Trong thực tế, một quyết định quản trị hiếm khi được hình thành theo một đường thẳng rõ ràng. Nó đi qua nhiều tầng nấc, từ đề xuất, thẩm định, phản biện cho đến phê duyệt, và mỗi khâu đều có người chịu trách nhiệm với một phần công việc cụ thể. Chính cấu trúc này tạo ra một cảm giác hợp lý rằng trách nhiệm cũng được phân chia tương ứng, rằng mỗi người chịu một phần và vì vậy rủi ro cũng được phân tán theo từng khâu của quy trình.
Người đề xuất chịu trách nhiệm về nội dung, người thẩm định chịu trách nhiệm về chuyên môn, và người ký được hiểu như người hoàn tất quyết định trên cơ sở những gì đã được chuẩn bị trước đó. Cách hiểu này tạo ra một cảm giác kiểm soát, một niềm tin rằng nếu mỗi khâu đều làm đúng phần việc của mình thì tổng thể quyết định sẽ nằm trong vùng an toàn.
Nhưng cảm giác đó không đồng nghĩa với thực tế…
Khi một quyết định bị xem xét lại, hệ thống không vận hành theo logic phân tán như khi nó được hình thành. Trách nhiệm không được xác định theo từng phần việc đã được thực hiện, mà theo khả năng giải trình tại một điểm cụ thể, nơi mà toàn bộ quyết định phải được lý giải một cách nhất quán. Và trong nhiều trường hợp, điểm đó không trùng với phạm vi mà người ký tin rằng mình đang kiểm soát tại thời điểm phê duyệt.
Một người có thể đã làm đúng phần việc của mình trong quy trình, nhưng vẫn không nhận ra rằng phạm vi trách nhiệm của mình không dừng lại ở phần việc đó. Khi quyết định bị đặt lại, câu hỏi không dừng ở việc ai đã làm gì, mà đi thẳng vào việc người ký đã hiểu gì, đã kiểm soát gì và đã loại trừ những rủi ro nào trước khi quyết định được ban hành.
Chính tại điểm này, một khoảng mù bắt đầu xuất hiện.
Luật sư Trương Anh Tú, Chủ tịch TAT Law Firm.
Khoảng mù này không nằm ở việc thiếu thông tin, mà nằm ở việc người ra quyết định không nhận ra rằng trách nhiệm của mình không được giới hạn bởi phần việc trực tiếp, mà mở rộng theo cách mà họ không nhìn thấy trong thời điểm ký. Một quyết định có thể được hình thành trên cơ sở phân công rõ ràng, nhưng khi bị xem xét lại, trách nhiệm không còn vận hành theo cấu trúc phân công đó.
Một trong những nhầm lẫn phổ biến trong quản trị là đồng nhất giữa “không trực tiếp làm” và “không phải chịu trách nhiệm”. Nhưng trong thực tiễn, hệ thống không đánh giá trách nhiệm theo mức độ tham gia, mà theo khả năng giải trình. Và tại thời điểm giải trình, ranh giới giữa các khâu trong quy trình không còn giữ nguyên ý nghĩa như khi quyết định được thông qua.
Trách nhiệm không xuất hiện ở nơi người ra quyết định nhìn thấy trong quá trình làm việc, mà xuất hiện ở nơi mà họ không biết rằng mình đang đứng.
Điều này tạo ra một nghịch lý rõ ràng: một người có thể tham gia rất ít vào quá trình hình thành quyết định, nhưng lại phải chịu trách nhiệm đối với toàn bộ quyết định đó khi nó bị xem xét lại. Không phải vì họ làm nhiều hơn, mà vì họ là điểm cuối cùng mà hệ thống có thể yêu cầu một lời giải thích.
Trong nghịch lý này, những yếu tố từng tạo ra cảm giác an toàn như có hội đồng, có ý kiến tập thể hoặc có đầy đủ hồ sơ không còn bảo đảm rằng trách nhiệm sẽ được phân tán như cách người ta đã hình dung. Một quyết định có thể được xây dựng trên một hệ thống phân tán, nhưng trách nhiệm lại vận hành theo một điểm tập trung mà người trong cuộc không luôn nhận diện được.
Một nhầm lẫn khác là cho rằng rủi ro chỉ xuất hiện khi có sai phạm rõ ràng. Trên thực tế, rủi ro lớn hơn lại nằm ở những quyết định tưởng như không có vấn đề, nhưng không thể chứng minh được rằng chúng đã được kiểm soát một cách đầy đủ trước khi phê duyệt. Khi đó, câu hỏi không còn là quyết định có sai hay không, mà là người ký có thể chỉ ra mình đã dựa vào căn cứ nào, đã kiểm tra những gì và đã loại trừ những rủi ro nào.
Nếu không thể trả lời những câu hỏi đó một cách rõ ràng và nhất quán, thì khoảng mù trách nhiệm không còn là một khái niệm trừu tượng, mà trở thành điểm phát sinh rủi ro thực sự. Và điểm này thường không được nhận diện tại thời điểm ký, mà chỉ xuất hiện khi quyết định bị đặt lại trong một bối cảnh mà người ký không còn đủ điều kiện để tái dựng lại toàn bộ logic ban đầu.
Có một khoảnh khắc mà nhiều người chỉ nhận ra khi đã quá muộn, đó là khi họ không còn xác định được chính xác mình đang chịu trách nhiệm ở đâu trong quyết định mà mình đã ký. Khi không xác định được điểm đó, mọi nỗ lực kiểm soát trước đó, dù đã được thực hiện đầy đủ theo quy trình, cũng không còn giữ nguyên ý nghĩa như họ đã tin tại thời điểm phê duyệt.
Rủi ro lớn nhất trong một quyết định không nằm ở những gì đã nhìn thấy, mà nằm ở những gì người ra quyết định không biết rằng mình đang chịu trách nhiệm. Khi một quyết định bị xem xét lại, câu hỏi không còn là anh đã làm đúng phần việc của mình hay chưa, mà là anh có biết mình đang chịu trách nhiệm ở đâu hay không, và chính trong khoảng cách đó, cảm giác an toàn bắt đầu biến mất.
Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ
Chủ tịch TAT Law Firm.
Luật sư Trương Anh Tú - Chủ tịch TAT Law Firm
Chuyên gia về kiểm soát rủi ro pháp lý và rủi ro hình sự trong quyết định quản trị, với trọng tâm là cấu trúc trách nhiệm, khả năng giải trình và các “khoảng mù” trong kiểm soát của người ký.
“Rủi ro không nằm ở phần anh nhìn thấy, mà ở phần anh không biết mình đang chịu”.
