Băn khoăn về chế định đại diện trong Luật Doanh nghiệp

(LSVN) - Điều băn khoăn lớn nhất là làm thế nào để các doanh nhân, các nhà quản trị doanh nghiệp có thể hiểu và thực thi đúng chế định về người đại diện để không phải lãnh chịu hậu quả bất lợi do hành vi của họ không bảo đảm hợp pháp và an toàn. Bởi lẽ, họ sẽ rất khó khăn khi phải thực thi quy định về người đại diện theo pháp luật (NĐDTPL) của doanh nghiệp tại Điều 13 Luật Doanh nghiệp hiện hành và thay thế bởi Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 sẽ có hiệu lực từ ngày 01/01/2021, nếu họ không nắm chắc được tổng thể chế định này tại các quy định hiện hành của pháp luật - nhất là các quy định về đại diện ủy quyền và khi doanh nghiệp có nhiều hơn một NĐDTPL quy định tại Luật Doanh nghiệp hiện hành và Luật Doanh nghiệp 2020 sắp có hiệu lực.

Công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) là một pháp nhân thương mại. Pháp nhân thương mại là một tổ chức được thành lập hợp pháp và được đăng ký hoạt động tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền, có cơ cấu tổ chức riêng biệt, có tài sản độc lập và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản của mình, nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập. Bốn yếu tố cấu thành của pháp nhân thương mại như nêu trên được quy định tại Điều 74 Bộ luật Dân sự năm 2015. Pháp nhân thương mại tham gia giao dịch kinh tế - dân sự thông qua người đại diện của mình. Luật Doanh nghiệp hiện hành và Luật Doanh nghiệp 2020 đều quy định một công ty TNHH hoặc công ty cổ phần có thể có hơn một người đại diện theo pháp luật; đồng thời quy định cơ chế ủy quyền cho phép NĐDTPL có thể ủy quyền (thường xuyên hoặc theo vụ việc) cho người khác để thực hiện quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL. Trong khi đó, Bộ luật Dân sự 2015 có tới 9 điều thuộc Chương IX quy định nhiều nội dung thuộc chế định đại diện của thể nhân và của pháp nhân.

Giao dịch của doanh nghiệp thông qua NĐDTPL hoặc người đại diện theo ủy quyền

NĐDTPL của công ty đã được ghi rõ trong đăng ký doanh nghiệp của công ty khi bắt đầu hoạt động hoặc được ghi trong đăng ký doanh nghiệp lần tiếp theo khi có thay đổi. NĐDTPL có thể ủy quyền thường xuyên hoặc theo vụ việc cho người khác (phó giám đốc, giám đốc chi nhánh, trưởng phòng...) thực hiện một phần hoặc nhiều phần thuộc quyền hạn của mình để hoạt động quản lý trong công ty được thuận lợi và hiệu quả.

Ủy quyền thường xuyên (ủy quyền bên trong): được ghi cụ thể tại điều lệ công ty hoặc nghị quyết của hội đồng quản trị/hội đồng thành viên để NĐDTPL ủy quyền cho cá nhân trong công ty nhân danh công ty thực hiện quyền và nghĩa vụ của công ty. Ranh giới giữa ủy quyền thường xuyên với phân cấp, phân quyền quản lý trong công ty đôi khi rất mong manh và dễ hiểu nhầm. Vì vậy, chế định ủy quyền này phải chi tiết, cụ thể trong điều lệ và các quy chế tổ chức hoạt động của công ty.

Ủy quyền theo vụ việc (cả ủy quyền bên trong và bên ngoài): Việc NĐDTPL thực hiện ủy quyền theo việc có thể bao gồm ủy quyền bên trong (quản trị công ty) và ủy quyền bên ngoài (thay mặt công ty thực hiện các giao dịch với bên thứ ba).

Nếu công ty chỉ có một NĐDTPL mà người đó xuất cảnh khỏi Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL  (khoản 3 Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014). Trong trường hợp này được coi là ủy quyền bắt buộc, bởi lẽ nếu vắng mặt khỏi Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền thì hội đồng quản trị/hội đồng thành viên có thể cử NĐDTPL khác.

Nếu NĐDTPL vì một lý do nào đó tạm thời không có điều kiện thực hiện nghĩa vụ của NĐDTPL thì làm văn bản ủy quyền cho cá nhân khác thực hiện quyền và nghĩa vụ của NĐDTPL và NĐDTPL vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền trong mọi trường hợp.

Trong cả hai trường hợp nói trên, căn cứ ủy quyền không phải là điều lệ công ty hay nghị quyết của hội đồng quản trị/hội đồng thành viên về quy chế hoạt động của công ty mà là văn bản ủy quyền theo vụ việc giữa NĐDTPL (bên ủy quyền) với cá nhân khác (bên được ủy quyền). Tuy nhiên, khác với chủ tịch hội đồng quản trị/hội đồng thành viên khi ủy quyền bắt buộc phải ủy quyền cho thành viên khác trong hội đồng quản trị/hội đồng thành viên, NĐDTPL khi ủy quyền có thể ủy quyền cho một cá nhân khác là cổ đông/thành viên trong công ty hay cá nhân bất kỳ nào khác, vì NĐDTPLvẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền trong mọi trường hợp.

Ngoài ra, để bảo đảm hiệu quả kinh doanh và phù hợp với diễn biến của thị trường, NĐDTPL có thể ký hợp đồng ủy quyền theo vụ việccho cá nhân, pháp nhân khác nhân danh công ty thực hiện một số giao dịch dân sự hoặc hoạt động tố tụng. Hợp đồng ủy quyền tuân thủ các quy định của Bộ luật Dân sự về đại diện theo ủy quyền và hợp đồng ủy quyền. Sự kiện ủy quyền ở đây là quan hệ giữa bên ủy quyền là công ty (pháp nhân) mà NĐDTPL chỉ thay mặt pháp nhân để ký hợp đồng ủy quyền với một bên là bên được ủy quyền có thể là cá nhân, pháp nhân khác.

Ủy quyền của công ty cho chi nhánh, văn phòng đại diện

Luật Doanh nghiệp 2014 hiện hành và Luật Doanh nghiệp 2020 đều xác định chi nhánh và văn phòng đại diện thực hiện nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền và phục vụ cho lợi ích của doanh nghiệp. Theo đó, công ty khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện thì đồng thời công ty mặc nhiên ủy quyền cho chi nhánh, văn phòng đại diện được thay mặt công ty thực hiện một số quyền và nghĩa vụ của công ty trong phạm vi chức năng nhiệm vụ của chi nhánh, văn phòng đại diện được quy định tại điều lệ công ty và văn bản thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện.

Đại diện theo ủy quyền của chủ tịch hội đồng quản trị công ty cổ phần

Khoản 4 Điều 156 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: Trường hợp chủ tịch hội đồng quản trị vắng mặt hoặc không thể thực hiện được nhiệm vụ của mình thì phải ủy quyền bằng văn bản cho một thành viên khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của chủ tịch hội đồng quản trị theo nguyên tắc quy định tại điều lệ công ty. Trường hợp không có người được ủy quyền thì các thành viên còn lại bầu một người trong số các thành viên giữ chức chủ tịch hội đồng quản trị theo nguyên tắc đa số cho đến khi có quyết định mới của hội đồng quản trị.

Quy định như vậy phù hợp với đòi hỏi thực tế, khi không có chủ tịch hội đồng quản trị thì công ty vẫn phải tiếp tục các hoạt động bình thường. Tuy nhiên, pháp luật không giải thích rõ - thiếu định lượng - việc chủ tịch hội đồng quản trị “vắng mặt” trong bao lâu thì phải ủy quyền?

Đại diện theo ủy quyền của thành viên hội đồng quản trị tham gia dự họp hội đồng quản trị

Khoản 11 Điều 157 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định: “Thành viên phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của hội đồng quản trị. Thành viên được ủy quyền cho người khác dự họp và biểu quyết nếu được đa số thành viên hội đồng quản trị chấp thuận”. Theo đó, thành viên hội đồng quản trị có thể ủy quyền cho người khác dự họp hội đồng quản trị, tuy nhiên hiệu lực của văn bản ủy quyền lúc này không phải chỉ là văn bản có chữ ký của bên ủy quyền, mà văn bản ủy quyền phải được đa số thành viên hội đồng quản trị chấp thuận. Nếu đa số thành viên hội đồng quản trị không chấp thuận văn bản ủy quyền này thì văn bản ủy quyền không có giá trị pháp lý, người được ủy quyền không có quyền thay mặt thành viên hội đồng quản trị đã ủy quyền để dự họp hội đồng quản trị.

Quy định này của LDN đã hạn chế quyền ủy quyền của thành viên hội đồng quản trị khi họ vì một lý do nào đó không thể tham gia cuộc họp hội đồng quản trị. Song, nếu để thành viên hội đồng quản trị tự do ủy quyền cho người khác sẽ dẫn đến sự lạm dụng quyền ủy quyền để ủy quyền cho những người không đủ điều kiện được tham gia dự họp hội đồng quản trị. Bởi lẽ, thành viên hội đồng quản trị do đại hội đồng cổ đông bầu và phải đáp ứng điều kiện không thuộc đối tượng không quản lý doanh nghiệp theo khoản 2 Điều 17 Luật Doanh nghiệp 2020 và phải có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm quản lý kinh doanh…

Đại diện theo ủy quyền của cổ đông trong công ty cổ phần

Công ty cổ phần là loại hình công ty đối vốn với số lượng cổ đông không giới hạn tối đa, cổ đông có thể là cá nhân hoặc tổ chức. Trường hợp cổ đông là cá nhân có thể tự mình hoặc ủy quyền cho người khác thực hiện quyền cổ đông tại đại hội đồng cổ công, người được ủy quyền là cá nhân có năng lực hành vi dân sự đầy đủ.

Nếu cổ đông là tổ chức thì bắt buộc phải ủy quyền cho cá nhân theo quy định tại Điều 14 và Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020, với quy định chi tiết như sau:

- Người đại diện theo ủy quyền của cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật Doanh nghiệp.

- Nếu điều lệ công ty không quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện theo quy định: Tổ chức là cổ đông công ty cổ phần có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa 03 người đại diện theo ủy quyền tham dự họp đại hội đồng cổ đông.

Khó khăn khi công ty có hơn một NĐDTPL

Luật Doanh nghiệp 2014 hiện hành và Luật Doanh nghiệp 2020 sắp có hiệu lực đều quy định công ty có thể có hơn một NĐDTPL là quy định có tính tích cực, phù hợp với đòi hỏi của doanh nghiệp hoạt động kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. Quy định này xuất phát từ và đáp ứng được ba thuộc tính của nền kinh tế thị trường, bao gồm tự do kinh doanh, cạnh tranh quyết liệt và phân hóa thường xuyên, kẻ mạnh người yếu. Theo đó, doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới, mở rộng thị trường và tái cấu trúc thường xuyên để có thể “đứng vững” trên thị trường “đầy giông gió” hiện nay. Do đó, doanh nghiệp phải “hiện diện” ở nhiều địa bàn kinh doanh - cả trong nước và nước ngoài; có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện để thu hút khách hàng; kịp thời ra quyết định kinh doanh tại nơi mình “hiện diện” và kịp thời thay đổi mẫu mã, mặt hàng để cạnh tranh có hiệu quả. Doanh nghiệp phải có số người NĐDTPL theo lĩnh vực hoặc địa bàn kinh doanh một cách phù hợp với thực tế của mình - hoặc áp dụng chế định ủy quyền tương thích.Điều 45 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rõ: “Doanh nghiệp có quyền thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính”.

Song, nếu thiếu các quy chế, quy định cụ thể, tỉ mỉ về thời hạn, quyền và nghĩa vụ cũng như phạm vi đại diện của từng NĐDTPL thì chắc chắn sẽ xảy ra hậu quả pháp lý bất lợi hoặc xung đột khó lường. Đáng tiếc là, Luật Doanh nghiệp hiện hành và Nghị định số 96/2015/NĐ-CP ngày 19/10/2015 quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp không buộc doanh nghiệp phải thực hiện đúng chế định về NĐDTPL và đại diện ủy quyền tại các Điều 137, 138, 139 và 140 của Bộ luật Dân sự 2015. Nếu doanh nghiệp “lúng túng”trong việc điều chỉnh hành vi của hai hay ba NĐDTPL của mình, hoặc có xung đột trong thực tế hành xử giữa hai hay ba người này thì hậy quả sẽ ra sao!?

Luật Doanh nghiệp 2020 có nhiều điểm mới được kỳ vọng sẽ thúc đẩy mạnh mẽ các hoạt động của doanh nghiệp, nhưng vẫn hàm chứa khó khăn này đối với doanh nghiệp Việt Nam. Điều 12 Luật này quy định thêm so với Luật Doanh nghiệp hiện hành rằng: “Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng NĐDTPL chưa được quy định rõ trong điều lệ công ty thì mỗi NĐDTPL của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả NĐDTPL phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan”.

Phải chăng đây là một thách đố với các doanh nghiệp và các nhà quản trị doanh nghiệp, khi mà “mỗi NĐDTPL của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba”!? Có thể là sự liên tưởng chưa xác đáng, nếu ta coi doanh nghiệp như một dàn nhạc có tới 2 hay 3 nhạc trưởng thì sự thể sẽ diễn ra thế nào, bởi doanh nghiệp là một thực thể phải sinh tồn trong thị trường đầy “giông gió” hiện nay.

Chế định về NĐDTPL và đại diện ủy quyền là một chế định hết sức quan trọng, không chỉ trong đời sống dân sự và trong đời sống kinh doanh. Đối với doanh nghiệp, nếu không có quy định chi tiết phù hợp thì nhiều hoạt động, giao dịch của doanh nghiệp sẽ bị tê liệt hoặc gặp khó khăn. Việc Luật Doanh nghiệp quy định về NĐDTPL và các trường hợp ủy quyền trong doanh nghiệp chưa thực sự đáp ứng đầy đủ yêu cầu của thực tiễn. Nhất là, trong công ty cổ phần tồn tại nhiều hơn một NĐDTPL và các trường hợp ủy quyền khác nhau, nhưng các quy định của pháp luật hiện hành còn tản mạn, thiếu cụ thể dẫn đến việc áp dụng pháp luật trong thực tiễn khó bảo đảm tính thống nhất.

Mỗi công ty đều cần phải cụ thể hóa chế định về NĐDTPL và đại diện ủy quyền trong điều lệ và các quy chế tổ chức hoạt động của mình một cách minh bạch, chính xác, dễ hiểu thì mới bảo đảm quản trị doanh nghiệp của mình luôn giữ được yêu cầu an toàn và hiệu quả cao. Đó là khó khăn của các doanh nhân, các nhà quản trị doanh nghiệp nếu thiếu sự trợ giúp của các chuyên gia pháp lý phù hợp, bởi doanh nghiệp phải tập trung trí lực cho mục tiêu và các yêu cầu thực tế kinh doanh trên thị trường đầy “giông gió” của thời kỳ hậu Covid-19 này.