Hiệu lực của hợp đồng không đóng dấu công ty

1. Quy định của pháp luật về dấu của Công ty

Luật Doanh nghiệp 2020 cho phép công ty được quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện khác của công ty. Như vậy, có thể hiểu:

Loại dấu: Doanh nghiệp được quyền lựa chọn loại dấu ướt hoặc dấu nổi;

Số lượng dấu: Mặc dù Luật Doanh nghiệp không nói rõ số lượng là bao nhiêu nhưng có thể hiểu doanh nghiệp được quyền quyết định số lượng con dấu nhiều hơn 01 con dấu. Bởi vì, trên thực tế có những trường hợp pháp luật vẫn bắt buộc yêu cầu sử dụng dấu của doanh nghiệp trong các giao dịch nên doanh nghiệp không thể quyết định số lượng con dấu là 0.

Hình thức dấu: Doanh nghiệp được lựa chọn hình thức dấu tròn, dấu vuông, dấu hình chữ nhật, và các hình dạng khác. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có quyền tự do lựa chọn kích thước, màu mực và các hình thức khác của con dấu.

Nội dung dấu: Doanh nghiệp cũng có quyền lựa chọn nội dung dấu là tên công ty, logo của công ty, hoặc bất kỳ nội dung nào khác mà không vi phạm thuần phòng mỹ tục.

Luật Doanh nghiệp 2020 đã trao quyền tự quyết định con dấu cho công ty. Việc quản lý, và lưu giữ dấu thực hiện quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của công ty có dấu ban hành. Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Vậy, vấn đề pháp lý đặt ra là: Nếu Hợp đồng không được đóng dấu của các bên thì có bị vô hiệu hay không?

- Trường hợp thứ nhất: Hợp đồng có chữ ký hợp pháp của người đại diện theo pháp luật nhưng không đóng dấu công ty và pháp luật không quy định hợp đồng phải đóng dấu.

Theo quy định của Bộ luật dân sự 2015, hợp đồng có hiệu lực khi có đủ các điều kiện như sau: (i) Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với hợp đồng được xác lập; (ii) Chủ thể tham gia hợp đồng hoàn toàn tự nguyện; (iii) Mục đích và nội dung của hợp đồng không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội; và (iv) Tuân thủ điều kiện về hình thức của hợp đồng trong trường hợp luật có quy định. Các yêu cầu về hình thức của hợp đồng bao gồm (i) thể hiện bằng văn bản; (ii) có công chứng hoặc chứng thực; (iii) đăng ký theo quy định.

Như vậy, pháp luật hiện hành không quy định việc đóng dấu là điều kiện để hợp đồng có hiệu lực, trừ một số trường hợp quy định cụ thể tại luật chuyên ngành như được phân tích dưới đây. Do đó, có thể suy luận hợp đồng không đóng dấu vẫn có hiệu lực nếu được người đại diện theo pháp luật của công ty ký hợp pháp và đáp ứng các điều kiện có hiệu lực của hợp đồng theo quy định của pháp luật.

- Trường hợp thứ hai: Hợp đồng có chữ ký hợp pháp của người đại diện theo pháp luật nhưng không đóng dấu của công ty, tuy nhiên, pháp luật chuyên ngành lại có quy định hợp đồng phải đóng dấu.

Luật Doanh nghiệp quy định công ty sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật. Thực tế, ngoài Bộ luật dân sự, Luật Doanh nghiệp thì một số luật chuyên ngành quy định khá cụ thể về hợp đồng trong lĩnh vực chuyển ngành đó và quy định cụ thể về điều kiện có hiệu lực của hợp đồng.

Điển hình là pháp luật xây dựng quy định rất chi tiết về hiệu lực và tính pháp lý của hợp đồng xây dựng. Theo quy định thì hợp đồng xây dựng có hiệu lực pháp lý khi đáp ứng điều kiện hình thức của hợp đồng gồm có: (i) hợp đồng được lập bằng văn bản; (ii) được ký kết bởi người đại diện theo đúng thẩm quyền theo quy định của pháp luật của các bên tham gia hợp đồng; (iii) nếu một bên tham gia hợp đồng là tổ chức thì bên đó phải ký kết, đóng dấu của doanh nghiệp theo quy định của pháp luật. Và đối với hợp đồng xây dựng thì pháp luật cũng quy định rõ là thời điểm có hiệu lực của hợp đồng xây dựng là thời điểm ký kết hợp đồng và đóng dấu của doanh nghiệp hoặc thời điểm cụ thể khác do các bên thỏa thuận.

Ngoài ra, luật chuyển giao công nghệ cũng quy định rõ về việc giao kết hợp đồng chuyển giao công nghệ phải được lập thành văn bản hoặc hình thức khác được coi là giao dịch văn bản theo quy định của Bộ luật dân sự. Văn bản hợp đồng phải được các bên là doanh nghiệp ký, đóng dấu; ký, đóng dấu giáp lai và các trang của hợp đồng, phụ lục hợp đồng.

Như vậy, mặc dù Bộ luật dân sự không yêu cầu việc đóng dấu là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng nhưng một số pháp luật chuyên ngành vẫn quy định về việc đóng dấu là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng và chủ thể tham gia giao kết hợp đồng cần phải tuân thủ quy định về chữ ký của người đại diện theo pháp luật và đóng dấu của công ty để đảm bảo hợp đồng có hiệu lực.

Một số vấn đề tồn tại trong thực tiễn áp dụng pháp luật

Qua những phân tích nêu trên, có thể phân chia việc sử dụng dấu của công ty thành hai trường hợp là: (i) Trường hợp pháp luật không bắt buộc phải đóng dấu; và (ii) trường hợp pháp luật bắt buộc phải đóng dấu. Trong thực tiễn áp dụng pháp luật còn một số vấn đề tồn tại cơ bản sau đây:

Trường hợp pháp luật không bắt buộc phải đóng dấu chưa được quy định rõ ràng gây ra khó khăn trong việc áp dụng pháp luật trên thực tế.

Tưởng chừng như Luật Doanh nghiệp cho phép công ty được tự quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu là tạo điều kiện thuận lợi cho công ty nhưng trên thực tế lại gây ra những khó khăn trong các giao dịch của công ty trong thực tiễn.

- Thứ nhất: Luật Doanh nghiệp quy định việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty. Quy định này đặt ra đòi hỏi các đối tác của công ty ngoài việc xác minh tính chính xác về hình thức, nội dung của con dấu còn phải tìm hiểu về quy định nội bộ về việc quản lý sử dụng con dấu tại Điều lệ hoặc quy chế của công ty khi giao kết hợp đồng.

Vấn đề đặt ra là, nếu một bên ký kết hợp đồng nhưng sử dụng con dấu không tuân thủ theo Điều lệ hoặc quy chế của công ty để đóng dấu vào hợp đồng thì bên còn lại có được xem là bên thứ ba ngay tình trong giao dịch đó hay không? Đây vẫn là một vấn đề còn bỏ ngỏ và tạo ra rất nhiều ý kiến tranh luận chưa được giải quyết rõ ràng dưới góc độ pháp lý.

- Thứ hai: Vì luật cho phép công ty được tự quy định về việc quản lý và lưu giữ dấu nên đặt ra vấn đề là mỗi doanh nghiệp sẽ quy định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ dấu của doanh nghiệp mình khác nhau. Từ đó phát sinh vấn đề là cùng một giao dịch hoặc cùng một loại hợp đồng có doanh nghiệp thì quy định đóng dấu, có doanh nghiệp thì không quy định đóng dấu. Việc này gây khó khăn trong việc áp dụng pháp luật trên thực tế bởi không có bất kỳ sự thống nhất nào nên các đối tác phải kiểm tra tính pháp lý của giao dịch liên quan đến con dấu đối với từng giao dịch.

Ngoài ra, đối với các hợp đồng được đăng ký tại cơ quan nhà nước như hợp đồng thuê lại đất, hợp đồng thế chấp, hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của doanh nghiệp kinh doanh bất động sản,… thì Luật Doanh nghiệp quy định không bắt buộc đóng dấu vào các hợp đồng, giao dịch này. Tuy nhiên, để kiểm tra xem các hợp đồng đó có tuân thủ quy định về quản lý, sử dụng con dấu của công ty không thì cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ phải tiếp cận được Điều lệ hoặc quy chế của công ty. Nhưng Điều lệ hoặc quy chế của công ty lại không nằm trong thành phần hồ sơ đăng ký phải nộp cho cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ và đồng thời cơ quan tiếp nhận hồ sơ không được yêu cầu công ty nộp thêm giấy tờ mà pháp luật không quy định.

Khi đó, đặt ra vấn đề là: (i) cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ nếu yêu cầu công ty cung cấp thêm điều lệ hoặc quy chế của công ty thì là trái quy định của luật, có rủi ro bị kiến nghị, khiếu nại; hoặc (ii) nếu cơ quan tiếp nhận giải quyết hồ sơ không yêu cầu công ty cung cấp thêm điều lệ hoặc quy chế của công ty thì không thể thẩm định được hồ sơ có tuân thủ đúng quy định của doanh nghiệp về quản lý, sử dụng con dấu của công ty hay không.

- Thứ ba: Do hiện nay pháp luật chưa có một quy định rõ ràng, cụ thể về việc phải hay không phải đóng dấu nên xảy ra rất nhiều mâu thuẫn trong việc xác định trường hợp nào cần đóng dấu, trường hợp nào không cần đóng dấu trong quá trình áp dụng pháp luật trên thực tế.

Bên cạnh đó, có thể do nhận thức và thói quen sử dụng con dấu từ các văn bản quy phạm pháp luật trước đây nên hiện nay để thay đổi quan điểm về việc công ty có quyền quyết định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu bằng tài liệu nội bộ là không hề dễ dàng. Vì vậy, dưới góc độ quan điểm cá nhân, tác giả cho rằng chỉ khi pháp luật có quy định rõ ràng về việc sử dụng con dấu là không bắt buộc thì mới có thể hạn chế những tranh cãi và mâu thuẫn phát sinh liên quan đến việc sử dụng con dấu của công ty trong hợp đồng, giao dịch nói riêng và trong các tài liệu, văn bản của công ty nói chung.

Trường hợp pháp luật quy định phải sử dụng con dấu được quy định ở nhiều văn bản luật chuyên ngành khác nhau gây ra khó khăn trong áp dụng pháp luật trong thực tiễn.

Như đã phân tích ở trên, một số trường hợp pháp luật chuyên ngành yêu cầu việc sử dụng con dấu là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng. Tuy nhiên, vấn đề này cũng đặt ra những câu hỏi pháp lý cần tìm lời giải đáp.

- Thứ nhất: Việc cho phép công ty tự quy định về việc quản lý, sử dụng và lưu giữ dấu có nghĩa là pháp luật cho công ty được quyền tự quyết định việc có hoặc không sử dụng con dấu của mình trong các hợp đồng, giao dịch. Nhưng Luật Doanh nghiệp vẫn giữ lại quy định yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.

Với quy định hiện hành không những không làm giảm thiểu rủi ro cho công ty mà còn làm tăng thêm rủi ro cho các bên công ty tham gia giao dịch, hợp đồng. Bởi vì: (i) nếu quy định bắt buộc mọi giao dịch, hợp đồng phải đóng dấu thì các bên tham gia giao dịch không cần phải đắn đo và mặc định hợp đồng phải đóng dấu mới có hiệu lực; hoặc (ii) nếu quy định mọi giao dịch, hợp đồng không bắt buộc phải đóng dấu thì các bên tham gia giao dịch không cần phải quan tâm đến việc sử dụng dấu của doanh nghiệp có đúng hay là không đúng.

Tuy nhiên, theo quy định hiện nay khi giao kết hợp đồng, giao dịch thì cùng một lúc các bên tham gia hợp đồng phải: (i) kiểm tra quy định nội bộ của bên đối tác để xác định việc quản lý, sử dụng dấu có tuân thủ theo đúng điều lệ hoặc quy chế của công ty đó không; và (ii) tìm hiểu xem quy định của pháp luật chuyên ngành có yêu cầu phải đóng dấu là điều kiện có hiệu lực trong hợp đồng, giao dịch đó không. Do đó, vô hình chung tàm tăng thêm rủi ro cho các bên tham gia vào hợp đồng, giao dịch.

- Thứ hai: Luật Doanh nghiệp 2020 đã tiếp nối tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014, một lần nữa trao cho công ty quyền tự quyết định việc quản lý, sử dụng và lưu giữ con dấu. Như vậy, Luật Doanh nghiệp đã không còn quá đề cao giá trị pháp lý của con dấu công ty như trước đây thì không cần giữ lại quy định yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng con dấu trong các hợp đồng, giao dịch theo pháp luật chuyên ngành.

Luật Doanh nghiệp đã trao cho công ty được quyền tự quyết định có sử dụng hay không sử dụng con dấu trong các giao dịch, hợp đồng thì một số quy định của pháp luật chuyên ngành yêu cầu việc đóng dấu mới đảm bảo giá trị hiệu lực của hợp đồng giao dịch là thừa thãi và gây ra sự chồng chéo không đáng có. Bởi vì, nếu con dấu có giá trị pháp lý cao, khẳng định hiệu lực của hợp đồng thì Luật Doanh nghiệp nên bắt buộc phải sử dụng con dấu; còn nếu đã xác định con dấu không phải là điều kiện có hiệu lực theo quy định của Luật Doanh nghiệp thì pháp luật chuyên ngành không cần thiết phải quy định việc đóng dấu là điều kiện có hiệu lực của giao dịch, hợp đồng.

Đề xuất hoàn thiện quy định của pháp luật

Hiện nay, Luật Doanh nghiệp đang quy định song song hai trường hợp: (i) một là không bắt buộc phải đóng dấu; và (ii) hai là phải đóng dấu trong các giao dịch, hợp đồng của công ty. Qua những phân tích nêu trên, cá nhân tác giả cho rằng quy định của Luật Doanh nghiệp về con dấu tưởng như làm đơn giản và rõ ràng trong việc quản lý và sử dụng dấu của công ty nhưng thực tế lại làm cho việc quản lý, sử dụng con dấu trở nên rắc rối và tiềm ẩn nhiều rủi ro hơn.

Do đó, để giảm thiểu rủi ro cho các bên doanh nghiệp tham gia giao dịch, hợp đồng và đồng thời thống nhất quy định về quản lý, sử dụng con dấu của công ty thì Luật Doanh nghiệp nên quy định một cách rõ ràng để tạo điều kiện thuận lợi trong việc áp dụng pháp luật, cụ thể như sau:

- Thứ nhất: Dấu của công ty không phải là điều kiện có hiệu lực của hợp đồng, giao dịch mà công ty đó là một bên tham gia.

- Thứ hai: Việc quản lý, sử dụng và lưu giữ dấu của công ty được thực hiện và tự chịu trách nhiệm theo quy định của điều lệ công ty hoặc quy chế do công ty, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của công ty có dấu ban hành.

- Thứ ba: Loại bỏ các quy định về việc doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành.

Lời kết

Qua những phân tích nêu trên chúng ta có thể thấy, vấn đề quản lý và sử dụng con dấu của công ty vẫn còn tồn tại những bất cập về mặt lý luận cũng như thực tiễn áp dụng pháp luật. Vấn đề này cần tiếp tục nghiên cứu để tìm ra giải pháp hoàn thiện pháp luật, góp phần giảm thiếu rủi ro pháp lý liên quan đến việc quản lý, sử dụng dấu của công ty trong các hợp đồng, giao dịch trên thực tế.

Luật sư NGUYỄN BỈNH HIẾU

Công ty Luật TNHH Nguyễn Khuyến