Bản án lao động phúc thẩm số 54/2025/LĐ-PT của Tòa án nhân dân TP. Hồ Chí Minh là một ví dụ điển hình[1] (Bản án 54). Vụ việc xoay quanh tranh chấp về xử lý kỷ luật sa thải đối với một hiệu trưởng trường quốc tế bị cáo buộc có hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Tranh chấp không chỉ dừng ở việc “có hay không hành vi vi phạm”, mà còn mở rộng sang những vấn đề cốt lõi hơn: nội quy lao động có hiệu lực hay không, có được áp dụng hồi tố hay không, và quy trình xử lý kỷ luật có tuân thủ đúng pháp luật hay không.
Ảnh minh họa. Nguồn: Internet.
Khung pháp lý về nội quy lao động tại Việt Nam
Theo Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động được đặt ở vị trí trung tâm của chế định kỷ luật lao động. Điều 118 của Bộ Luật này quy định người sử dụng lao động phải ban hành nội quy; nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản và phải đăng ký với cơ quan quản lý Nhà nước.
Đáng chú ý, pháp luật không chỉ yêu cầu “có nội quy”, mà còn đặt ra các điều kiện để nội quy có giá trị pháp lý: (1) Phải được ban hành đúng thẩm quyền; (2) Phải được tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động; (3) Phải được đăng ký hợp lệ; (4) Phải được công khai, phổ biến; (5) Nội dung không được trái pháp luật. Đồng thời, Điều 127 Bộ luật Lao động cũng nêu rõ: không được xử lý kỷ luật đối với hành vi không được quy định trong nội quy lao động.
Các quy định này được cụ thể hóa tại Nghị định 145/2020/NĐ-CP và chế tài hóa tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP về xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động.
Giá trị của nội quy lao động trong tranh chấp
Nội quy lao động là “chuẩn mực đánh giá hành vi”
Trong tranh chấp lao động, Tòa án không chỉ xem xét hành vi của người lao động, mà còn phải đối chiếu hành vi đó với quy định của pháp luật lao động hiện hành; hợp đồng lao động tồn tại giữa các bên và đặc biệt nội quy lao động hợp pháp của công ty.
Trong Bản án 54, doanh nghiệp (bị đơn trong vụ án) đã viện dẫn nội quy lao động để xác định hành vi quấy rối tình dục là vi phạm nghiêm trọng và là căn cứ hợp pháp để xử lý kỷ luật sa thải. Ở chiều ngược lại, nguyên đơn phản biện rằng: Nội quy lao động này được ban hành sau thời điểm xảy ra hành vi, không được phổ biến tới người lao động, và có dấu hiệu “thiết kế lại” để phù hợp với cáo buộc.
Tranh chấp cho thấy Nội quy không chỉ là căn cứ xác định vi phạm, mà còn là đối tượng tranh chấp về tính hợp pháp giữa các bên có liên quan.
Nội quy lao động là điều kiện hợp pháp khi sa thải người lao động
Một điểm đặc biệt quan trọng là đối với hành vi quấy rối tình dục, pháp luật cho phép sa thải chỉ khi hành vi đó được quy định trong nội quy lao động.
Trong Bản án 54, doanh nghiệp đã viện dẫn rằng Khoản 2 Điều 125 Bộ luật Lao động 2019 cũng như Nội quy lao động đã đăng ký của công ty đã quy định cụ thể quấy rối tình dục là một trong những trường hợp được quyền áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải.
Điều này cho thấy vai trò của nội quy không chỉ là “bổ trợ”, mà trong nhiều trường hợp là điều kiện tiên quyết để xử lý kỷ luật hợp pháp. Và bản án 54 là một ví dụ điển hình.
Nội quy lao động là công cụ phân bổ gánh nặng chứng minh
Theo Điều 122 Bộ luật Lao động, người sử dụng lao động phải chứng minh lỗi của người lao động. Tuy nhiên, việc chứng minh này không thể tách rời nội quy. Nội quy giúp xác định: Hành vi nào bị coi là vi phạm; Mức độ vi phạm của người lao động; và hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng. Trong nhiều vụ án lao động tại Việt Nam trong thời gian gần đây cho thấy tranh chấp phần lớn phát sinh từ việc doanh nghiệp cho rằng đã có đủ lời khai nhân chứng. Phía ngược lại người lao động cho rằng không có chứng cứ trực tiếp và nội quy không hợp lệ. Vì vậy, nội quy lao động là cơ sở quan trọng định hình phạm vi chứng minh và tiêu chuẩn đánh giá chứng cứ.
Những vấn đề pháp lý từ thực tiễn
Từ thực tiễn xét xử, đặc biệt qua Bản án 54 nêu trên, có thể nhận diện một số vấn đề pháp lý cốt lõi liên quan đến nội quy lao động như sau:
Hiệu lực của nội quy lao động
Một trong những điểm tranh luận lớn nhất trong thực tiễn là hiệu lực của nội quy lao động. Pháp luật quy định rõ nội quy chỉ có hiệu lực sau khi được đăng ký và sau một khoảng thời gian nhất định kể từ khi cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành nội quy theo cách “có ban hành là có hiệu lực”.
Vấn đề trở nên phức tạp hơn khi nội quy được ban hành hoặc sửa đổi sau thời điểm xảy ra hành vi vi phạm. Câu hỏi đặt ra là: liệu nội quy có thể được áp dụng đối với các hành vi đã xảy ra trước đó nhưng vẫn còn trong thời hiệu xử lý hay không? Đây là một khoảng trống pháp lý đáng kể, bởi pháp luật hiện hành chưa có quy định rõ ràng về việc áp dụng “hồi tố” trong trường hợp này. Tuy nhiên theo chúng tôi, trong trường hợp nội quy được ban hành sau khi có hành vi vi phạm, rất dễ dàng để người lao động chứng minh doanh nghiệp sai phạm khi tiến hành xử lý kỷ luật người lao động với hình thức sa thải. Vì như phân tích ở trên, pháp luật Việt Nam phân định rất rõ ràng, doanh nghiệp chỉ được xử lý kỷ luật sa thải khi hành vi được quy định trong nội quy và hơn nữa nội quy này đã được đăng ký hợp pháp – đã được Nhà nước công nhận hiệu lực.
Ranh giới giữa nội quy và các chính sách nội bộ
Một thực tế phổ biến tại doanh nghiệp là tồn tại đồng thời nhiều loại văn bản như nội quy lao động, sổ tay nhân viên, quy tắc ứng xử hay các chính sách nội bộ khác. Tuy nhiên, về mặt pháp lý, các văn bản này không có giá trị như nhau.
Trong tranh chấp, chỉ nội quy lao động đã được ban hành và đăng ký đúng quy định mới có thể được sử dụng làm căn cứ trực tiếp để xử lý kỷ luật. Các tài liệu khác có thể đóng vai trò bổ trợ, nhưng không thể thay thế nội quy lao động.
Việc nhầm lẫn giữa các loại văn bản này dẫn đến rủi ro lớn như doanh nghiệp có thể tin rằng mình đã có “quy định nội bộ”, nhưng khi tranh chấp xảy ra, lại không có căn cứ pháp lý vững chắc để bảo vệ quyết định của mình.
Chứng cứ và quy trình điều tra nội bộ
Một điểm đáng chú ý khác là mối quan hệ giữa nội quy lao động và hệ thống chứng cứ. Nội quy không chỉ quy định hành vi bị cấm, mà còn gián tiếp định hình cách thức doanh nghiệp thu thập, đánh giá và sử dụng chứng cứ.
Điều này đặc biệt rõ trong các vụ việc nhạy cảm như quấy rối tình dục tại nơi làm việc. Một loại vụ việc mà nơi chứng cứ trực tiếp thường hạn chế, và doanh nghiệp phải dựa nhiều vào lời khai, phản ánh nội bộ hoặc tài liệu gián tiếp.
Trong bối cảnh đó, nếu nội quy không quy định rõ quy trình xử lý, nguyên tắc bảo mật, hoặc cách thức xác minh, thì toàn bộ quá trình điều tra nội bộ có thể bị các bên có liên quan đặt dấu hỏi về tính khách quan và hợp pháp.
Nội quy và giới hạn của quyền xử lý kỷ luật
Một vấn đề cốt lõi khác là giới hạn của quyền xử lý kỷ luật lao động. Pháp luật cho phép người sử dụng lao động xử lý vi phạm, nhưng đồng thời đặt ra nguyên tắc: chỉ được xử lý đối với hành vi đã được quy định trong nội quy lao động.
Điều này có nghĩa là nội quy lao động không chỉ trao quyền, mà còn “giới hạn quyền” của doanh nghiệp. Nếu nội quy không quy định rõ hoặc quy định không phù hợp, doanh nghiệp có thể mất đi cơ sở pháp lý để áp dụng các hình thức kỷ luật, kể cả trong những trường hợp hành vi vi phạm là có thật.
Khuyến nghị cho doanh nghiệp
Thực tiễn tranh chấp lao động cho thấy một điểm đáng lưu ý: nhiều doanh nghiệp chỉ bắt đầu rà soát nội quy lao động khi tranh chấp đã phát sinh. Khi đó, mọi điều chỉnh đều mang tính “chữa cháy” và khó có thể cứu vãn rủi ro pháp lý. Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên đăng ký nội quy lao động tại cơ quan quản lý lao động càng sớm càng tốt, ngay cả khi chưa xảy ra bất kỳ tranh chấp nào.
Trước hết, doanh nghiệp cần thay đổi cách tiếp cận: nội quy lao động không phải là thủ tục hành chính, mà là một công cụ pháp lý. Điều này đòi hỏi nội quy phải được thiết kế theo logic chứng minh, với các quy định cụ thể, có thể nhận diện và kiểm chứng. Những khái niệm chung chung như “hành vi không phù hợp” hay “ảnh hưởng môi trường làm việc” không nên đưa vào nội quy lao động.
Bên cạnh đó, hiệu lực pháp lý của nội quy cần được đảm bảo tuyệt đối. Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ quy trình tham vấn, đăng ký và công khai, đồng thời lưu trữ được bằng chứng về việc phổ biến nội quy cho người lao động. Thực tế cho thấy, không ít trường hợp doanh nghiệp thất bại trong tranh chấp không phải vì xử lý sai, mà vì không chứng minh được nội quy có hiệu lực hợp pháp.
Một rủi ro phổ biến khác là việc “hợp thức hóa” quyết định bằng nội quy lao động. Nghĩa là doanh nghiệp sẽ ban hành hoặc sửa đổi nội quy sau khi sự việc xảy ra. Cách làm này có thể bị xem là áp dụng hồi tố bất lợi cho người lao động và dễ dàng bị Tòa án bác bỏ khi xảy ra tranh chấp.
Ngoài ra, nội quy lao động cần được vận hành cùng một hệ thống chứng cứ và quy trình xử lý nội bộ. Một quyết định kỷ luật chỉ có thể được bảo vệ khi đi kèm hồ sơ đầy đủ, từ biên bản vi phạm, thông báo họp đến tài liệu chứng minh lỗi.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần phân biệt rõ nội quy lao động với các chính sách nội bộ khác như sổ tay nhân viên hay quy tắc ứng xử. Chỉ nội quy lao động hợp lệ mới có giá trị pháp lý trực tiếp trong xử lý kỷ luật.
Nhìn chung, trong tranh chấp lao động, nội quy chính là cơ sở pháp lý đầu tiên và quan trọng nhất. Nếu phòng tuyến này yếu, mọi lập luận phía sau đều trở nên mong manh và bất lợi cho doanh nghiệp. Thực tiễn xét xử cho thấy: một quyết định kỷ luật có hợp pháp hay không không chỉ phụ thuộc vào hành vi của người lao động, mà còn phụ thuộc vào cách doanh nghiệp xây dựng, đăng ký và áp dụng nội quy của mình. Điều này cho thấy nội quy lao động đang dần vượt ra khỏi vai trò của một tài liệu quản trị nội bộ của doanh nghiệp để trở thành một chuẩn mực pháp lý thực sự trong tranh chấp lao động.
[1] https://thuvienphapluat.vn/banan/ban-an/ban-an-ve-tranh-chap-xu-ly-ky-luat-lao-dong-theo-hinh-thuc-sa-thai-so-542025ldpt-ngay-09062025-378372, truy cập ngày 25/4/2026.
Luật sư NGUYỄN VĂN PHÚC
Công ty Luật TNHH HM&P.
