Thực trạng từ các góc nhìn
Người dân
Phần lớn ý kiến cho rằng yêu cầu công chứng, chứng thực sao y bản chính gây tốn kém thời gian, chi phí và không cần thiết. Khi được yêu cầu cung cấp bản sao y, người dân thường phải chuẩn bị 2–3 bản để dự phòng, dẫn đến phát sinh chi phí không đáng có.
Đặc biệt, đối với người ở xa trung tâm hành chính, việc đi lại để thực hiện chứng thực có thể mất nửa ngày làm việc, ảnh hưởng công việc và thu nhập.
Một bất cập khác là dù đã nộp bản sao y có chứng thực, nhiều cơ quan hành chính vẫn yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu, khiến mục đích của việc chứng thực trở nên vô nghĩa.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, yêu cầu công chứng, chứng thực sao y bản chính hồ sơ kinh doanh không chỉ gây lãng phí thời gian mà còn cản trở hoạt động đầu tư, sản xuất, kinh doanh.
Các thủ tục thường yêu cầu nộp bản sao y riêng cho từng cơ quan, từng bộ phận, trong khi hồ sơ doanh nghiệp thường dày và phức tạp (Điều lệ, Nội quy, Quy chế…). Việc này dẫn đến chi phí lớn và chậm tiến độ xử lý công việc.
Nhiều doanh nghiệp kiến nghị thay bằng cơ chế xuất trình bản gốc để đối chiếu trực tiếp hoặc xác thực thông tin qua hệ thống dữ liệu điện tử, giúp rút ngắn thời gian và gia tăng cơ hội hợp tác.
Cán bộ chứng thực
Một số cán bộ thực hiện chứng thực cũng thừa nhận đây là công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại, tạo áp lực do số lượng hồ sơ nhiều. Họ cho rằng trong thời đại số hóa, việc sao y bản chính không còn cần thiết và nếu giảm khối lượng công việc này, họ sẽ có thời gian tập trung vào các nhiệm vụ quản lý quan trọng hơn.
Cán bộ hành chính yêu cầu chứng thực
Nhiều cán bộ cho rằng việc yêu cầu sao y bản chính chỉ là “theo thông lệ” hoặc “theo quy định cũ”. Thậm chí, dù đã có bản sao y, họ vẫn phải đối chiếu với bản gốc trước khi giải quyết hồ sơ. Điều này cho thấy việc yêu cầu sao y chỉ nhằm tăng yếu tố “an toàn” cho cán bộ xử lý, chứ không mang lại giá trị thực tiễn rõ rệt.
Cơ sở pháp lý hiện hành: Hiện Việt Nam tồn tại hai cơ chế xác thực
- Cơ chế theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính.
- Cơ chế xác thực điện tử thông qua các nền tảng số và dữ liệu lưu trữ của cơ quan nhà nước.
Tuy nhiên, nhiều văn bản dưới luật (nghị định, thông tư) và đặc biệt là các hướng dẫn thủ tục hành chính của một số cơ quan vẫn bắt buộc nộp bản sao y có chứng thực kèm bản gốc.
Ví dụ: khi làm thủ tục cập nhật Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất do thừa kế, cơ quan đăng ký đất đai yêu cầu đủ 03 bộ hồ sơ gồm: bản chính, bản sao y có chứng thực và bản sao không chứng thực.
Điều này dẫn đến tình trạng thiếu thống nhất và đi ngược mục tiêu cải cách hành chính.
Hệ quả
Quy định bắt buộc công chứng, chứng thực sao y bản chính đang làm chậm quá trình cải cách hành chính, gây phiền hà cho người dân, doanh nghiệp và cản trở sự phát triển kinh tế xã hội. Trong nhiều trường hợp, yêu cầu này không mang lại giá trị pháp lý bổ sung so với việc đối chiếu trực tiếp hoặc xác thực qua dữ liệu điện tử.
Nghiên cứu cho thấy các nước trên thế giới thường chọn một trong hai phương án
Phương án 1: Bãi bỏ từng bước
- Ưu điểm: Cho phép cơ quan hành chính có thời gian số hóa dữ liệu và hoàn thiện hạ tầng xác thực điện tử.
- Nhược điểm: Kéo dài nhiều năm, dễ bị gián đoạn hoặc quay lại cách làm cũ khi gặp trục trặc; tốn công rà soát và sửa đổi từng văn bản pháp luật.
Phương án 2: Bãi bỏ toàn bộ và ngay lập tức
- Dựa trên nguyên tắc “người dân tự chịu trách nhiệm về tính xác thực của giấy tờ” và “cán bộ nâng cao trách nhiệm kiểm tra” khi xử lý bản sao.
- Tham khảo kinh nghiệm của Pháp năm 1991 ban hành Nghị định cấm mọi cơ quan nhà nước và doanh nghiệp có vốn nhà nước yêu cầu bản sao y; khi cần chỉ yêu cầu xuất trình bản gốc để đối chiếu.
- Ưu điểm: Loại bỏ ngay thủ tục rườm rà; không cần hủy bỏ toàn bộ quy định về chứng thực sao y (vẫn tồn tại như một dịch vụ khi người dân tự nguyện yêu cầu).
Kết luận
Chứng thực sao y bản chính từng là công cụ quản lý hữu hiệu, nhưng trong bối cảnh số hóa và cải cách hành chính hiện nay, nó đã trở nên lỗi thời. Để bảo đảm tinh thần cải cách thực chất, nhiều ý kiến cho rằng nên áp dụng Phương án 2 bãi bỏ toàn diện và tức khắc, nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí cho người dân và doanh nghiệp, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính.
Luật sư QUÁCH TÚ MẪN
Công ty Luật hợp danh Danh và cộng sự
Đoàn Luật sư TP. Hồ Chí Minh
