hành vi vi phạm của người lao động, thì trước khi tiến hành xử lý, doanh nghiệp cần phải kiểm tra lại thời hiệu xử lý kỷ luật để xác định thời hiệu này còn hay đã hết. Bộ luật Lao động năm 2019 quy định thời hiệu xử lý kỷ luật lao động đối với hầu hết các vi phạm là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm, ngoại trừ trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của doanh nghiệp thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp chỉ phát hiện ra hành vi vi phạm của người lao động khi hành vi vi phạm đã được thực hiện sau một thời gian dài. Hơn nữa, đối với các vi phạm phức tạp liên quan đến tài chính, công nghệ thì cần nhiều thời gian để kiểm tra, đánh giá và xác định hành vi vi phạm, vì vậy, trong một số trường hợp thì khi phát hiện và xác định được hành vi đó là hành vi vi phạm thì thời hiệu xử lý kỷ luật đã trôi qua. Trong trường hợp này, ngay cả khi người lao động có thừa nhận toàn bộ hành vi vi phạm thì theo quan điểm của tác giả, người sử dụng lao động cũng không còn quyền xử lý kỷ luật cũng như áp dụng bất kỳ hình thức xử lý nào do thời hiệu xử lý kỷ luật đã hết.

Một số doanh nghiệp lại thường không xem trọng thời hiệu, hoặc lại tính thời hiệu kể từ thời điểm doanh nghiệp phát hiện ra hành vi vi phạm hoặc ngay cả khi biết thời hiệu xử lý đã hết nhưng vẫn tiến hành xử lý kỷ luật, nên dẫn đến việc người lao động khiếu kiện, và các quyết định xử lý kỷ luật đó sẽ không có giá trị. Lưu ý rằng quyết định xử lý kỷ luật lao động cũng cần phải được ban hành trong khoảng thời hiệu xử lý kỷ luật đã nêu trên, nên ngay khi phát hiện hành vi vi phạm, doanh nghiệp cần khẩn trương thực hiện các công việc liên quan để xử lý, nếu cần thiết. 

Tuân thủ các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động

Khi xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý đến các nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động đã được quy định trong tại điều 122 Bộ luật Lao động 2019 [2] đồng thời tuyệt đối không được thực hiện bất kỳ hành vi bị nghiêm cấm áp dụng theo quy định tại Điều 127 Bộ luật Lao động 2019 [3]. Trước đây, doanh nghiệp thường hay vi phạm các nguyên tắc xử  lý kỷ luật lao động, điển hình như việc phạt tiền, cắt lương thay cho việc xử lý kỷ luật, tuy nhiên, trong những năm gần đây thì tác giả nhận thấy số lượng các doanh nghiệp tuân thủ tốt các nguyên tắc xử lý kỷ luật chiếm đa số và chỉ có rất ít doanh nghiệp vi phạm các nguyên tắc này. 

Tuân thủ trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động

Để đảm bảo việc xử lý kỷ luật là đúng luật và quyết định xử lý kỷ luật đó được công nhận thì doanh nghiệp cần phải tuân thủ trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật. Nghị định 145/2020/NĐ-CP đã quy định rất chi tiết thời gian, địa điểm, trình tự, thủ tục, từng công việc mà doanh nghiệp cần phải thực hiện khi xử lý kỷ luật [4] như việc mở phiên họp, thông báo trước cho người lao động, phải có sự tham gia của tổ chức công đoàn cơ sở, nên bài viết này sẽ không phân tích chi tiết mà chỉ khuyến nghị một số vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu ý, cụ thể như sau:

- Việc thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động: Đối với các vi phạm liên quan đến tài sản, tài chính, công nghệ thì doanh nghiệp cần làm việc với những người lao động khác có liên quan, đối tác hoặc bất kỳ bên thứ ba nào có liên quan mà họ biết rõ về hành vi vi phạm của người lao động. Trong khá nhiều trường hợp, việc xác minh này đòi hỏi doanh nghiệp phải tiếp xúc và lấy thông tin từ rất nhiều nguồn nên mất khá nhiều thời gian. Sau đó, doanh nghiệp cần phải kiểm tra và đối chiếu với các nguồn thông tin khác nhau để xác định chứng cứ nào là chính xác và hợp lệ, do vậy, đòi hỏi nhân sự phụ trách việc thu thập chứng cứ phải có kinh nghiệm. Ngoài ra, thông thường những người lao động thực hiện hành vi vi phạm này thường nắm giữ các chức vụ cao, chủ chốt trong doanh nghiệp nên họ có mối quan hệ khá tốt và có khả năng gây ảnh hưởng đối với nhân viên. 

Vì thế, để đảm bảo nguồn thông tin thu thập được chính xác và trung thực thì doanh nghiệp cần cân nhắc thực hiện quyền tạm đình chỉ công việc của người lao động này, đồng thời thực hiện các biện pháp bảo vệ những người lao động cung cấp thông tin. Nếu người lao động thực hiện hành vi vi phạm này nắm giữ chức vụ quản lý thì doanh nghiệp cần phải có thông báo đến đối tác để tránh thông tin không chính xác, gây ảnh hưởng hoạt động sản xuất kinh doanh hoặc uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp. Theo kinh nghiệm của tác giả thì đối với những vi phạm phức tạp, doanh nghiệp cần lập một hội đồng kiểm tra xác minh bao gồm nhân viên của doanh nghiệp, luật sư nội bộ cũng như luật sư chuyên giải quyết tranh chấp lao động, để thu thập thông tin, và đánh giá chính xác hành vi và mức độ vi phạm cũng như đảm quy trình xử lý kỷ luật chặt chẽ.

- Tính toán chính xác thời gian gửi thông báo và lưu giữ các giấy tờ liên quan: Pháp luật lao động quy định rằng ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành xử lý kỷ luật lao động thì người sử dụng lao động phải gửi thông báo cho người lao động. Vấn đề đặt ra là luật không quy định thời gian làm việc sẽ tính theo thời gian làm việc chung của doanh nghiệp hay là thời gian làm việc của người lao động, bởi lẽ đối với người lao động làm việc theo ca (làm 05 ngày nghỉ 02 ngày) thì khá nhiều trường hợp thứ bảy và chủ nhật lại là ngày làm việc của người lao động, nhưng lại là ngày nghỉ cuối tuần của doanh nghiệp. Trong những trường hợp này, để tránh trường hợp có nhiều cách hiểu và diễn giải khác nhau, doanh nghiệp nên tính đủ ngày 05 ngày làm việc cho cả doanh nghiệp và người lao động khi ấn định ngày tiến hành xử lý kỷ luật. Ngoài ra, khi giao nhận thông báo thì doanh nghiệp cũng cần đề nghị người lao động ký nhận, đồng thời dự phòng người làm chứng nếu người lao động nhận nhưng từ chối ký nhận hoặc không đồng ý nhận thông báo. 

- Lưu giữ bằng chứng: Sau khi xử lý kỷ luật thì doanh nghiệp cũng cần lưu giữ toàn bộ và bất kỳ các chứng từ, văn bản, bằng chứng đã thu thập được cũng như các biên bản làm việc, biên bản họp xử lý kỷ luật lao động trong thời hạn tối thiểu 12 tháng kể từ thời điểm xử lý bởi lẽ nếu người lao động có thực hiện việc khiếu kiện thì doanh nghiệp vẫn có đủ chứng từ, bằng chứng để cung cấp cho cơ quan giải quyết tranh chấp. 

Liên quan đến trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật, trong bài viết này, tác giả mong muốn chia sẻ một góc nhìn khác về việc liệu có cần thiết quy định chi tiết trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động như pháp luật lao động hiện nay. Tác giả cho rằng sở dĩ pháp luật lao động Việt nam quy định rất chi tiết trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động là để nhằm đảm bảo việc xử lý là khách quan và công bằng. Tuy nhiên, trong trường hợp người lao động rõ ràng là đã thực hiện hành vi vi phạm, nhưng doanh nghiệp lại sơ suất không tuân theo một trong những trình tự, thủ tục luật quy định thì quyết định xử lý đó lại bị các cơ quan giải quyết tranh chấp cho rằng không có giá trị và tuyên huỷ.

Như vậy, mặc dù đã trao quyền cho doanh nghiệp được tự quản lý lao động, thiết lập trật tự lao động trong doanh nghiệp mình bằng việc quy định các việc được làm và hành vi không được phép thực hiện trong doanh nghiệp, nhưng pháp luật lại đang can thiệp sâu vào chính việc quản lý lao động của doanh nghiệp qua việc buộc doanh nghiệp phải tuyệt đối tuân thủ về trình tự thủ tục xử lý kỷ luật. Theo quan điểm của tác giả, người sử dụng lao động đã được quyết định về nội dung thì pháp luật không cần can thiệp quá chi tiết, và nên trao quyền quyết định cho doanh nghiệp về trình tự, thủ tục xử lý như pháp luật ở một số nước khác. Trên thực tế, vì pháp luật quy định quá chi tiết nên mỗi khi xử lý kỷ luật, doanh nghiệp thường tập trung quá mức vào việc tuân thủ trình tự, thủ tục mà có thể bỏ sót các điểm quan trọng hơn về mặt nội dung. Pháp luật lao động, nên chăng chỉ định hướng, và khuyến nghị một số điểm chính về trình tự thủ tục mà doanh nghiệp nên thực hiện mà không cần thiết quy định quá chi tiết và cũng không nên xem đó là điều kiện đủ để xác định giá trị pháp lý của quyết định xử lý kỷ luật. Ngay cả khi cách tiếp cận này được chấp nhận thì tác giả cho rằng người lao động cũng sẽ không bị ảnh hưởng đến quyền lợi hợp pháp của họ vì họ vẫn được quyền khởi kiện đến cơ quan giải quyết tranh chấp lao động để xem xét lại quyết định xử lý nếu quyết định xử lý là không phù hợp về mặt nội dung. 

Xây dựng môi trường làm việc thân thiện, lành mạnh và xây dựng thói quen kỷ luật tích cực cho người lao động

Mục đích lớn nhất và cuối cùng của việc xây dựng kỷ luật lao động là nhằm giúp người lao động được làm việc trong một môi trường trật tự, kỷ cương nhằm đóng góp vào sự phát triển cho doanh nghiệp. Do vậy, nếu doanh nghiệp chỉ chú tâm vào việc tối đa hoá các hành vi ngăn cấm, các biện pháp xử lý kỷ luật, các biện pháp chế tài nhằm xây dựng một khuôn khổ làm việc khắt khe nhất thì doanh nghiệp đó cũng không thể phát triển lâu dài và bền vững. Do vậy, doanh nghiệp cần xây dựng một môi trường làm việc nhân văn, an toàn và lành mạnh để người lao động làm việc vui vẻ và mong muốn gắn kết lâu dài. 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp thay vì tập trung vào “hình phạt” thì cần hướng người lao động vào kỷ luật tích cực, qua việc xây dựng các quy tắc ứng xử tại nơi làm việc cũng như các hành vi chuẩn mực nên tuân thủ của cả người sử dụng lao động và người lao động. Theo kinh nghiệm thực tế của tác giả, một số doanh nghiệp đã khá thành công trong việc hướng hành vi của người lao động được “chuẩn mực” hơn mà không cần áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật, bởi lẽ những hành vi chuẩn mực này, nếu được thực hiện và duy trì trong thời gian dài, sẽ hình thành thói quen kỷ luật tự giác của người lao động, qua đó sẽ hạn chế rất nhiều hành vi vi phạm kỷ luật.

Quyền thiết lập kỷ luật lao động và xử lý kỷ luật là một trong những quyền quan trọng bậc nhất của người sử dụng lao động mà pháp luật cho phép người sử dụng lao động được thiết lập và áp dụng nhằm quản lý, điều hành và duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh. Vấn đề đặt ra là doanh nghiệp phải xây dựng kỷ luật lao động sao cho hài hoà lợi ích và duy trì tốt đẹp mối quan hệ lao động với người lao động, mà vẫn thiết lập được trật tự kỷ cương trong doanh nghiệp. Trong trường hợp phải xử lý kỷ luật thì doanh nghiệp cũng cần xem xét đánh giá thấu đáo hành vi vi phạm, đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật để có thể xử lý đúng và hợp lý, tránh những tranh chấp pháp lý gây hệ luỵ nghiêm trọng bởi lẽ việc xử lý kỷ luật phù hợp không những đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp cho các bên mà còn góp phần vào sự phát triển lâu dài và bền vững của doanh nghiệp.

 Luật sư CAO THỊ HÀ GIANG

Văn phòng luật sư Cao Đức Nhuận

Đề xuất Luật sư sao chụp tài liệu vụ án hình sự phải chịu chi phí