Tháng tư hằng năm được xem là mùa Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) khi mà các doanh nghiệp (công ty cổ phần) thường sẽ tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên trong giai đoạn này theo quy định pháp luật [1]. Ngay tại thời điểm này, nhiều doanh nghiệp đã và đang xây dựng phương án tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thường niên cho năm nay. Một trong những vấn đề mà các doanh nghiệp thường quan tâm mỗi khi xây dựng phương án họp ĐHĐCĐ là hình thức tổ chức cuộc họp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp là công ty đại chúng, sở hữu số lượng cổ đông đông đảo và trải dài hầu khắp cả nước, thậm chí là ở nước ngoài. Việc lựa chọn một hình thức họp bảo đảm đủ số lượng cổ đông tham dự để thỏa mãn điều kiện tổ chức cuộc họp, đồng thời giúp đa số cổ đông được tham gia vào quá trình trao đổi, thảo luận tại cuộc họp là điều không hề đơn giản.
Trong bối cảnh đó, họp ĐHĐCĐ theo hình thức trực tuyến là điều mà các doanh nghiệp có thể hướng đến, đồng thời cũng phù hợp với xu thế tất yếu của thời đại. Mặc dù vậy, theo quan sát của tác giả dựa vào thông tin được công bố công khai bởi các công ty đại chúng, trong năm 2024, đa phần các doanh nghiệp vẫn chưa mạnh dạn để tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Vậy nguyên nhân của việc này là do đâu và liệu rằng có giải pháp nào để doanh nghiệp có thể chuyển đổi hình thức họp ĐHĐCĐ truyền thống, vốn đã bị “đóng đinh” trong suốt thời gian vừa qua không?
Ảnh minh hoạ.
Cơ sở nào để doanh nghiệp tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến?
Nhìn chung, khi rà soát Luật Doanh nghiệp 2020, chúng ta không thấy được một quy định cụ thể về các hình thức tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ. Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2020 lại đề cập đến các hình thức để cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Cụ thể, Khoản 3 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định rằng ngoài các trường hợp như tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp ĐHĐCĐ, ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp, gửi phiếu biểu quyết, cổ đông còn có quyền tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác. Theo quy định này, có thể hiểu, doanh nghiệp có thể tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ thông qua hội nghị trực tuyến (cuộc họp trực tuyến) và cho phép các cổ đông được biểu quyết theo hình thức điện tử.
Đối với các công ty đại chúng, điều này càng rõ ràng hơn khi Khoản 3 Điều 273 Nghị định 155/2020/NĐ-CP quy định rằng “Công ty đại chúng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị công ty việc áp dụng công nghệ thông tin hiện đại để cổ đông có thể tham dự và phát biểu ý kiến tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thông qua họp trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác theo quy định tại Điều 144 Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty”.
Như vậy, theo các quy định trên, có thể nói rằng, doanh nghiệp hoàn toàn có đủ cơ sở pháp lý để tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ theo hình thức trực tuyến. Việc quy định chi tiết về cách thức tổ chức cuộc họp sẽ cần được doanh nghiệp đưa vào Điều lệ công ty và các quy chế về quản trị nội bộ, quy chế tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ để cổ đông có thể tham dự một cách phù hợp.
Nếu so với các giai đoạn trước đây, cụ thể là giai đoạn mà Luật Doanh nghiệp 2005 vẫn còn hiệu lực, việc tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến đã được quy định một cách rõ ràng và khả thi hơn rất nhiều. Cụ thể, Luật Doanh nghiệp 2005 không chỉ không có quy định cụ thể về hình thức họp ĐHĐCĐ (điều này tương tự Luật Doanh nghiệp 2014 và Luật Doanh nghiệp 2020) mà còn quy định việc biểu quyết của cổ đông phải được thực hiện thông qua phiếu biểu quyết và phiếu biểu quyết sẽ được tập hợp lại tại cuộc họp (Khoản 5 Điều 103 Luật Doanh nghiệp 2005). Đây là hình thức biểu quyết mang tính thủ công và dù cho cuộc họp ĐHĐCĐ có thể được tổ chức trực tuyến thì cũng không có cơ sở để doanh nghiệp cho phép cổ đông biểu quyết trực tuyến. Điều này rõ ràng là rào cản cho việc tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến trong giai đoạn trước đây. Tuy nhiên, với quy định của các Luật Doanh nghiệp sau này và đặc biệt là Nghị định 155/2020/NĐ-CP, việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến hoàn toàn phụ thuộc vào lựa chọn của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp đang lo ngại điều gì?
Mặc dù đã có cơ sở pháp lý rõ ràng, tác giả cho rằng có nhiều lý do để doanh nghiệp vẫn còn e ngại trong việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Dưới góc độ của người tư vấn tổ chức họp ĐHĐCĐ cho nhiều doanh nghiệp trong những năm qua, tác giả nhận thấy doanh nghiệp vẫn còn lo ngại về khả năng tiếp cận cuộc họp một cách rộng rãi của các cổ đông, việc xác định tính chính danh của người tham dự cuộc họp, tính minh bạch trong việc tổ chức cuộc họp và nghiêm trọng hơn là vấn đề bảo mật thông tin của doanh nghiệp và cổ đông.
Đầu tiên, việc tiếp cận cuộc họp theo hình thức trực tuyến có thể là vấn đề đối với nhiều cổ đông, đặc biệt là những cổ đông lớn tuổi hoặc không cập nhật kịp thời xu hướng công nghệ. Với những doanh nghiệp được sở hữu bởi một lượng lớn những cổ đông trên, việc tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến sẽ là bài toán không hề đơn giản. Trong trường hợp này, nếu doanh nghiệp không xây dựng những quy định, hướng dẫn cụ thể cho các cổ đông về cách thức tham dự cuộc họp, doanh nghiệp có thể gặp vấn đề lớn về tỷ lệ cổ đông tham dự cuộc họp. Theo quy định tại Điều 145 Luật Doanh nghiệp 2020, cuộc họp ĐHĐCĐ chỉ có thể được diễn ra hợp lệ nếu tỷ lệ tham dự cuộc họp của các cổ đông chiếm 50% (cho cuộc họp thứ nhất) và 33% (cho cuộc họp thứ hai) tỷ lệ phiếu biểu quyết của doanh nghiệp. Do đó, nếu không thể bảo đảm các cổ đông có thể tiếp cận được cuộc họp trực tuyến, nguy cơ về việc cuộc họp phải được tổ chức lần thứ hai, thứ ba là hoàn toàn hiện hữu. Dù cho cuộc họp vẫn sẽ được tổ chức vào lần thứ ba bất kể số lượng cổ đông tham dự, việc nhiều cổ đông không thể tham dự cũng sẽ làm giảm đi chất lượng của cuộc họp ĐHĐCĐ và có thể khiến cho doanh nghiệp không đạt được mục đích tổ chức cuộc họp.
Thứ hai, tính chính danh của người tham dự cuộc họp cũng là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp lưu tâm. Khác với cuộc họp trực tiếp, khi mà việc kiểm tra tư cách cổ đông/ người tham dự cuộc họp được diễn ra trực tiếp, qua đó, Ban kiểm tra tư cách cổ đông có thể xác định được chính xác tính hợp lệ, chính danh của người tham dự cuộc họp, thông qua việc kiểm tra giấy tờ cá nhân, giấy ủy quyền, nhận diện trực tiếp người tham dự cuộc họp dựa vào hình ảnh trên giấy tờ cá nhân. Tuy nhiên, với hình thức họp trực tuyến, Ban kiểm tra tư cách cổ đông không thể thực hiện một cách thủ công, trực tiếp như trên. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cần có hình thức kiểm tra, nhận diện cổ đông/ người tham dự cuộc họp một cách phù hợp. Đây là một vấn đề mà nhiều doanh nghiệp quan tâm trong bối cảnh việc giả mạo tài liệu, hình ảnh, video cá nhân ngày càng được thực hiện tinh vi như hiện nay.
Thứ ba, tính minh bạch trong việc tổ chức cuộc họp cũng là điều cản trở doanh nghiệp trong việc tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Không giống như cuộc họp trực tiếp, nơi mà cổ đông dễ dàng đặt câu hỏi trực tiếp cho Đoàn Chủ tọa và được trao đổi, giải đáp tại cuộc họp. Đồng thời, việc kiểm phiếu cũng được thực hiện trực tiếp trước sự chứng kiến của cổ đông. Đối với cuộc họp trực tuyến, việc tổng hợp câu hỏi, kiểm phiếu,… có thể không được thực hiện dưới sự kiểm sát của cổ đông. Cũng giống như việc doanh nghiệp lo ngại tính chính danh của cổ đông, cổ đông cũng có những hoài nghi riêng về việc tổng hợp ý kiến, kiểm phiếu của doanh nghiệp, khi mà quá trình này hoàn toàn có thể bị can thiệp bởi chính doanh nghiệp hoặc một bên thứ ba.
Cuối cùng, đối với những doanh nghiệp chưa đại chúng, hoạt động của doanh nghiệp có thể ẩn chứa những thông tin mật mà doanh nghiệp không muốn tiết lộ ra bên ngoài. Khi đó, việc rò rỉ thông tin mật qua cuộc họp trực tuyến sẽ là điều doanh nghiệp đặc biệt lo ngại. Thậm chí, với những công ty đại chúng, để tham dự cuộc họp, cổ đông buộc phải kê khai nhiều thông tin cá nhân của mình, khi đó, nếu không có biện pháp bảo vệ dữ liệu đủ tốt, số lượng dữ liệu bị rò rỉ có thể là vấn đề lớn đối với cả doanh nghiệp và cổ đông.
Tóm lại, những lý do trên chỉ là một số trong vô vàn những vấn đề mà doanh nghiệp còn lo lắng khi quyết định tổ chức cuộc họp ĐHĐCĐ trực tuyến. Điều này lý giải cho việc dù đã có cơ sở pháp lý rõ ràng để tổ chức họp ĐHĐCĐ trực tuyến nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn không lựa chọn hình thức này, và chấp nhận tốn kém rất nhiều thời gian, chi phí cho công tác tổ chức họp ĐHĐCĐ theo hình thức truyền thống. Mặc dù vậy, tác giả cho rằng, trong bối cảnh bùng nổ của công nghệ số như hiện nay, doanh nghiệp sẽ không thể nằm ngoài xu thế tất yếu của thời đại, bao gồm việc chuyển đổi hình thức của cuộc họp ĐHĐCĐ.
[1] Khoản 2 Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2020.
Luật sư NGUYỄN VĂN PHÚC
TÔ KIẾN LƯƠNG
Công ty luật TNHH HM&P
