Trong đó, tại khoản 15 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung Điều 43 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP quy định về trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực nhằm đáp ứng yêu cầu khi vận hành tổ chức bộ máy và hoạt động của mô hình chính quyền địa phương 02 cấp.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Theo đó, trách nhiệm của Ủy ban nhân dân các cấp trong quản lý nhà nước về chứng thực được quy định tại Nghị định số 280/2025/NĐ-CP như sau:
Đối với Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực tại địa phương thì có nhiệm vụ, quyền hạn:
- Tổ chức triển khai thực hiện văn bản quy phạm pháp luật về chứng thực tại địa phương;
- Hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực cho cán bộ, công chức làm công tác chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp xã và công chứng viên của các tổ chức hành nghề công chứng;
- Tổ chức tuyên truyền, phổ biến các quy định pháp luật về chứng thực; có biện pháp chấn chỉnh tình hình lạm dụng yêu cầu bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện thủ tục hành chính trên địa bàn;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện chứng thực và quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa phương, đáp ứng yêu cầu cung cấp và trao đổi thông tin;
- Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn;
- Tổng hợp, đăng tải danh sách người ký chứng thực của các Ủy ban nhân dân cấp xã tại địa phương trên Cổng thông tin điện tử hoặc Trang thông tin điện tử của Sở Tư pháp và cập nhật danh sách này khi có thay đổi;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của cá nhân, tổ chức và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
- Xem xét việc chuyển giao toàn bộ hoặc một phần việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký cho các tổ chức hành nghề công chứng tại những địa bàn cấp xã có ít nhất 01 tổ chức hành nghề công chứng đang hoạt động ổn định, hiệu quả tại thời điểm quyết định việc chuyển giao, tổ chức hành nghề công chứng được phân bố hợp lý, thuận lợi cho cá nhân, tổ chức có nhu cầu chứng thực tại địa phương;
- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực tại địa phương, báo cáo Bộ Tư pháp theo quy định. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các điểm a, b, c, d, e, g, h và i Điều này và kiểm tra hoạt động chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn.
Còn đối với Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong phạm vi địa bàn cấp xã thì có nhiệm vụ, quyền hạn:
- Quản lý việc thực hiện các nhiệm vụ chứng thực theo quy định tại Nghị định này;
- Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về chứng thực;
- Cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực;
- Giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh của cá nhân, tổ chức và xử lý các vi phạm hành chính liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền;
- Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực báo cáo Sở Tư pháp theo quy định.
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phối hợp với Trung tâm Phục vụ hành chính công giúp Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ quy định tại các điểm a, b, và c Điều này. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định phải thông báo mẫu chữ ký được sử dụng khi ký chứng thực cho Sở Tư pháp.
Ngoài ra, khoản 16 Điều 1 Nghị định số 280/2025/NĐ-CP cũng bổ sung quy định tại Điều 47 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP điều khoản chuyển tiếp theo hướng:
Đối với các giao dịch đã chứng thực tại Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã trước ngày 01/7/2025 thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch, sửa lỗi sai sót trong giao dịch đã được chứng thực, việc cấp bản sao có chứng thực từ bản chính giao dịch đã được chứng thực được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã lưu trữ hồ sơ chứng thực giao dịch.
Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, sổ chứng thực chữ ký người dịch, sổ chứng thực giao dịch được lập trước ngày Nghị định số 280/2025/NĐ-CP này có hiệu lực thi hành (ngày 01/11/2025) tiếp tục được sử dụng đến hết ngày 31/12/2025.
