Quá trình tự do hóa trong quy định về con dấu của doanh nghiệp

Con dấu vốn được biết là tài sản của doanh nghiệp, đóng vai trò đại diện về mặt pháp lý cho doanh nghiệp bảo đảm thực hiện nội dung trong văn bản được đóng dấu. Trải qua tiến trình hội nhập và phát triển thì quan điểm lập pháp về doanh nghiệp nói chung và con dấu nói riêng cũng có nhiều thay đổi, ngày càng bao quát hơn, “cởi trói” nhiều quy định về thủ tục hành chính rườm rà, từ đó tạo điều kiện cho doanh nghiệp có cơ hội tự do phát triển. 

Trong phạm vi bài viết này, người viết sẽ tập trung làm rõ sự thay đổi trong quy định của pháp luật về con dấu của doanh nghiệp.

Về hình thức, nội dung của con dấu

Luật Doanh nghiệp 1999 không chỉ là Luật Doanh nghiệp đầu tiên của nước ta mà còn là văn bản pháp lý đầu tiên chính thức ghi nhận khái niệm “con dấu của doanh nghiệp” tại khoản 03 Điều 24: “Doanh nghiệp có con dấu riêng theo quy định của Chính phủ”. Có thể thấy khái niệm về doanh nhiệp nói chung và con dấu nói riêng còn khá mới mẻ đối với một quốc gia vừa bước ra từ nền kinh tế tập trung bao cấp lạc hậu nên quy định còn chung chung, chưa chi tiết về hình thức, nội dung của con dấu doanh nghiệp và vẫn phải phải tuân theo khuân mẫu của cơ quan Nhà nước – Chính phủ. 

Trong Nghị định số 58/2001/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu thì hình thức của con dấu của doanh nghiệp đã được đề cập, theo đó tổ chức kinh tế được quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước, Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam; Luật Khuyến khích đầu tư trong nước; Luật Hợp tác xã và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật,… thì sử dụng con dấu không có hình Quốc huy. Thêm vào đó mẫu con dấu phải được đăng ký tại cơ quan công an và mực in dấu thống nhất dùng màu đỏ. 

Với Luật Doanh nghiệp 2005, quy định về con dấu đã được triển khai thành một điều luật riêng biệt, tuy nhiên thông tin chỉ mang tính tổng hợp các quy phạm pháp luật trước đó dưới dạng “bình mới rượu cũ”.

Sự đột phá được coi như cuộc cách mạng thay đổi hoàn toàn quan niệm trước đó trong sự quản lý của Nhà nước về hình thức, nội dung con dấu của doanh nghiệp chỉ thực sự xuất hiện khi Luật Doanh nghiệp 2014 ra đời.

Theo khoản 1 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2014, lần đầu tiên doanh nghiệp được quyền quyết định về hình thức và nội dung con dấu của mình thì nội dung con dấu phải thể hiện hai nội dung sau:

Đây là hai thông tin căn bản nhất để nhận diện và phân biệt giữa con dấu của các doanh nghiệp với nhau. Bên cạnh nội dung thì doanh nghiệp cũng được tự do lựa chọn hình dạng, kích thước của con dấu cho riêng cơ sở mình mà không bị dập theo khuôn mẫu nhất định. 

Mặc dù đã có sự “nới lỏng” đáng kể khi trao cho doanh nghiệp quyền quyết định về hình thức và nội dung, tuy nhiên tại Điều 14 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy đinh chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp thì nội dung, hình ảnh con dấu không được phép bao gồm:  

- Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

- Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội - nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp;

- Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

Có thể thấy, các quy phạm pháp này đã cụ thể hóa các nội dung hình ảnh không được sử dụng trong con dấu so với việc chỉ dừng ở “Quốc huy” như trong Nghị định số 58/2001/NĐ-CP. Việc này tránh sự nhầm lẫn giữa dấu của doanh nghiệp với dấu của các tổ chức, cơ quan nhà nước cũng như đảm bảo tính độc lập chủ quyền của quốc gia. 

Nếu như coi Luật Doanh nghiệp 2014 là một cuộc cách mạng thì Luật Doanh nghiệp 2020 chính là bước cải tiến không chỉ phát triển dựa trên những quy định trước đó mà còn mở rộng, cập nhật để phù hợp với sự thay đổi của xã hội. Tại khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không chỉ được tự chủ trong việc quyết định về nội dung, hình thức mà còn được lựa chọn loại dấu theo truyền thống (làm tại cơ sở khắc dấu) hoặc dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Quy định này tạo điều kiện cho doanh nghiệp cập nhật và áp dụng các tiến bộ về khoa học kỹ thuật vào hoạt động thực tế để theo kịp nhịp phát triển số hóa toàn cầu, đặc biệt là khi ký kết hợp đồng với chủ thể nước ngoài. Ngoài ra còn giảm thiểu chỉ phí và thủ tục so với tạo lập con dấu truyền thống.

Về số lượng con dấu

Trở về với quy định sơ khai, đầu tiên về con dấu của doanh nghiệp, tại khoản 1 Điều 6 Nghị định 58/2001/NĐ-CP quy định về quản lý và sử dụng con dấu, có thể thấy không chỉ số lượng bị giới hạn “chỉ được sử dụng một con dấu” mà thủ tục để cấp lại hoặc có thêm 01 con dấu có nội dung như con dấu thứ nhất đều rất phức tạp, phải làm việc với nhiều cơ quan nhà nước khác nhau. 

Điều này đã được khắc phục phần nào tại Luật Doanh nghiệp 2005, khi đó doanh nghiệp đã có thể có con dấu thứ hai trong trường hợp cần thiết và được sự đồng ý của cơ quan cấp dấu. Tuy nhiên, trên thực tế thực hiện thì việc “quy định trường hợp cần thiết” vẫn còn phụ thuộc vào ý kiến chủ quan của cơ quan cấp dấu, làm thiếu sự nhất quán trên toàn quốc trong việc cấp con dấu thứ hai cho doanh nghiệp.

Tại hai phiên bản mới nhất của Luật Doanh nghiệp, việc quyết định số lượng con dấu đã được trao hoàn toàn cho doanh nghiệp, cụ thể là Chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng trừ khi Điều lệ công ty có quy định khác và số lượng con dấu phải được ghi vào trong Điều lệ công ty. 

Về quản lý và sử dụng và lưu trữ con dấu

Trước khi Luật Doanh nghiệp 2014 có hiệu lực thì Nhà nước là chủ thể duy nhất có quyền quản lý, quyết định việc sử dụng con dấu của doanh nghiệp. Trong khi hoạt động kinh doanh luôn biến động, thay đổi khiến cho doanh nghiệp cũng phải chuyển mình để phù hợp với thị trường thì việc “ép khuôn” các quy định về con dấu đã gây trở ngại đáng kể trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Điểm yếu này đã được khắc phục qua Điều 15 Nghị định 96/2015/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp thì khi chuyển dần quyền quyết định từ Nhà nước sang cho chính doanh nghiệp bằng việc quy định cụ thể trong Điều lệ công ty. Quy định này được kế thừa và phát triển tại khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, theo đó doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Về thủ tục đăng ký con dấu

Thay vì phải đăng ký mẫu dấu với cơ quan Công an như trước đây thì từ Luật Doanh nghiệp 2014 trở đi doanh nghiệp được hoàn toàn chủ động trong việc làm con dấu. Doanh nghiệp có thể tự khắc dấu hoặc đến cơ sở khắc dấu để làm con dấu. Trước khi sử dụng con dấu, doanh nghiệp chỉ cần gửi thông báo mẫu dấu đến cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng Thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Mục đích của quy định này là nhằm công bố công khai cho cho xã hội và bên thứ ba được biết về con dấu của doanh nghiệp.

Ngoài việc các thủ tục đăng ký trước đây được rút gọn chỉ còn bước Thông báo mẫu con dấu theo quy định về đăng ký kinh doanh thì tại khoản 10 Điều 1 Nghị định 108/2018/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14/9/2015 của Chính phủ về đăng ký doanh nghiệp, Nhà nước còn tạo điều kiện cho các doanh nghiệp thực hiện thủ tục thông báo mẫu con dấu qua mạng điện tử rồi thì không phải nộp hồ sơ bằng giấy cho Phòng đăng ký kinh doanh. 

Đặc biệt tới Luật Doanh nghiệp 2020, thủ tục thông báo mẫu con dấu đã được loại bỏ hoàn toàn dựa trên thực tế vai trò của con dấu truyền thống đã dần bị lu mờ và thay thế bởi dấu dưới hình thức chữ ký số trong thời đại bùng nổ của các giao dịch điện tử.

Đứng trước những thay đổi của thời đại, pháp luật về doanh nghiệp đã tiếp thu, chuyển mình để thay đổi, bắt kịp với xu thế thị trường hướng tới một môi trường kinh doanh năng động hơn cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, song hành với tự do gần như tuyệt đối của doanh nghiệp thì cũng đặt ra nhiều vấn đề pháp lý liên quan. Một khi con dấu đa dạng mẫu mã, hình thức tồn tại không còn bị bắt buộc thông báo qua Cổng thông tin của Phòng đăng ký kinh doanh nữa thì doanh nghiệp phải tìm phương pháp khác để công bố rộng rãi con dấu thuộc sở hữu của mình để tránh trường hợp làm giả con dấu, gây thiệt hại về tài chính cũng như uy tín của doanh nghiệp.

Tóm lại, song hành với quyền lợi luôn là nghĩa vụ phải thực hiện. Không thể phủ nhận việc tối đa hóa quyền tự quyết của doanh nghiệp về con dấu đã tháo gỡ rất nhiều vướng mắc cũng như “nhẹ gánh” về tài chính và thủ tục hành chính, nhưng mọi sự tự do luôn cần có khuôn khổ nhất định của nó nên với một văn bản mới như Luật Doanh nghiệp 2020, Nhà nước vẫn cần có những hướng dẫn cụ thể hơn để áp dụng các điều luật đã đề ra và bổ sung các quy định mới để điều chỉnh các vấn đề phát sinh trong qua trình áp dụng luật. 

Luật sư NGUYỄN ĐỨC HOÀN
Giám đốc Công ty Luật HOK

Quảng cáo: Phương thức marketing hữu hiệu hay mối nguy hiểm tiềm tàng?