Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, quy trình nội bộ được thiết kế nhằm tạo ra sự kiểm soát, phân tầng trách nhiệm và hạn chế rủi ro trong quá trình ra quyết định. Một quyết định đi qua đầy đủ các bước thẩm định, xin ý kiến và phê duyệt thường được hiểu là đã “đúng quy trình”, và vì vậy, được mặc nhiên xem là an toàn.
Niềm tin này không phải không có cơ sở. Quy trình giúp doanh nghiệp vận hành có trật tự, giảm thiểu sai sót và tạo ra một hệ thống ra quyết định có thể kiểm soát được. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ: hệ thống quản trị nội bộ không phải là tiêu chuẩn duy nhất khi một quyết định bị đặt dưới góc độ pháp lý.
Khi một quyết định phát sinh vấn đề, đặc biệt trong các tình huống bị thanh tra, kiểm tra hoặc xem xét trách nhiệm, câu hỏi không còn là quy trình đã được thực hiện đầy đủ hay chưa. Điều bị đặt ra là: quyết định đó có thể được giải trình như thế nào, và người ký đã thực sự kiểm soát đến đâu trước khi phê duyệt.
Quy trình có thể mô tả một quyết định được hình thành ra sao, nhưng không chứng minh được rằng quyết định đó là đúng. Việc “đã làm đúng quy trình” không thay thế được nghĩa vụ giải trình của người ký khi trách nhiệm được đặt ra. Quy trình tạo ra cảm giác kiểm soát. Nhưng trách nhiệm không đi theo cảm giác đó.
Kiểm soát không nằm ở việc đã đi qua bao nhiêu bước, mà ở việc có thể giải thích được quyết định đó đến đâu.
Một nhầm lẫn phổ biến trong quản trị là đồng nhất giữa “tuân thủ quy trình” và “kiểm soát quyết định”. Trên thực tế, quy trình chỉ phân bổ công việc và xác lập các bước xử lý, nhưng không tự động xác lập mức độ kiểm soát của người ký đối với nội dung cuối cùng. Nếu mức độ kiểm soát đó không được thể hiện bằng hồ sơ, tài liệu và logic đánh giá, thì quy trình không thể trở thành một lớp bảo vệ thực chất.
Ở góc độ pháp lý, rủi ro không được đánh giá dựa trên số lượng bước đã đi qua, mà dựa trên khả năng giải trình của quyết định khi bị xem xét lại. Điều này gắn trực tiếp với việc người ký có thể chứng minh được mình đã dựa vào những căn cứ nào, đã hiểu đến đâu và đã loại trừ những rủi ro gì trước khi phê duyệt.
Trong nhiều trường hợp, một quyết định được hình thành qua nhiều cấp, nhiều ý kiến chuyên môn trước khi đến chữ ký cuối cùng. Người ký có thể tin rằng mình chỉ phê duyệt trên cơ sở đề xuất và không trực tiếp chịu trách nhiệm đối với nội dung chi tiết. Tuy nhiên, khi sự việc bị xem xét lại, trách nhiệm không được phân bổ theo quy trình, mà được truy về điểm phê duyệt cuối cùng.
Khoảng cách giữa việc “đi đúng quy trình” và “kiểm soát được quyết định” chính là nơi rủi ro bắt đầu hình thành. Đây cũng là khoảng cách mà nhiều lãnh đạo chỉ nhận ra khi sự việc đã xảy ra.
Trong thực tế, nhiều quyết định vẫn đang được ký mỗi ngày với niềm tin rằng chỉ cần đi đủ quy trình là đã an toàn.
Nhưng nếu quyết định đó bị mở lại hôm nay, anh có thể chứng minh được mình đã kiểm soát điều gì không?
Nếu phải ký lại quyết định đó hôm nay, anh có chắc mình vẫn ký không? Anh có thể chỉ ra mình đã dựa vào căn cứ nào, đã hiểu đến đâu và đã loại trừ những rủi ro gì trước khi ký hay không? Và nếu câu hỏi đầu tiên được đặt ra là với anh, anh có chắc mình không phải là người phải trả lời?
Trong nhiều trường hợp, người bị hỏi đầu tiên không phải là người làm nhiều nhất, mà là người không thể nói rằng mình không liên quan.
Nếu một quyết định chỉ được bảo vệ bằng việc “đã đi đủ quy trình”, thì khi bị xem xét lại, người ký sẽ là người đầu tiên nhận ra rằng quy trình không đứng ra thay mình.
Trong bối cảnh đó, việc rà soát lại các quyết định không còn là vấn đề tuân thủ, mà là vấn đề tự bảo vệ. Một quyết định chỉ thực sự an toàn khi người ký có thể chủ động trả lời được ba câu hỏi: Mình đã kiểm soát điều gì, trách nhiệm của mình dừng ở đâu, và nếu quyết định bị xem xét lại, mình có đủ cơ sở để giải trình hay không.
Nếu không trả lời được những câu hỏi này, thì việc “đi đúng quy trình” chỉ là một cảm giác an toàn, không phải là một sự bảo vệ thực chất.
Quy trình có thể giúp một quyết định được thông qua, nhưng không bảo đảm rằng người ký sẽ được bảo vệ khi quyết định đó bị xem xét lại. Khi quy trình dừng lại, người ký là người phải trả lời. Và trong nhiều trường hợp, không có ai trả lời thay.
Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ
Chủ tịch TAT Law Firm.
Luật sư Trương Anh Tú - Chủ tịch TAT Law Firm
Chuyên gia về trách nhiệm người ra quyết định, kiểm soát rủi ro pháp lý và rủi ro hình sự trong quản trị doanh nghiệp (CRC): “Quy trình không đứng ra giải trình. Người ký thì phải.”
