Cụ thể, Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV về quy trình cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử nêu rõ, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử như sau:
- Đối với hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua eContract bảo đảm quy định tại Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP.
- Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử quy định tại điểm này gồm: Tên của hệ thống hoặc phần mềm thực hiện việc chuyển đổi; họ tên, chức vụ của cá nhân hoặc tên tổ chức thực hiện việc chuyển đổi; ngày, tháng, năm và giờ hoàn thành việc chuyển đổi tài liệu hợp đồng lao động; định dạng tệp tin, dung lượng và số trang tài liệu được chuyển đổi; chữ ký số chuyên dùng hoặc chữ ký số công cộng của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi kèm theo dấu thời gian đính kèm vào tệp tin tài liệu chuyển đổi nhằm niêm phong, xác nhận tính toàn vẹn của tệp tin kể từ thời điểm chuyển đổi xong; trạng thái hệ thống xác nhận nội dung bản chuyển đổi đã được kiểm tra, đối chiếu khớp hoàn toàn với bản giấy gốc.
- Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Sau khi các bên hoàn thành việc rà soát bổ sung, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Ngoài ra, cũng theo khoản 2 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV, nền tảng hợp đồng lao động điện tử tiếp nhận, kiểm tra thông tin và thực hiện cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận. Việc cấp ID được thực hiện tự động thông qua hệ thống thông tin của Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật trong quá trình đồng bộ, việc cấp ID được thực hiện ngay sau khi sự cố được khắc phục.
Thông tin được kiểm tra bởi Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy định tại khoản này bao gồm: Thông tin xác thực định danh của người lao động, người sử dụng lao động; dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của nhà cung cấp eContract.3. Thông tin về ID được cấp sẽ đồng thời được gửi về hệ thống của nhà cung cấp eContract để quản lý và lưu trữ cùng với hợp đồng lao động điện tử. Thời hạn lưu trữ hợp đồng lao động điện tử theo thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa các bên nhưng tối thiểu bằng thời hạn lưu trữ trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quy định tại khoản 3 Điều 18 Thông tư này
Phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt hợp đồng lao động điện tử phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng lao động điện tử được cấp cùng ID với hợp đồng lao động điện tử đó theo quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV này.
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử không cấp ID cho hợp đồng lao động điện tử và tự động gửi thông báo lý do không cấp ID về hệ thống của nhà cung cấp eContract trong các trường hợp sau:
- Hợp đồng lao động điện tử giao kết từ ngày 01/7/2026 trở về sau không bảo đảm quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm a khoản 1 Điều này.
- Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ văn bản giấy không bảo đảm quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP hoặc điểm b khoản 1 Điều này.
- Hợp đồng lao động điện tử giao kết trước ngày 01/7/2026 không bảo đảm theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV này hoặc thông tin xác thực định danh không đúng.
