Một bộ phận cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ giải quyết TTHC vẫn có tâm lý e ngại khi phải tự đối chiếu bản sao với bản chính, tự chịu trách nhiệm về tính chính xác của bản sao so với bản chính trong khi bản thân họ không có nghiệp vụ chuyên sâu trong việc đối chiếu bản sao với bản chính cũng như phát hiện giấy tờ, văn bản giả mạo.
Mặt khác, người dân vẫn có tâm lý sợ mất bản chính nên muốn mang theo bản sao có chứng thực mà không theo bản chính để đối chiếu. Hơn nữa, thói quen chứng thực bản chính đã "ăn sâu" vào tiềm thức của người dân nên việc lạm dụng bản sao có chứng thực khi giải quyết TTHC vẫn còn xảy ra.
Ngoài ra, một số văn bản quy phạm pháp luật của trung ương ban hành có quy định về việc nộp bản sao có chứng thực chưa được rà soát, sửa đổi kịp thời nên vẫn còn tồn tại các TTHC có chứa quy định về việc sử dụng bản sao.
Ngày 11/4/2025, Văn phòng Chính phủ có Thông báo số 171/TB-VPCP kết luận Phiên họp lần thứ nhất Ban Chỉ đạo của Chính phủ về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số và Đề án 06; Thủ tướng Chính phủ giao: “Bộ trưởng các Bộ, Thủ trưởng các cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương: Hợp nhất và nâng cấp các Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị, không làm gián đoạn việc quản lý, theo dõi, tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp, hoàn thành trong tháng 04/2025; điều chỉnh quy trình nghiệp vụ, cho phép sử dụng các giấy tờ điện tử tích hợp trên tài khoản định danh điện tử tương đương với giấy tờ truyền thống khi thực hiện các thủ tục hành chính, không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, phải sao y, công chứng”.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Ngoài ra, ngày 11/7/2025, Bộ Tư pháp ban hành Công văn số 4158/BTP-BTTP hướng dẫn một số vướng mắc trong lĩnh vực chứng thực; tại khoản 3 của Công văn, Bộ Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố chỉ đạo các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh thực hiện nghiêm quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2025/NĐ-CP của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch: "Cơ quan, tổ chức tiếp nhận bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết”; đồng thời, tăng cường quán triệt Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC.
Để chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC, chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC; qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính, các địa phương cần quán triệt, triển khai thực hiện nghiêm túc chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ, hướng dẫn của Bộ Tư pháo, có văn bản chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC ở địa phương, cho phép sử dụng các giấy tờ điện tử tích hợp trên tài khoản định danh điện tử (VNeID) tương đương với giấy tờ truyền thống khi thực hiện các TTHC, không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, phải sao y, công chứng.
Các cơ quan, tổ chức thực hiện tiếp nhận hồ sơ, TTHC thực nghiêm túc thực hiện quy định tại Điều 6 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ và Chỉ thị số 17/CT-TTg ngày 20/6/2014 của Thủ tướng Chính phủ về một số biện pháp chấn chỉnh tình trạng lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC; bảo đảm quyền được lựa chọn nộp bản sao giấy tờ và xuất trình bản chính để đối chiếu (khi nộp và nhận kết quả giải quyết TTHC).
Cơ quan, tổ chức tiếp nhận hồ sơ có thành phần là bản sao được cấp từ sổ gốc, bản sao có chứng thực thì không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Khi tiếp nhận và giải quyết TTHC, trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao thì cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận bản sao và yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, người đối chiếu có trách nhiệm xác nhận tính chính xác của bản sao so với bản chính, không được yêu cầu bản sao có chứng thực. Trường hợp pháp luật quy định nộp bản sao có chứng thực thì người dân được lựa chọn nộp bản sao từ sổ gốc, bản sao chứng thực từ bản chính hoặc bản sao điện tử từ bản chính, không được yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc xuất trình song song nhiều loại bản sao có chứng thực từ bản chính; không được đặt thời hạn có giá trị của bản sao có chứng thực trừ trường hợp có căn cứ về việc bản sao giả mạo, bất hợp pháp thì yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu hoặc tiến hành xác minh, nếu thấy cần thiết.
Bên cạnh đó, cần cho phép sử dụng các giấy tờ điện tử tích hợp trên tài khoản định danh điện tử (VNeID) tương đương với giấy tờ truyền thống khi thực hiện các TTHC, không yêu cầu công dân phải xuất trình giấy tờ, phải sao y, công chứng. Tiếp tục triển khai đẩy mạnh tuyên truyền, thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, trả kết quả giải quyết TTHC bản điện tử; tăng cường tiếp nhận, sử dụng bản sao điện tử; tái sử dụng hồ sơ, kết quả giải quyết TTHC đã được số hóa.
UBND cấp xã cần tăng cường nâng cao nhận thức của tổ chức, cá nhân về mục đích, ý nghĩa của việc thực hiện TTHC trên môi trường điện tử, cung cấp dịch vụ công trực tuyến; đảm bảo cơ sở vật chất, nguồn nhân lực để thực hiện có hiệu quả việc cung cấp dịch vụ công trực tuyến, đẩy mạnh thực hiện cấp bản sao điện tử từ sổ gốc, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng dịch vụ công Quốc gia khi các cơ quan và tổ chức cá nhân có nhu cầu.
Cần khuyến khích các tổ chức, doanh nghiệp sử dụng bản sao và xuất trình bản chính để đối chiếu trong các giao dịch dân sự, kinh tế; không yêu cầu người lao động nộp bản sao có chứng thực trong thành phần hồ sơ đầu vào và giải quyết các chế độ của người lao động trong tổ chức, doanh nghiệp. Các cơ quan nhà nước cần tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm đối với hành vi lạm dụng yêu cầu nộp bản sao có chứng thực đối với giấy tờ, văn bản khi thực hiện TTHC.
