Trong quản trị doanh nghiệp, một quyết định hiếm khi là sản phẩm của một cá nhân đơn lẻ. Nó thường được hình thành qua nhiều bước, từ đề xuất ban đầu, thẩm định chuyên môn, phản biện nội bộ cho đến phê duyệt cuối cùng. Chính cấu trúc nhiều tầng này tạo ra một cảm giác phổ biến rằng trách nhiệm cũng được phân bổ tương ứng, rằng khi nhiều người cùng tham gia thì trách nhiệm cũng được chia đều, và vì vậy mức độ rủi ro của từng cá nhân sẽ được giảm xuống theo số lượng người có liên quan. Tuy nhiên, thực tế lại không vận hành theo logic đó.
Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm.
Khi một quyết định bị đặt lại trong bối cảnh thanh tra, kiểm tra hoặc xem xét trách nhiệm, hệ thống không truy ngược toàn bộ quá trình tham gia của từng cá nhân để phân bổ trách nhiệm theo tỉ lệ đóng góp. Thay vào đó, trách nhiệm được xác định tại điểm có khả năng giải trình cuối cùng, tức là điểm mà ở đó quyết định có thể bị yêu cầu làm rõ về căn cứ, quy trình và tính hợp pháp của nó. Và trong đa số trường hợp, điểm này không phải là tập thể, mà là một cá nhân cụ thể. Trách nhiệm không vận hành theo nguyên tắc biểu quyết, mà luôn có xu hướng hội tụ.
Nếu quyết định đó bị xem xét lại hôm nay, người bị yêu cầu giải trình đầu tiên có phải là anh không?
Chính tại điểm này, một nhầm lẫn quan trọng bắt đầu lộ ra. Vấn đề không nằm ở việc có bao nhiêu người tham gia vào quyết định, mà nằm ở việc ai là người không thể đứng ngoài khi quyết định bị truy vấn. Trách nhiệm không phân bổ theo số người tham gia, mà luôn tìm đến một địa chỉ cụ thể. Nó không tìm đến người làm nhiều nhất, mà tìm đến người không thể nói rằng mình không liên quan.
Trách nhiệm không tìm đến người làm nhiều nhất, mà tìm đến người không thể đứng ngoài.
Trong nhiều trường hợp, người ký quyết định không phải là người đề xuất, không trực tiếp thẩm định và cũng không tham gia vào toàn bộ quá trình hình thành. Tuy nhiên, khi quyết định bị xem xét lại, chính người ký là người phải đứng ra giải trình. Điều này phản ánh một logic nhất quán của hệ thống pháp lý và quản trị: trách nhiệm không được thiết kế theo quy trình vận hành, mà được xác định theo điểm có thể bị truy vấn và yêu cầu giải thích.
Ở góc độ này, rủi ro pháp lý trong quyết định không nằm ở việc ai tham gia nhiều hay ít, mà nằm ở việc ai có khả năng kiểm soát và giải trình toàn bộ quyết định đó. Khả năng giải trình không chỉ là việc xuất trình tài liệu, mà là khả năng tái hiện lại logic của quyết định, bao gồm căn cứ pháp lý, cơ sở thực tiễn và cách thức xử lý rủi ro tại thời điểm phê duyệt.
Một quyết định có thể được xây dựng theo logic tập thể, với đầy đủ các bước, các ý kiến và các lớp kiểm soát, nhưng khi bị xem xét lại, nó lại được đánh giá theo logic cá nhân, nơi mà một người phải đứng ra giải thích toàn bộ quá trình đó. Trong khoảng cách này, những yếu tố từng tạo ra cảm giác an toàn, như có hội đồng, có ý kiến tập thể hoặc có đầy đủ hồ sơ, không còn giữ nguyên giá trị bảo vệ như tại thời điểm quyết định được thông qua.
Một nhầm lẫn phổ biến trong quản trị là đồng nhất giữa việc tuân thủ quy trình và mức độ kiểm soát của người ký. Trên thực tế, quy trình chỉ mô tả cách một quyết định được hình thành, nhưng không chứng minh được rằng quyết định đó là đúng, cũng không thay thế được nghĩa vụ giải trình khi trách nhiệm được đặt ra. Nếu người ký không thực sự kiểm soát được thông tin đầu vào, không hiểu rõ bản chất vấn đề và không có khả năng lý giải vì sao quyết định đó được đưa ra, thì việc đi đủ quy trình không tạo ra một sự bảo vệ thực chất.
Một điểm đáng chú ý là rủi ro không phát sinh tại thời điểm quyết định được thông qua, mà phát sinh tại thời điểm quyết định bị đọc lại trong một bối cảnh khác. Khi đó, quyết định không còn được nhìn nhận trong điều kiện thông tin ban đầu, mà trong điều kiện của sự kiểm tra, đối chiếu và đánh giá lại. Những gì từng được coi là hợp lý có thể không còn đủ sức thuyết phục, và câu hỏi không còn là quyết định được hình thành như thế nào, mà là liệu người đứng tên quyết định có thể chứng minh rằng mình đã kiểm soát điều gì, đã dựa vào căn cứ nào và đã loại trừ những rủi ro gì trước khi phê duyệt hay không.
Trách nhiệm không đi theo quy trình, mà dừng lại ở chữ ký. Một quyết định có thể được hình thành bởi nhiều người, nhưng khi bị xem xét lại, không có một tập thể nào đứng ra trả lời thay cho một cá nhân cụ thể.
Đến lúc đó, câu hỏi không còn là quyết định được làm đúng quy trình hay chưa, mà là liệu người ký có thể tự mình giải thích toàn bộ quyết định đó hay không. Điều đáng lo ngại không phải là một quyết định sai, mà là những quyết định tưởng như không sai nhưng lại không thể chứng minh được mình đã đúng.
Trong khoảng cách rất nhỏ giữa hai điều đó, trách nhiệm bắt đầu hình thành. Và khi đó, chữ ký không còn là điểm kết thúc của một quyết định, mà là điểm bắt đầu của nghĩa vụ giải trình mà không ai có thể thay thế.
Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ
Chủ tịch TAT Law Firm.
Luật sư Trương Anh Tú - Chủ tịch TAT Law Firm, chuyên gia về trách nhiệm người ra quyết định, rủi ro pháp lý và rủi ro hình sự trong quản trị doanh nghiệp, với trọng tâm là khả năng giải trình và mức độ kiểm soát của người ký trong các quyết định bị xem xét lại.
“Trách nhiệm không đi theo quy trình, nó dừng lại ở người không thể từ chối trả lời".
