Quy định về dấu doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp năm 2020

Ảnh minh họa.

Với 10 chương, 218 Điều, Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã đưa ra được nhiều quy định sửa đổi mang tính đột phá trên cơ sở khắc phục những vấn đề bất cập còn tồn tại trong Luật Doanh nghiệp năm 2014. Trong đó, phải kể đến đó là quy định về con dấu của doanh nghiệp. Do đó, việc tìm hiểu và xác định được những nội dung mới, tiến bộ của Luật Doanh nghiệp năm 2020 trong vấn đề quy định về dấu của doanh nghiệp là điều rất quan trọng và cấp thiết, bởi điều này không chỉ giúp doanh nghiệp và các chủ thể liên quan có thể xác định được các quyền và nghĩa vụ của mình trong việc lựa chọn, quản lý, lưu giữ và sử dụng dấu mà còn là cơ sở để các cơ quan quản lý nhà nước nhanh chóng xây dựng, ban hành các văn bản hướng dẫn để giúp các quy định mới và tiến bộ này được áp dụng hiệu quả, khả thi trên thực tế.

Về thông báo mẫu dấu

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp năm 2014, trước khi sử dụng con dấu doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Việc Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định bắt buộc phải thông báo mẫu dấu để đăng tải công khai là nhằm mục đích công bố công khai cho xã hội và bên thứ ba biết được mẫu dấu của doanh nghiệp để từ đó hạn chế tình trạng tranh chấp, rủi ro, giả mạo có thể xảy ra trong các giao dịch và hoạt động kinh doanh có liên quan đến việc sử dụng con dấu.

Tuy nhiên, sau khi trải qua quá trình áp dụng đã cho thấy quy định này thực sự không cần thiết, hơn nữa điều này còn làm phát sinh thêm chi phí, thời gian cho doanh nghiệp do phải thực hiện thêm thủ tục rờm rà. Xuất phát từ điều này, Luật Doanh nghiệp 2020 đã bãi bỏ quy định bắt buộc doanh nghiệp phải thực hiện thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh trước khi sử dụng. Đây là một quy định hợp lý và cần thiết bởi điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp doanh nghiệp có thể tự chủ động trong việc quyết định công khai mẫu dấu của mình trên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp để bảo vệ quyền lợi của bản thân hoặc theo yêu cầu của bên thứ ba.

Đặc biệt, việc bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu sẽ góp phần cắt giảm chi phí gia nhập thị trường, nâng xếp hạng về môi trường kinh doanh của nước ta theo yêu cầu của Nghị quyết số 19/NQ-CP ngày 12/3/2015 và Nghị quyết số 02/NQ-CP ngày 01/01/2019 của Chính phủ về cải thiện môi trường kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh quốc gia. Thường trực cơ quan thẩm tra cho biết, theo báo cáo của Chính phủ tổng kết thực hiện Luật Doanh nghiệp năm 2014, Ngân hàng Thế giới đánh giá việc duy trì thủ tục thông báo mẫu dấu làm phát sinh thêm thủ tục hành chính, ảnh hưởng đến xếp hạng chỉ số khởi sự kinh doanh(1).

Do đó, việc quy định bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu sẽ không chỉ tạo thuận lợi cho doanh nghiệp mà còn giúp nâng cao thứ hạng về môi trường kinh doanh của Việt Nam theo tiêu chuẩn thế giới. Như vậy, có thể thấy rằng việc Luật Doanh nghiệp năm 2020 bỏ đi quy định phải thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng là một quy định phù hợp, tiến bộ trong vấn đề cải cách về dấu của doanh nghiệp. Quy định này không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức, chí phí, giúp cơ quan quản lý nhà nước giảm thiểu được gánh nặng hoàn thành các thủ tục cho doanh nghiệp mà còn tạo được môi trường kinh doanh thông thoáng, từ đó góp phần nâng cao chỉ số xếp hạng về môi trường kinh doanh của quốc gia theo tiêu chuẩn thế giới.

Về loại dấu

Theo quy định tại khoản 1, Điều 43, Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử”. Như vậy, theo quy định này thì hiện nay Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã thừa nhận dấu doanh nghiệp sẽ tồn tại dưới hai hình thức gồm (i) dấu được làm tại các cơ sở khắc dấu, (ii) dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Theo đó, doanh nghiệp có quyền lựa chọn sử dụng dấu cơ học hay dấu chữ ký số, dù chọn loại dấu nào thì giá trị cũng như nhau miễn sao là tuân thủ các quy định của pháp luật. Việc thừa nhận dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị tương đương như con dấu cơ học thông thường là điều cần thiết và phù hợp.

Bởi khi sử dụng dấu chữ ký số thay cho dấu cơ học thông thường sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, chi phí và thuận tiện hơn rất nhiều cho công việc. Đặc biệt, trong bối cảnh khoa học công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc ứng dụng thành tựu cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 vào các lĩnh vực ngành nghề đang được đẩy mạnh thì việc sử dụng dấu chữ ký số được coi như là biện pháp mang tính tối ưu hiện nay. Điều này không chỉ tạo điều kiện cho doanh nghiệp chủ động ứng dụng các phương tiện khoa học, công nghệ vào hoạt động kinh doanh, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, mà còn giúp rút ngắn khoảng cách giữa pháp luật doanh nghiệp Việt Nam với thế giới(2) nhất là trong bối cảnh các giao dịch thương mại điện tử diễn ra hằng ngày.

Về quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu

Nếu như Luật Doanh nghiệp 2014 quy định cho phép doanh nghiệp được tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung của con dấu doanh nghiệp thì Luật Doanh nghiệp năm 2020 quyền này của doanh nghiệp lại được tiếp tục mở rộng. Khoản 2, Điều 43, Luật Doanh nghiệp năm 2020 cho phép doanh nghiệp được quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Đây là một quy định mới và tiến bộ, giúp doanh nghiệp đỡ được phiền hà, tốn kém về tiền bạc và thời gian, đồng thời phù hợp với xu thế hội nhập chung; đây cũng là vấn đề được cộng đồng doanh nghiệp quan tâm và đồng tình vì đã giảm cho họ gánh nặng xin cấp phép, xác nhận hoặc chấp thuận với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Hơn nữa, quy định này còn cho phép doanh nghiệp có thể linh hoạt tự quyết định lựa chọn loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu phù hợp với mục tiêu, nhu cầu, tính chất và quy mô kinh doanh của doanh nghiệp hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Qua đó giúp hạn chế được những rủi ro từ việc dấu bị một bên chiếm đoạt, gây ảnh hưởng, đình trệ đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp. Như vậy, có thể thấy rằng Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã trao toàn quyền quyết định về dấu cho doanh nghiệp.

Về quản lý và lưu giữ dấu

Theo Luật Doanh nghiệp 2014, việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của điều lệ công ty, tuy nhiên Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã quy định bổ sung thêm về vấn đề này. Cụ thể, theo quy định tại khoản 3, Điều 43, Luật Doanh nghiệp năm 2020, việc quản lý và lưu giữ dấu được thực hiện theo quy định của điều lệ công ty hoặc theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Như vậy, việc quản lý và lưu giữ dấu sẽ được thực hiện không chỉ theo quy định của điều lệ doanh nghiệp mà còn có thể theo quy chế do doanh nghiệp hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Việc cho phép doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác của doanh nghiệp được quản lý, lưu giữ dấu theo quy chế hoạt động của các doanh nghiệp và đơn vị này là phù hợp với tinh thần và định hướng cải cách về dấu của doanh nghiệp, bởi hiện nay theo định hướng chung thì dấu của doanh nghiệp chỉ mang ý nghĩa biểu tượng nhận diện là chính. Quan trọng hơn, quy định này đã tăng cường quyền tự chủ của doanh nghiệp đặc biệt là các chi nhánh, văn phòng đại diện và các đơn vị khác của doanh nghiệp bởi khi họ tự ban hành dấu thì có thể tự quy định quy chế quản lý, lưu giữ dấu của mình mà không nhất thiết phải phụ thuộc vào điều lệ công ty.

Thông thường trong quá trình hoạt động, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc các đơn vị khác của doanh nghiệp thường sử dụng chung điều lệ của doanh nghiệp chứ không có điều lệ riêng cho mình. Do đó, nếu việc quản lý và lưu giữ dấu của các đơn vị này chỉ được thực hiện theo điều lệ chung của công ty sẽ không tạo được sự linh hoạt trong quá trình hoạt động do phải chịu sự ràng buộc của điều lệ. Vì vậy, việc cho phép doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại điện và các đơn vị khác của doanh nghiệp được quản lý và lưu giữ dấu theo điều lệ công ty hoặc theo quy chế do các đơn vị có dấu này ban hành là một quy định cần thiết, cho phép các đơn vị nêu trên có thể tự chủ động trong việc quản lý và lưu giữ con dấu phù hợp với tình hình hoạt động và nhu cầu sử dụng của đơn vị. Hơn nữa, quy định này còn góp phần hạn chế được tình trạng một số đối tượng lợi dụng điều lệ công ty để gây khó dễ cho doanh nghiệp và đơn vị liên quan trong quá trình quản lý, lưu giữ và sử dụng dấu, cũng như góp phần tạo được môi trường kinh doanh thông thoáng cho các doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc.

Về sử dụng dấu

Khoản 3, Điều 43, Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định: “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”. Theo quy định này thì việc sử dụng dấu của doanh nghiệp chỉ áp dụng trong những giao dịch mà pháp luật quy định bắt buộc phải sử dụng dấu, còn những giao dịch do các bên có thỏa thuận về việc sử dụng dấu của doanh nghiệp thì không bắt buộc. Điều này khác với quy định trước đó khi dấu của doanh nghiệp được sử dụng cả trong trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng dấu. Sự thay đổi này không chỉ thể hiện rõ sự chuyển biến về mặt tư duy, nhận thức đối với vấn đề sử dụng dấu của doanh nghiệp theo hướng chuyển từ “nên có” sang “có thể có” và tiếp cận đến mức cao nhất là “không cần có” mà còn phù hợp với tinh thần cải cách thủ tục hành chính hiện nay. Việc sử dụng dấu của doanh nghiệp vào các giao dịch thực sự không cần thiết, trừ những trường hợp pháp luật quy định bắt buộc.

Có thể thấy rằng, việc Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định không bắt buộc phải sử dụng dấu của doanh nghiệp trong các giao dịch mà các bên có thỏa thuận sử dụng dấu là phù hợp, điều này buộc các doanh nghiệp và đối tác phải thay đổi tư duy và thói quen phụ thuộc vào con dấu của doanh nghiệp vốn đã ăn sâu vào tiềm thức. Theo đó, khi tiến hành thực hiện các giao dịch, điều quan trọng nhất là doanh nghiệp và các bên liên quan phải thay đổi thói quen, giám sát đối tác về nội dung giao dịch chứ không phải xem đối tác có hay không có con dấu. Khi ý nghĩa pháp lý của con dấu bị giảm xuống, xã hội sẽ phải giám sát nhau thực chất hơn, từ đó giảm được sự phụ thuộc vào dấu và xã hội sẽ an toàn hơn.

Về tên gọi, nội dung dấu

Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã thay đổi tên gọi về con dấu doanh nghiệp. Theo Luật Doanh nghiệp năm 2014, tại Điều 44 đã sử dụng tên điều luật là “con dấu doanh nghiệp”; Luật Doanh nghiệp năm 2020 tại Điều 43 đã sử dụng tên điều luật mới là “dấu của doanh nghiệp”. Như vậy, ở đây đã có sự thay đổi về việc sử dụng thuật ngữ tên gọi từ “con dấu doanh nghiệp” sang “dấu của doanh nghiệp”. Sở dĩ có sự khác biệt này chính là xuất phát từ sự ghi nhận hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử là một hình thức mới về dấu của doanh nghiệp.

Về nội dung dấu doanh nghiệp, nếu trong Luật Doanh nghiệp năm 2014 quy định nội dung con dấu phải thể hiện được những thông tin về tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp thì trong Luật Doanh nghiệp năm 2020 đã không còn quy định này, cụ thể Luật Doanh nghiệp năm 2020 không ấn định cụ thể nội dung dấu của doanh nghiệp mà chỉ quy định doanh nghiệp quyết định nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Như vậy, việc thể hiện nội dung dấu như thế nào thì sẽ do doanh nghiệp tự quyết định trên cơ sở phù hợp với đặc điểm nhận diện, tính chất hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp và không trái với thuần phong mỹ tục, đạo đức xã hội. Cách quy định này là hợp lý vì nó phù hợp với tinh thần cải cách của Luật Doanh nghiệp năm 2020 trong vấn đề trao quyền tự chủ cho các doanh nghiệp trong vấn đề quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh.

Thạc sĩ TRẦN LINH HUÂN

Khoa Luật Thương mại, Trường Đại học Luật TP. Hồ Chí Minh

Kỹ năng của Luật sư khi tham gia giải quyết các tranh chấp thương mại