Sổ bảo hiểm xã hội do ai giữ và bảo quản?
Trước đây, sổ bảo hiểm xã hội (BHXH) do người sử dụng lao động bảo quản. Tuy nhiên, kể từ ngày 01/01/2016, khi Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 chính thức có hiệu lực, người lao động có trách nhiệm giữ và bảo quản sổ BHXH mình.
Nội dung này được ghi nhận cụ thể tại khoản 2, Điều 18 và khoản 3, Điều 19 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 như sau:
| Điều 18. Quyền của người lao động 2. Được cấp và quản lý sổ bảo hiểm xã hội. Điều 19. Trách nhiệm của người lao động 3. Bảo quản sổ bảo hiểm xã hội. |
Mặc dù người lao động được trực tiếp cầm sổ BHXH nhưng trên thực tế, do lo ngại về về thất lạc trong quá trình tự mình bảo quản nên hiện nay hầu như sổ BHXH đều do người sử dụng lao động giữ.
Điều này vừa giúp người lao động tránh được việc làm mất, hỏng sổ; đồng thời giúp đơn vị sử dụng lao động thuận lợi trong việc thực hiện các thủ tục hưởng chế độ cho người lao động.
Tuy nhiên đây cũng có thể là trở ngại của người lao động khi nghỉ việc. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã cố tình gây khó dễ trong việc chốt và trả sổ BHXH cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động.
Người lao động nghỉ việc bao lâu được trả sổ bảo hiểm?
Theo quy định tại khoản 1 và khoản 3 Điều 48 quy định về Trách nhiệm chấm dứt hợp đồng lao động của Bộ luật Lao động (BLLĐ) năm 2019 đã nêu rõ trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động như sau:
| 1. Trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp sau đây có thể kéo dài nhưng không được quá 30 ngày: […] 3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây: a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động; |
Theo đó, trong vòng 14 ngày làm việc hoặc chấm nhất là 30 ngày, người sử dụng lao động phải hoàn thành thủ tục chốt sổ BHXH và trả lại cho người lao động.
Đồng thời, khoản 5, Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 cũng nhấn mạnh, người sử dụng lao động phải phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.
Như vậy, trong thời gian nêu trên, người sử dụng lao động phải có trách nhiệm xác nhận thời gian đóng BHXH và trả lại sổ cho người lao động khi họ nghỉ việc.
Đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động, người lao động có được trả sổ BHXH?
Thực tế hiện nay, có nhiều trường hợp người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động luật và do đó, người sử dụng lao động đã cố tình gây khó dễ bằng việc không trả sổ BHXH cho người lao động.
Điều này là không đúng với quy định của pháp luật.
Căn cứ Điều 40 BLLĐ năm 2019, người lao động chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật chỉ bị mất một số quyền lợi và phải thực hiện một số nghĩa vụ như:
| Điều 40. Nghĩa vụ của người lao động khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật 1. Không được trợ cấp thôi việc. 2. Phải bồi thường cho người sử dụng lao động nửa tháng tiền lương theo hợp đồng lao động và một khoản tiền tương ứng với tiền lương theo hợp đồng lao động trong những ngày không báo trước. 3. Phải hoàn trả cho người sử dụng lao động chi phí đào tạo quy định tại Điều 62 của Bộ luật này. |
Trong trường hợp này người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nên không đủ điều kiện để được hưởng trợ cấp thất nghiệp nhưng công ty vẫn phải có trách nhiệm chốt sổ và trả lại sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động vì đây là quyền lợi của người lao động được hưởng và trách nhiệm của người sử dụng lao động đối với người lao động khi người lao động nghỉ việc.
Như vậy, ngay cả khi người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động họ vẫn được trả sổ BHXH theo đúng thời hạn như quy định nêu trên.
Người sử dụng lao động không trả sổ BHXH, người lao động phải làm gì?
Việc người sử dụng lao động không trả sổ BHXH cho người lao động khi họ nghỉ việc là trái pháp luật. Do đó, nếu không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính theo khoản 1, Điều 11 Nghị định 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, khi có hành vi “không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật, theo một trong các mức sau đây
| - Phạt từ 01 - 02 triệu đồng: Vi phạm từ 01 - 10 người lao động; - Phạt từ 02 - 05 triệu đồng: Vi phạm từ 11 - 50 người lao động; - Phạt từ 05 - 10 triệu đồng: Vi phạm từ 51 - 100 người lao động; - Phạt từ 10 - 15 triệu đồng: Vi phạm từ 101 - 300 người lao động; - Phạt từ 15 - 20 triệu đồng: Vi phạm từ 300 người lao động trở lên. |
Nếu rơi vào trường hợp không được trả sổ BHXH theo đúng quy định nói trên, người lao động có thể thực hiện theo các cách sau để đòi lại quyền lợi chính đáng cho mình:
Cách 1: Khiếu nại lên người có thẩm quyền
Việc khiếu nại được quy định tại Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP của Chính phủ quy định về việc giải quyết khiếu nại, tố cao trong lĩnh vực lao động (Nghị định 24/2018/NĐ-CP hướng dẫn thi hành BLLĐ 2012 tại thời điểm hiện tại vẫn còn hiệu lực thi hành), như sau:
- Khiếu nại lần đầu: Tới người sử dụng lao động
Nếu không được giải quyết trong thời hạn quy định hoặc không đồng ý với việc giải quyết của người sử dụng lao động, người lao động có thể tiến hành khiếu nại lần hai hoặc khởi kiện tại Tòa án theo thủ tục tố tụng dân sự.
- Khiếu nại lần 2: Tới Chánh Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, nơi công ty đặt trụ sở chính có thẩm quyền giải quyết khiếu nại lần hai đối với khiếu nại về lao động, an toàn, vệ sinh lao động khi người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết lần đầu theo quy định tại Điều 23 hoặc đã hết thời hạn quy định tại Điều 20 Nghị định này mà khiếu nại không được giải quyết.
Cách 2: Khởi kiện tại Tòa án
Căn cứ điểm d, khoản 1, Điều 188 BLLĐ năm 2019, với những tranh chấp liên quan đến BHXH, người lao động có thể trực tiếp khởi kiện tại Tòa án mà không cần hòa giải. Chính vì vậy, trong trường hợp này, người lao động có thể trực tiếp đến Tòa án nhân dân cấp huyện nơi công ty đặt trụ sở chính để yêu cầu người sử dụng lao động thực hiện việc chốt sổ BHXH và trả lại sổ cho mình.
VŨ THỦY
Pháp luật lao động, bảo hiểm xã hội khi có dịch Covid-19: Thực tiễn và kiến nghị
