Bối cảnh và sự ra đời của văn phòng số
Trong làn sóng chuyển đổi số toàn cầu, khu vực công đang đứng trước yêu cầu cấp thiết phải thay đổi để đáp ứng kỳ vọng ngày càng cao của người dân về hiệu quả quản trị, sự minh bạch và khả năng cung ứng dịch vụ công hiện đại. Đặc biệt, sau đại dịch COVID-19, áp lực số hóa bộ máy hành chính càng trở nên mạnh mẽ hơn, đòi hỏi các cơ quan nhà nước không chỉ ứng dụng công nghệ mà còn phải tái cấu trúc lại phương thức tổ chức và vận hành. Trong bối cảnh đó, “văn phòng số” nổi lên như một mô hình cốt lõi để hiện thực hóa mục tiêu xây dựng chính quyền điện tử và chính phủ số.
Khái niệm “văn phòng số” (digital office) bắt đầu hình thành rõ nét trong các tài liệu học thuật và chính sách công quốc tế vào giai đoạn cuối những năm 2010, khi các quốc gia và tổ chức đa phương đối mặt với áp lực hiện đại hóa bộ máy hành chính nhằm đáp ứng yêu cầu minh bạch, hiệu quả và linh hoạt hơn trong môi trường số. Đặc biệt, giai đoạn 2019–2020, dưới tác động của đại dịch COVID-19, mô hình làm việc từ xa, hội họp trực tuyến và quy trình xử lý điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc, thúc đẩy các quốc gia tái định hình cách thức vận hành nền hành chính công. Trong bối cảnh đó, nhiều tổ chức quốc tế như OECD, Liên minh châu Âu và Ngân hàng Thế giới đã đưa ra các định nghĩa, khuyến nghị và bộ tiêu chí để hướng dẫn triển khai văn phòng số một cách hệ thống.
Theo Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (OECD), "văn phòng số là môi trường làm việc tích hợp các hạ tầng, công cụ và dữ liệu số nhằm tối đa hóa hiệu suất lao động, cải thiện ra quyết định và tăng cường tương tác giữa các bên liên quan trong tổ chức" (OECD, 2020). Không chỉ là việc trang bị công nghệ mới, văn phòng số đòi hỏi sự thay đổi toàn diện trong cách thức quản lý công việc, xử lý văn bản, lưu trữ dữ liệu và phối hợp nội bộ – từ đó xây dựng một môi trường làm việc điện tử chuyên nghiệp, minh bạch, linh hoạt và dựa trên dữ liệu[1].
Theo báo cáo DESI 2023 (Digital Economy and Society Index) của Liên minh châu Âu, các quốc gia tiên phong trong triển khai văn phòng số như Estonia, Đan Mạch, Ai Len đã đạt được những kết quả ấn tượng: hơn 90% dịch vụ công được cung cấp trực tuyến, và 100% công chức sử dụng hệ thống quản lý văn bản điện tử. Việc chuyển đổi sang mô hình văn phòng số giúp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu sai sót trong quy trình hành chính, tiết kiệm chi phí và rút ngắn đáng kể thời gian xử lý công việc[2].
Từ góc độ chiến lược, văn phòng số không chỉ là một công cụ kỹ thuật mà còn là nền tảng vận hành mới của cơ quan công quyền trong thời đại số. Đây là trụ cột quan trọng để triển khai thành công các chương trình chuyển đổi số quốc gia, góp phần xây dựng nền hành chính phục vụ, hiện đại và lấy người dân làm trung tâm.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Kinh nghiệm từ Liên minh châu Âu trong xây dựng văn phòng số
Là một trong những khu vực đi đầu trong chuyển đổi số khu vực công, Liên minh châu Âu (EU) đã không ngừng hoàn thiện các chiến lược, thể chế và công cụ nhằm thúc đẩy việc hiện đại hóa nền hành chính nhà nước thông qua mô hình văn phòng số. Thay vì chỉ tập trung số hóa dịch vụ công hướng tới người dân, EU coi việc tổ chức lại cách thức vận hành nội bộ các cơ quan công quyền theo hướng số hóa toàn diện là nền tảng căn bản để đảm bảo hiệu quả lâu dài, nhất quán và linh hoạt.
Trên cơ sở đó, EU đã xây dựng một hệ sinh thái văn phòng số với bốn trụ cột chủ đạo: (1) hành lang pháp lý và thể chế hỗ trợ chuyển đổi số trong khu vực công; (2) hạ tầng số liên thông và tiêu chuẩn hóa; (3) phát triển năng lực số cho công chức; và (4) thúc đẩy văn hóa đổi mới và tư duy quản trị dựa trên dữ liệu. Kinh nghiệm từ EU cho thấy, chỉ khi các yếu tố này được triển khai đồng bộ, văn phòng số mới có thể trở thành công cụ hiệu quả để hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả điều hành và tạo ra giá trị công bền vững.
Hành lang pháp lý và khung thể chế đồng bộ
Liên minh châu Âu đã thiết lập một hệ thống chính sách và hành lang pháp lý chặt chẽ nhằm tạo nền tảng cho chuyển đổi số trong khu vực công, đặc biệt nhấn mạnh vào việc xây dựng và vận hành hiệu quả mô hình văn phòng số. Khác với các chiến lược số hóa chung, các chính sách tại EU không chỉ tập trung vào việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến mà còn hướng tới việc tổ chức lại nội bộ cơ quan hành chính theo mô hình làm việc hoàn toàn số hóa, nơi mọi quy trình xử lý văn bản, luồng công việc và lưu trữ dữ liệu đều được thực hiện trên nền tảng điện tử thống nhất và liên thông.
Quá trình này khởi nguồn từ nhu cầu cấp thiết sau khủng hoảng tài chính 2008–2009, khi EU đẩy mạnh cải cách hành chính, tăng cường hiệu quả quản trị và giảm chi phí hoạt động thông qua số hóa. Sự ra đời của các đạo luật và chiến lược số cũng gắn liền với mục tiêu nâng cao năng lực cạnh tranh nội khối và đảm bảo hội nhập số xuyên biên giới giữa các quốc gia thành viên – một yêu cầu đặc biệt quan trọng đối với các văn phòng công có chức năng phối hợp và chia sẻ thông tin liên quốc gia.
eGovernment Action Plan 2016–2020: Được khởi xướng như một phần của chiến lược Thị trường Số Thống Nhất (Digital Single Market Strategy), kế hoạch này phản ánh cam kết của EU trong việc hiện đại hóa chính quyền điện tử, số hóa quy trình làm việc hành chính và thúc đẩy mô hình văn phòng số trong các cơ quan công. Kế hoạch nhấn mạnh các nguyên tắc như số hóa xuyên biên giới, chỉ cung cấp thông tin một lần, và lấy người dân làm trung tâm (European Commission, 2016)[3].
Digital Decade Policy Programme 2030: Trong bối cảnh hậu đại dịch COVID-19, chương trình được thông qua như một chiến lược phục hồi và phát triển dài hạn của EU. Trong đó, việc triển khai văn phòng số được đặt vào trung tâm của mục tiêu chuyển đổi số toàn diện khu vực công – bao gồm nâng cấp hạ tầng văn phòng điện tử, đảm bảo năng lực số cho công chức và áp dụng các công nghệ mới trong quy trình nội bộ (European Commission, 2022).
Nguyên tắc "Only Once": Xuất phát từ thực tiễn tại các nước Bắc Âu, đặc biệt là Estonia, nguyên tắc này chính thức được đưa vào định hướng cải cách của EU trong eGovernment Plan 2016–2020 như một yếu tố thiết yếu của văn phòng số, giúp tạo ra quy trình làm việc nội bộ hiệu quả, tránh trùng lặp dữ liệu và nâng cao trải nghiệm cho cả cán bộ và công dân (EU Open Data Portal, 2020).
Quy định eIDAS (Regulation (EU) No 910/2014): Ban hành trong bối cảnh gia tăng giao dịch điện tử và đòi hỏi tính tin cậy pháp lý cho định danh số, eIDAS tạo điều kiện cho việc truy cập và chia sẻ dữ liệu điện tử an toàn giữa các văn phòng công vụ tại các quốc gia EU. Đây là cơ sở pháp lý để tích hợp hệ thống văn phòng số xuyên biên giới, đảm bảo khả năng vận hành đồng nhất và liên thông dữ liệu (European Commission, 2014).
Thông qua việc ban hành các chính sách đồng bộ và có tính ràng buộc cao, EU đã xây dựng nền móng pháp lý vững chắc cho triển khai văn phòng số – không chỉ là hạ tầng kỹ thuật mà còn là mô hình tổ chức và văn hóa vận hành mới trong khu vực công. Điều này cho phép các quốc gia thành viên thiết lập và vận hành các văn phòng số một cách nhất quán, hiệu quả và dễ dàng mở rộng theo nhu cầu phát triển.
Hạ tầng số liên thông, tiên tiến
Một trong những nền tảng cốt lõi để hiện thực hóa văn phòng số tại EU là việc xây dựng hạ tầng số liên thông, tích hợp và tái sử dụng được giữa các cơ quan trong khu vực công. Mục tiêu không chỉ là kết nối các hệ thống công nghệ, mà còn tạo điều kiện cho môi trường làm việc số hóa toàn diện – nơi văn bản, dữ liệu và quy trình nghiệp vụ được xử lý, lưu trữ và chia sẻ trên cùng một nền tảng.
EU đã phát triển các CEF Building Blocks (Connecting Europe Facility), bao gồm các mô-đun tái sử dụng như eDelivery (gửi nhận dữ liệu), eInvoicing (hóa đơn điện tử), eTranslation (dịch tự động), eID (nhận dạng điện tử)... Đây là những cấu phần cơ bản giúp các cơ quan công quyền tại các quốc gia thành viên có thể tích hợp hệ thống văn phòng điện tử và chia sẻ dữ liệu theo chuẩn chung, phục vụ mục tiêu triển khai văn phòng số xuyên biên giới (European Commission, 2020).
Các quốc gia như Phần Lan, Đức và đặc biệt là Estonia đã đầu tư mạnh mẽ vào hạ tầng văn phòng điện tử. Estonia sử dụng nền tảng X-Road – một cơ sở hạ tầng trung gian kết nối hơn 1.000 hệ thống công và tư, cho phép chia sẻ thông tin theo thời gian thực giữa các cơ quan và tự động hóa quy trình xử lý văn bản. X-Road là xương sống cho mọi hoạt động văn phòng điện tử ở Estonia, bao gồm xử lý tài liệu, phân luồng công việc và lưu trữ điện tử (e-Estonia Briefing Centre, 2022).
Ngoài ra, các hệ thống quản trị nội bộ hiện đại trong EU còn tích hợp công nghệ điện toán đám mây, chuỗi khối (blockchain) để đảm bảo xác thực dữ liệu, và chuẩn bảo mật ENISA nhằm tăng cường an toàn thông tin. Những công nghệ này không chỉ phục vụ tác nghiệp mà còn giúp hình thành một không gian văn phòng làm việc số hiệu quả, liên kết đa tầng giữa trung ương và địa phương, giữa các bộ phận nội bộ trong từng tổ chức.
Hạ tầng văn phòng số đồng bộ giúp tiết kiệm thời gian xử lý văn bản, giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu, tăng tính minh bạch trong luồng thông tin và kiểm soát nội bộ tốt hơn. Việc chia sẻ dữ liệu an toàn và nhanh chóng là tiền đề để triển khai chính phủ mở, dịch vụ công số và các nền tảng điều hành thông minh.
Nâng cao năng lực số cho công chức
Nguồn nhân lực là yếu tố trung tâm quyết định đến hiệu quả vận hành văn phòng số. Tại EU, việc phát triển năng lực số cho công chức không chỉ dừng lại ở đào tạo kỹ năng công nghệ, mà còn gắn liền với chiến lược nâng cao tư duy số và khả năng làm việc trong môi trường văn phòng điện tử.
Tại Estonia, một trong những quốc gia đi đầu về chính phủ số, các chương trình đào tạo kỹ năng số được tích hợp xuyên suốt từ hệ thống giáo dục phổ thông đến hệ thống hành chính công. Công chức phải vượt qua các kỳ kiểm tra định kỳ về mức độ thông thạo công cụ số, quy trình xử lý văn bản điện tử và bảo mật dữ liệu (OECD, 2021).
Tại Đan Mạch, Cơ quan Chuyển đổi số Quốc gia (Agency for Digital Government) được thành lập để hỗ trợ trực tiếp các bộ ngành và địa phương trong việc tổ chức đào tạo, cập nhật kỹ năng cho công chức. Các khóa học bao gồm kỹ năng sử dụng phần mềm điều hành tác nghiệp, ứng dụng AI trong phân loại văn bản và xử lý công việc lặp lại trong môi trường văn phòng số.
Sau đại dịch COVID-19, nhiều quốc gia EU đã khuyến khích mạnh mẽ mô hình làm việc kết hợp (hybrid working), đòi hỏi công chức phải sử dụng thành thạo các công cụ cộng tác từ xa như eCabinet, Microsoft Teams, Zoom, nền tảng chữ ký số và kho lưu trữ điện tử dùng chung.
Việc nâng cao năng lực số cho công chức giúp bảo đảm văn phòng số không chỉ là hạ tầng kỹ thuật mà thực sự là một phương thức làm việc mới, hiệu quả hơn. Công chức có kỹ năng số tốt sẽ chủ động hơn trong xử lý công việc, giảm phụ thuộc vào hệ thống giấy tờ, đồng thời nâng cao chất lượng phục vụ người dân.
Tăng cường văn hóa số và tư duy đổi mới
Một nền văn phòng số không thể vận hành hiệu quả nếu thiếu đi nền tảng văn hóa tổ chức phù hợp. Tại EU, văn hóa số được coi là động lực then chốt thúc đẩy sự thay đổi từ mô hình hành chính truyền thống sang mô hình quản trị dựa trên dữ liệu và kết quả.
Các quốc gia như Hà Lan, Áo hay Phần Lan đã triển khai nhiều chương trình nhằm khơi gợi tinh thần sáng tạo, thúc đẩy tư duy cải tiến trong các tổ chức công. Cơ quan công quyền được khuyến khích sử dụng công nghệ mới như AI để phân tích văn bản, big data để dự báo nhu cầu dịch vụ công và RPA để tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại. Điều này không chỉ nâng cao năng suất lao động mà còn tạo môi trường làm việc linh hoạt, minh bạch và chủ động thay đổi.
Chẳng hạn, Hà Lan áp dụng hệ thống AI vào phân loại và đề xuất nội dung văn bản đến các bộ ngành nhằm tiết kiệm thời gian xử lý văn bản hành chính. Trong khi đó, Áo là một trong những nước đầu tiên tích hợp blockchain vào quản lý cấp phát chứng chỉ hành chính, giúp minh bạch và chống giả mạo tài liệu (European Blockchain Services Infrastructure, 2021).
Văn hóa số là nền tảng duy trì và lan tỏa giá trị của văn phòng số. Khi tổ chức có tư duy số hóa, tinh thần cải cách và sáng tạo được coi trọng, văn phòng số mới thực sự trở thành động lực đổi mới hành chính, phục vụ người dân hiệu quả, minh bạch và kịp thời.
Giá trị tham khảo cho Việt Nam từ kinh nghiệm EU
Từ những thành công và bài học trong triển khai văn phòng số của Liên minh châu Âu, Việt Nam có thể tham khảo ba trụ cột chính: thể chế, hạ tầng công nghệ và nguồn nhân lực. Mỗi trụ cột cần được đồng bộ hóa trong cách tiếp cận và triển khai thực tiễn.
Trước hết, về mặt thể chế, xây dựng một khung pháp lý rõ ràng và nhất quán nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho triển khai văn phòng số. Trong đó, ưu tiên ban hành các quy định liên quan đến dữ liệu mở, nhận dạng điện tử, lưu trữ số và quản lý dữ liệu công. Đồng thời, cần thúc đẩy kết nối, liên thông các cơ sở dữ liệu quốc gia và tích hợp với các hệ thống quản lý nhà nước hiện hành, đảm bảo thực thi hiệu quả nguyên tắc "Only Once", giảm gánh nặng hành chính cho người dân và doanh nghiệp.
Thứ hai, hiện đại hóa hạ tầng công nghệ là nền tảng để vận hành hiệu quả văn phòng số. Tập trung đầu tư vào các hệ thống quản lý văn bản, công việc và điều hành điện tử có khả năng tích hợp cao, thân thiện với người dùng và đáp ứng tiêu chuẩn an toàn thông tin. Song song đó, việc ưu tiên ứng dụng điện toán đám mây, ảo hóa hệ thống và bảo mật mạng theo chuẩn quốc tế sẽ giúp đảm bảo tính bền vững và linh hoạt trong triển khai diện rộng.
Cuối cùng, yếu tố con người và văn hóa tổ chức đóng vai trò then chốt trong quá trình chuyển đổi. Tổ chức các chương trình đào tạo căn bản và chuyên sâu về kỹ năng số cho đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; đồng thời ban hành các chính sách đãi ngộ, khích lệ đổi mới và tinh thần chủ động trong việc ứng dụng công nghệ. Bên cạnh đó, xây dựng môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sáng tạo và đề cao tinh thần cải cách trong lãnh đạo sẽ giúp văn phòng số không chỉ là công cụ kỹ thuật, mà trở thành động lực thay đổi trong toàn bộ bộ máy hành chính công.
Kết luận
Văn phòng số không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là biểu hiện rõ nét của quá trình chuyển đổi mô hình quản trị công trong kỷ nguyên số. Kinh nghiệm từ Liên minh châu Âu cho thấy, để triển khai thành công văn phòng số, cần một hệ sinh thái đồng bộ gồm nền tảng pháp lý rõ ràng, hạ tầng số tiên tiến, năng lực số của đội ngũ công chức và đặc biệt là một văn hóa tổ chức đổi mới, thích ứng.
Trong bối cảnh cả thế giới đang nổ lực vươn mình đổi mới, tích cực thực hiện các chương trình chuyển đổi số quốc gia và xây dựng chính phủ số, văn phòng số cần được xác định là cấu phần chiến lược của cải cách hành chính công. Việc triển khai văn phòng số không chỉ giúp tinh gọn bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động và năng suất lao động trong khu vực công, mà còn tạo ra bước chuyển căn bản trong tư duy phục vụ, lấy dữ liệu làm nền tảng và người dân làm trung tâm.
Để hiện thực hóa mục tiêu này, cần khẩn trương hoàn thiện thể chế, tăng cường đầu tư vào hạ tầng số và công cụ điều hành điện tử, đồng thời phát triển nguồn nhân lực chất lượng cao có khả năng dẫn dắt và vận hành mô hình văn phòng hiện đại. Hơn nữa, cần xây dựng một nền văn hóa công vụ thích ứng với môi trường làm việc số, trong đó đổi mới, minh bạch và chủ động là các giá trị cốt lõi.
Văn phòng số – nếu được thiết kế và triển khai bài bản – không chỉ là công cụ hỗ trợ vận hành chính quyền số, mà còn là nền tảng để tiến tới một nền hành chính phục vụ hiệu quả, tiết kiệm, liêm chính và hiện đại.
VŨ THỊ DIỆP
Phó Chánh Văn phòng,
Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia Sự thật, Ban Chấp hành Trung ương Đảng.
[1] OECD Digital Economy Outlook 2020, https://www.oecd.org/en/publications/2020/11/oecd-digital-economy-outlook-2020_3f7b7e58.html
[2] The OECD Digital Government Policy Framework, https://www.oecd.org/en/publications/the-oecd-digital-government-policy-framework_f64fed2a-en.html
[3] European Commission. (2020). Connecting Europe Facility (CEF) Building Blocks. https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/CEF+Digital+Home
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. European Commission. (2016). EU eGovernment Action Plan 2016–2020. https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A52016DC0179
2. European Commission. (2022). Digital Decade Policy Programme 2030. https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/europes-digital-decade
3. Regulation (EU) No 910/2014 of the European Parliament and of the Council on electronic identification and trust services (eIDAS). https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32014R0910
4. EU Open Data Portal. (2020). Only Once Principle in Digital Government. https://data.europa.eu/en
5. OECD. (2020). The Digital Transformation of Government: Helping Governments Respond to the Needs of Networked Societies. https://www.oecd.org/governance/digital-government
6. OECD. (2021). Digital Government Index 2019: Results and Key Recommendations. https://www.oecd.org/gov/digital-government-index.htm
7. e-Estonia Briefing Centre. (2022). X-Road – the backbone of e-Estonia. https://e-estonia.com/solutions/interoperability-services/x-road/
8. European Blockchain Services Infrastructure. (2021). Blockchain for Public Services. https://ec.europa.eu/digital-strategy/our-policies/european-blockchain-services-infrastructure_en
