Trong thực tiễn quản trị, không phải mọi quyết định hợp lý đều an toàn. Có những rủi ro không tồn tại ở thời điểm ban hành, mà chỉ xuất hiện khi quyết định được đặt lại trong một hệ tiêu chuẩn khác, với cách nhìn nhận khác. Một quyết định có thể đúng quy trình, đúng mục tiêu, đúng thời điểm, nhưng vẫn có thể trở thành vấn đề pháp lý nếu không thể giải trình một cách nhất quán khi bị xem xét lại.
“Một quyết định có thể hợp lý - nhưng vẫn đủ để người ký bị đặt câu hỏi”
Không hiếm trường hợp người ký không trực tiếp điều hành, không tham gia lựa chọn đối tác, không đi vào từng khâu tác nghiệp, nhưng vẫn trở thành trung tâm của việc xem xét trách nhiệm. Điểm chung của những trường hợp này không nằm ở một hành vi sai phạm cụ thể, mà ở chỗ họ là người có quyền kiểm soát cuối cùng đối với quyết định đã được ban hành.
Đây không chỉ là rủi ro mà là khoảng trống kiểm soát trong quyết định, và khi bị đọc lại, khoảng trống đó sẽ quy về đúng người ký.
Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm.
Trong hoạt động doanh nghiệp, cảm giác an toàn thường đến từ việc quy trình đã được thực hiện đầy đủ, tập thể đã đồng thuận và mục tiêu kinh doanh là chính đáng. Những yếu tố này, trong nhiều trường hợp, đủ để một quyết định được thông qua và được xem là hợp lý. Tuy nhiên, đó mới chỉ là logic của thời điểm ký. Khi quyết định bị mở lại, cách tiếp cận không còn dựa trên hiệu quả hay tiến độ, mà chuyển sang một hệ câu hỏi khác, xoay quanh trách nhiệm, nghĩa vụ kiểm soát và khả năng giải trình.
Một quyết định không kết thúc khi được ký. Nó chỉ thực sự bắt đầu khi bị kiểm tra. Khi một quyết định được thông qua bằng sự đồng thuận, nó mang dáng dấp của một quyết định tập thể. Nhưng khi bị kiểm tra, nó được đọc lại bằng trách nhiệm cá nhân. Khi đó, những câu hỏi bắt đầu xuất hiện: Ai là người thực sự quyết định, căn cứ nào đã được sử dụng, trách nhiệm kiểm soát thuộc về ai, ai có thể dừng lại và ai lẽ ra phải dừng lại. Nói cách khác, một quyết định không được đánh giá bằng cách nó được thông qua, mà bằng cách nó có thể được giải trình.
Sự khác biệt này không chỉ là khác biệt về góc độ đánh giá, mà là khác biệt về bản chất rủi ro. Ở thời điểm vận hành, quyết định thường được đánh giá bằng tính hợp lý trong kinh doanh. Nhưng khi bị xem xét lại, nó được đánh giá bằng khả năng giải trình trong khuôn khổ pháp lý. Hồ sơ đầy đủ và quy trình đúng đắn có thể giúp một quyết định được thông qua, nhưng không bảo đảm rằng quyết định đó có thể tự bảo vệ khi bị đặt lại trong một bối cảnh khác.
“Quy trình không đứng ra giải trình thay người ký"
Khi một quyết định bị xem xét lại, toàn bộ cấu trúc hình thành quyết định đó sẽ được bóc tách: Ai đề xuất, ai thẩm định, ai phê duyệt, ai có quyền dừng lại và ai có nghĩa vụ phải dừng lại. Nếu những yếu tố này không được xác lập rõ ngay từ đầu, chúng sẽ trở thành điểm phát sinh rủi ro trách nhiệm, đặc biệt đối với người ký.
Từ đó xuất hiện một nghịch lý quen thuộc trong quản trị: Ở thời điểm quyết định được thông qua, đó là quyết định của tập thể; nhưng khi trách nhiệm được xác định, phạm vi lại thu hẹp về một hoặc một số cá nhân cụ thể. Đây không phải là hệ quả của một hệ thống sai, mà là biểu hiện của một hệ thống chưa được thiết kế để bảo vệ quyết định đến cùng.
Vấn đề vì vậy không nằm ở việc doanh nghiệp có quy trình hay không, mà nằm ở chỗ quy trình đó có đủ để tạo ra khả năng giải trình hay không. Một quyết định có thể hợp lý trong bối cảnh kinh doanh, nhưng nếu không thể giải trình một cách nhất quán trong bối cảnh pháp lý, thì chính sự hợp lý ban đầu cũng không đủ để bảo vệ người ký.
Trong một môi trường bị giám sát ngày càng chặt chẽ, rủi ro không còn nằm ở việc “làm sai”, mà nằm ở việc “không thể chứng minh là đã làm đúng”. Và khi đó, khoảng cách giữa một quyết định hợp lý và một rủi ro pháp lý không còn nằm ở nội dung của quyết định, mà nằm ở cấu trúc kiểm soát đã hoặc chưa được thiết kế.
Một quyết định, vì vậy, không chỉ cần được ban hành đúng, mà còn phải được thiết kế để có thể tự bảo vệ khi bị xem xét lại. An toàn không nằm ở việc quyết định đúng. An toàn nằm ở việc quyết định đó có thể được giải trình đến cùng.
Không ai chịu trách nhiệm thay cho người ký. Ở thời điểm ban hành, đó là một quyết định. Nhưng khi bị xem xét lại, nó trở thành trách nhiệm. Không ai hỏi người ký đã nghĩ gì khi đưa ra quyết định; điều được quan tâm là họ có thể chứng minh điều đó hay không. Và khi một quyết định bị đọc lại, câu hỏi cuối cùng vẫn chỉ còn một: Người ký có thực sự kiểm soát được quyết định đó hay không.
Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ
Chủ tịch TAT Law Firm
Luật sư Trương Anh Tú - Chủ tịch TAT Law Firm, chuyên gia về kiểm soát rủi ro pháp lý và rủi ro hình sự trong quản trị doanh nghiệp, với định hướng nghiên cứu và phát triển mô hình Criminal Risk Control (CRC), tập trung vào việc thiết kế cấu trúc quyết định an toàn, xây dựng khả năng giải trình pháp lý và bảo vệ người ra quyết định trong bối cảnh hoạt động quản trị ngày càng chịu sự giám sát chặt chẽ và có thể bị xem xét lại theo các tiêu chuẩn khác nhau.
Bài viết phản ánh một nghịch lý phổ biến: một quyết định có thể hợp lý trong vận hành nhưng trở thành rủi ro khi bị xem xét lại.
