Cụ thể, theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc chuyển đổi từ hợp đồng lao động giấy sang hợp đồng lao động điện tử phải đáp ứng các yêu cầu sau:
Thứ nhất, chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
Thứ hai, hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn mã định danh (ID).
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Đồng thời, việc chuyển đổi hợp đồng lao động điện tử từ hợp đồng giấy cần thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023. Trong đó, thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu gồm:
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy;
- Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu;
- Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi;
- Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định nêu trên và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.
Về quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử từ hợp đồng lao động giấy, theo điểm b khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, đối với hợp động lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động cùng với dữ liệu thông tin về nội dung của hợp đồng lao động và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử.
Trong đó, thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử gồm: Tên của hệ thống hoặc phần mềm thực hiện việc chuyển đổi; Họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện việc chuyển đổi; Ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành việc chuyển đổi tài liệu hợp đồng lao động; Định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu được chuyển đổi; Chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi kèm theo dấu thời gian đính kèm vào tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong, xác nhận tính toàn vẹn của tệp tin kể từ thời điểm chuyển đổi xong; Trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.
Sau khi nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động, trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm Nền tảng hợp đồng lao động tiếp nhận phải kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử.
Luật sư HOÀNG TUẤN VŨ
Đoàn Luật sư TP. Hà Nội
