Bộ Luật Lao động số 45/2019/QH14 (“BLLĐ 2019”) và Nghị định số 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động (“Nghị định 145”) đã hướng dẫn cụ thể về nội dung và thủ tục đăng ký NQLĐ để doanh nghiệp tham chiếu thực hiện. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp khi nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ vẫn thường nhận được yêu cầu sửa đổi, bổ sung do chưa đáp ứng đầy đủ các điều kiện về nội dung và hình theo quy định của pháp luật và yêu cầu của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, đặc biệt trong bối cảnh thay đổi địa giới hành chính, sắp xếp tinh gọn bộ máy hành chính Nhà nước và áp dụng mô hình chính quyền địa phương 02 cấp trên cả nước thời gian qua.
Doanh nghiệp bỏ qua nhiều yêu cầu bắt buộc
Các nội dung chủ yếu của NQLĐ là yếu tố then chốt bảo đảm tính hợp pháp và hiệu lực thi hành của văn bản này tại doanh nghiệp. Theo quy định[1], NQLĐ phải được xây dựng trên cơ sở không trái với pháp luật về lao động và pháp luật có liên quan. Đồng thời, doanh nghiệp cần đảm bảo NQLĐ thể hiện đầy đủ các “nội dung chủ yếu”[2] như: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi; trật tự tại nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc;... Nếu thiếu một trong các nội dung này, hồ sơ đăng ký NQLĐ sẽ bị cơ quan quản lý lao động yêu cầu bổ sung, điều chỉnh.
Bên cạnh đó, khi soạn thảo NQLĐ, doanh nghiệp phải hạn chế sử dụng các thuật ngữ có cách diễn đạt “mở”, đa nghĩa, gây nên khó khăn và thiếu thống nhất trong cách hiểu NQLĐ. Chẳng hạn như doanh nghiệp sử dụng cụm từ “bao gồm nhưng không giới hạn”, “v.v”, hoặc dấu “…” đặc biệt là trong các điều khoản quy định trách nhiệm của NLĐ. Mặc dù, cách diễn đạt này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc dự liệu các tình huống có thể phát sinh, song cơ quan có thẩm quyền, với tinh thần ưu tiên bảo vệ NLĐ, thường yêu cầu loại bỏ hoặc chỉnh sửa những quy định mơ hồ này. Do đó, doanh nghiệp nên quy định theo hướng liệt kê cụ thể, rõ ràng các hành vi hoặc nghĩa vụ, nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh tranh chấp và tạo thuận lợi trong quá trình đăng ký NQLĐ.
Một điểm nữa doanh nghiệp cũng nên lưu ý đó là việc soạn thảo điều khoản thi hành của NQLĐ. Khi đăng ký NQLĐ, không ít doanh nghiệp bị cơ quan có thẩm quyền trả hồ sơ để sửa đổi hoặc bổ sung do thiếu điều khoản thi hành hoặc trình bày điều khoản này chưa tách bạch với các nội dung khác trong NQLĐ. Vì vậy, việc lưu ý bổ sung một điều khoản riêng, quy định về việc tổ chức thi hành NQLĐ nhằm đảm bảo tính hoàn chỉnh của văn bản là hết sức cần thiết.
Điều khoản thi hành NQLĐ đã được Sở Nội Vụ TP. Hồ Chí Minh chấp thuận thông qua.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên lưu ý quy định“NQLĐ có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 của Bộ luật này nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.”[3] Trong thực tế, tùy từng thời điểm và người xử lý hồ sơ, doanh nghiệp có thể được yêu cầu ghi nhận cụ thể thời điểm và điều kiện có hiệu lực của NQLĐ theo đúng nội dung nêu tại điều này, hoặc được yêu cầu xác định ngày có hiệu lực bằng một mốc thời gian cụ thể do doanh nghiệp tự xác định.
Tuy vậy, chúng tôi cho rằng doanh nghiệp nên cân nhắc để ghi nhận thời điểm và điều kiện có hiệu lực của NQLĐ theo đúng quy định của BLLĐ, bởi đây là phương án có cơ sở pháp lý rõ ràng.
Công đoàn cơ sở đóng vai trò quan trọng trong việc đăng ký nội quy lao động
Đối với doanh nghiệp có công đoàn cơ sở, doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của công đoàn về NQLĐ trước khi ban hành để đảm bảo tuân thủ yêu cầu của pháp luật lao động. Việc tham khảo ý kiến phải được lập thành văn bản, có thể được thể hiện dưới hình thức một biên bản họp lấy ý kiến, trong đó ghi rõ thời gian, địa điểm diễn ra cuộc họp, thành phần tham dự, nội dung được thảo luận, ý kiến thống nhất và phải có chữ ký, đóng dấu của cả đại diện doanh nghiệp và công đoàn.
Trong trường hợp này, ngoài việc được ký và đóng dấu bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, NQLĐ nên được bổ sung chữ ký, đóng dấu của người đại diện công đoàn vì thực tiễn cho thấy, cơ quan có thẩm quyền đăng ký có thể đưa ra yêu cầu bổ sung, nhằm bảo đảm tính xác thực rằng NQLĐ đã được lấy ý kiến, thống nhất với công đoàn theo đúng quy định trước khi ban hành.
Cách thức nộp hồ sơ đăng ký và cơ quan thực hiện
Về thời hạn nộp hồ sơ, theo quy định hiện hành, doanh nghiệp phải đăng ký NQLĐ trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành.[4] Do đó, doanh nghiệp cần chú ý ghi nhận ngày ban hành trong NQLĐ không vượt quá 10 ngày trước thời điểm nộp hồ sơ đăng ký.
Về cơ quan có thẩm quyền xử lý hồ sơ, hiện nay, việc thực hiện đăng ký lao động thuộc Sở Nội Vụ nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, trong bối cảnh thay đổi địa giới hành chính, sắp xếp tinh gọn bộ máy Nhà nước và áp dụng mô hình chính quyền địa phương 02 cấp, thẩm quyền tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký NQLĐ tại một số địa phương có thể được điều chỉnh, phân cấp hoặc ủy quyền cho cơ quan khác. Ví dụ, theo hướng dẫn tại Công văn 1351/SNV-LĐTLBHXH ngày 31/7/2025 của Sở Nội vụ Tp. Hồ Chí Minh về việc tiếp nhận NQLĐ, thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố, hồ sơ đăng ký NQLĐ của doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, và các cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp thuộc Trung ương, Thành phố quản lý vẫn được xử lý bởi Sở Nội vụ. Tuy nhiên, doanh nghiệp thuộc các khu chế xuất, khu công nghiệp, khu công nghệ cao sẽ cần nộp hồ sơ đăng ký NQLĐ tại Ban Quản lý các Khu chế xuất và công nghiệp, Ban Quản lý Khu Công nghệ cao. Nếu không thuộc hai trường hợp kể trên, doanh nghiệp nộp hồ sơ tại Phòng Văn hoá - Xã hội thuộc Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu Côn Đảo. Như vậy, doanh nghiệp nên tìm hiểu đơn vị chịu trách nhiệm xử lý thủ tục đăng ký NQLĐ cho doanh nghiệp mình trước khi nộp, tránh trường hợp bị trả hồ sơ khi nộp không đúng cơ quan giải quyết.
Thực tiễn thực hiện cho thấy việc nộp hồ sơ trực tuyến hiện được khuyến khích nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và thuận tiện trong theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. Để thực hiện, doanh nghiệp truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia, lựa chọn chính xác cơ quan thực hiện và tiến hành đăng nhập. Tài khoản đăng nhập có thể là tài khoản định danh của doanh nghiệp hoặc tài khoản định danh của cá nhân được ủy quyền. Kết quả xử lý hồ sơ đăng ký NQLĐ cũng sẽ được trả cho doanh nghiệp bằng văn bản điện tử thông qua hệ thống.
Thủ tục đăng ký NQLĐ là một thủ tục hành chính không quá phức tạp. Tuy nhiên, thực tiễn cho thấy, thủ tục này đòi hỏi doanh nghiệp có sự chuẩn bị, tìm hiểu kỹ các quy định liên quan để đảm bảo thực hiện đầy đủ các yêu cầu và điều kiện pháp luật đặt ra. Càng chuẩn bị kỹ lưỡng, nội dung của NQLĐ tại doanh nghiệp càng toàn diện, phản ánh đúng văn hóa và bản sắc kinh doanh mà doanh nghiệp mong muốn hướng tới.
[1] Điều 118 BLLĐ 2019, được hướng dẫn chi tiết tại Điều 69 Nghị định 145
[2] Khoản 2 Điều 118 BLLĐ 2019 và khoản 2 Điều 69 Nghị định 145
[3] Điều 121 BLLĐ 2019
[4] Khoản 2 Điều 119 BLLĐ 2019
Luật sư NGUYỄN NGỌC TRÀ MY
NGUYỄN TƯỜNG AN CHI
Công ty Luật TNHH HM&P
