Theo đó, tại Điều 12 Nghị định 31/2026/NĐ-CP quy định mức phạt vi phạm về số hóa tài liệu lưu trữ có nêu rõ, phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: Tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỉ lệ dưới 1% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm:
- Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: Tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỉ lệ từ 1% đến dưới 1,5% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;
- Không xây dựng quy trình xuất tài liệu và trả tài liệu lưu trữ khi thực hiện số hóa; thực hiện số hóa khi quy trình chưa được cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý tài liệu phê duyệt;
- Tổ chức số hóa ở địa điểm không đáp ứng yêu cầu theo quy định về cơ sở vật chất, bàn, ghế, ánh sáng, điều hòa không khí hoặc có nguy cơ ngập nước, ẩm mốc, thiếu an toàn, gây hư hỏng tài liệu;
- Không lắp đặt hệ thống giám sát 24/7 tại địa điểm số hóa.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với tổ chức có một trong các hành vi vi phạm:
- Số hóa tài liệu không đáp ứng một trong các yêu cầu sau: tài liệu lưu trữ số hóa không đúng định dạng, độ phân giải; đặt tên tệp tin không đúng quy định; không kết nối dữ liệu chủ, chiếm tỉ lệ từ 1,5% đến dưới 2% tổng số tài liệu của phông tài liệu hoặc khối tài liệu đưa ra số hóa;
- Sử dụng thiết bị số hóa chưa được kiểm tra an ninh, an toàn thông tin;
- Không ký số của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền quản lý tài liệu lưu trữ gốc trên tài liệu số hóa.
Ngoài ra, phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi mang thiết bị di động, thiết bị lưu trữ, thiết bị ghi chụp hình, phát sóng vào địa điểm số hóa.
Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 12.000.000 đồng đối với hành vi tự ý mang tài liệu lưu trữ gốc, dữ liệu số hóa, thiết bị công nghệ thông tin, thiết bị lưu trữ ra khỏi địa điểm số hóa.
Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với tổ chức có hành vi không thực hiện hủy toàn bộ dữ liệu trên thiết bị số hóa trước khi vận chuyển ra khỏi khu vực số hóa.
Các hành vi không có biện pháp bảo mật, bảo vệ dữ liệu để đề phòng rủi ro mất mát, thất thoát thông tin; không sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa có thể bị phạt tiền từ 25.000.000 đồng đến 40.000.000 đồng đối với tổ chức.
Theo đó, các biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:
- Buộc khắc phục các sai sót về kỹ thuật để bảo đảm tài liệu lưu trữ số hóa đúng yêu cầu theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 1, điểm a khoản 2 và điểm a khoản 3 Điều 12 Nghị định 31/2026/NĐ-CP này;
- Buộc khôi phục lại dữ liệu số hóa bị thất thoát, sai lệch hoặc thực hiện sao lưu dự phòng dữ liệu số hóa theo quy định đối với hành vi quy định tại khoản 7 Điều 12 Nghị định 31/2026/NĐ-CP.
