Doanh nghiệp cần lưu ý những gì khi giao kết và thực hiện hợp đồng?

(LSO) - Hợp đồng là sự thỏa thuận giữa các bên về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ. Khi giao kết hợp đồng, nếu doanh nghiệp không tỉnh táo trước những điều tưởng chừng đơn giản, doanh nghiệp có thể phải gánh chịu hậu quả nặng nề.

Thông thường một hợp đồng sẽ có những rủi ro tương ứng đối với từng giai đoạn cụ thể: giai đoạn giao kết hợp đồng; giai đoạn thực hiện hợp đồng và giai đoạn giải quyết tranh chấp hợp đồng. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi nêu một số vấn đề trong giai đoạn giao kết và thực hiện hợp đồng để phòng ngừa các rủi ro có thể xảy ra.

Giao kết hợp đồng

Trước khi quyết định giao kết hợp đồng với đối tác, doanh nghiệp cần xem xét các điều kiện để không gặp rủi ro khi ký kết, bao gồm:

Thứ nhất, về hình thức hợp đồng:

Hợp đồng có thể được thể hiện dưới hình thức bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương. Tuy nhiên, có một số trường hợp pháp luật quy định phải tuân thủ theo hình thức nhất định. Một số rủi ro về hình thức hợp đồng thường hay gặp gồm có: hợp đồng phải được lập thành văn bản nhưng các bên xác lập dưới hình thức lời nói, hành vi; hợp đồng phải được công chứng, chứng thực nhưng các bên không thực hiện thủ tục này; hợp đồng được xác lập bằng hình thức dữ liệu điện tử, nhưng nếu các bên không thống nhất về phương thức giao tiếp, trao đổi dữ liệu có thể dẫn đến phát sinh tranh chấp sau này.

Do đó, hình thức hợp đồng nên được thể hiện dưới dạng văn bản, cũng như đáp ứng các điều kiện về hình thức đối với một số loại giao dịch đặc biệt. Ngôn ngữ trong hợp đồng phải mạch lạc, rõ ràng, tránh những từ mang nghĩa “bóng”, hàm ý, dễ hiểu lầm, hiểu sai hoặc các từ viết sai chính tả dẫn đến sai nghĩa. Và hơn hết, các bên nên đọc, soạn thảo kỹ lưỡng từng câu, từng chữ trong hợp đồng để có thể phát hiện sớm những rủi ro tiềm ẩn.

Thứ hai, về chủ thể giao kết hợp đồng:

Rủi ro liên quan đến chủ thể khi giao kết hợp đồng, bao gồm các trường hợp sau đây: người ký là đại diện theo pháp luật nhưng không có thẩm quyền quyết định việc giao kết (đối với trường hợp điều lệ doanh nghiệp quy định những giao dịch lớn phải do hội đồng cổ đông/hội đồng thành viên quyết định); người ký không phải là người đại diện theo pháp luật nhưng không có ủy quyền hoặc được ủy quyền nhưng ký vượt quá phạm vi ủy quyền; đối tác là chi nhánh không được pháp nhân ủy quyền; đối tác không có chức năng kinh doanh mặt hàng thuộc đối tượng của hợp đồng; đối tác không đủ năng lực để thực hiện đúng nội dung hợp đồng.

Để phòng ngừa các rủi ro nêu trên, các bên cần kiểm tra giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đối tác và đối chiếu với thông tin trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để chứng minh tư cách người đại diện theo pháp luật của người giao kết; hoặc kiểm tra giấy ủy quyền, kiểm tra kỹ về phạm vi, thời hạn ủy quyền đối với người giao kết là người đại diện theo ủy quyền hoặc chi nhánh của pháp nhân. Đồng thời, các bên cần kiểm tra điều lệ của đối tác để chắc chắn rằng người giao kết hợp đồng không giao kết vượt quá thẩm quyền cho phép.

Đối với việc thẩm định năng lực thực hiện hợp đồng của đối tác, các bên cần đánh giá kinh nghiệm, quy mô các hợp đồng trước đó của đối tác, yêu cầu đối tác giải trình về khả năng thực hiện hợp đồng; kiểm tra xem doanh nghiệp có thuộc trường hợp đang giải quyết phá sản hay không để chắc chắn rằng đối tác có khả năng thực hiện hợp đồng, tránh xảy ra tranh chấp có thể gây thiệt hại cho doanh nghiệp cả về thời gian và tiền bạc, cũng như uy tín đối với bên thứ ba.

Thứ ba, rủi ro do vi phạm điều cấm, trái đạo đức xã hội:

Khi giao kết hợp đồng, các bên cần nắm được các quy định đặc thù của pháp luật đối với giao dịch đó, nhằm tránh việc các bên đưa ra thỏa thuận bị xem là vi phạm điều cấm của pháp luật, dẫn đến giao dịch bị vô hiệu. Một số rủi ro liên quan đến vấn đề này mà các bên thường hay mắc phải như: vấn đề thanh toán bằng ngoại hối; đối tượng hợp đồng bị cấm kinh doanh, hạn chế kinh doanh; mục đích, nội dung hợp đồng trái đạo đức xã hội.

Thứ tư, về các điều khoản cơ bản của hợp đồng:

Các bên cần dự liệu những tình huống khác nhau có thể xảy ra trong quá trình thực hiện hợp đồng và các cơ chế để xử lý và khắc phục hậu quả; tránh đưa vào hợp đồng các điều khoản mơ hồ, gây nhầm lẫn. Một số điều cơ bản mà các bên cần lưu ý khi giao kết hợp đồng bao gồm:

Những tranh chấp về đối tượng hợp đồng bao gồm: Hàng hóa không đúng đối tượng đã thỏa thuận; tiêu chuẩn hàng hóa; đơn vị tính. Ngoài ra, cần lưu ý đến trường hợp từ thời điểm giao kết, đối tượng hợp đồng đã không thể thực hiện được.

Những tranh chấp về giá cả, thanh toán bao gồm: Tranh chấp về giá khi thị trường biến động; tranh chấp về đồng tiền làm phương thức thanh toán; tranh chấp về chi phí bốc dỡ, vận chuyển, lưu kho bãi; tranh chấp về cách thức giao nhận tiền; tranh chấp về hình thức bảo đảm hợp đồng.

Điều khoản về bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm: Các bên cần phải xác định rõ hợp đồng của các bên là hợp đồng dân sự hay hợp đồng kinh doanh thương mại để áp dụng pháp luật điều chỉnh cho phù hợp. Về nguyên tắc, các bên chỉ được phạt vi phạm khi có quy định về phạt vi phạm trong hợp đồng, nếu không có phạt vi phạm, bên bị vi phạm chỉ được bồi thường thiệt hại nếu chứng minh được thiệt hại xảy ra.

Hiện nay, Luật Thương mại 2005 quy định mức phạt vi phạm tối đa là 8% phần giá trị nghĩa vụ vi phạm của hợp đồng; mức phạt này ở Luật Xây dựng là không quá 12% (đối với công trình sử dụng vốn Nhà nước). Bộ luật Dân sự 2015 không giới hạn mức phạt vi phạm, tuy nhiên, nếu các bên có thỏa thuận phạt vi phạm nhưng không thỏa thuận về việc bồi thường thiệt hại thì bên vi phạm nghĩa vụ chỉ phải chịu phạt vi phạm.

Thực hiện hợp đồng

Sau khi đã giao kết hợp đồng, các bên buộc phải tuân theo các cam kết mà các bên đã thỏa thuận. Vì vậy, giám sát việc thực hiện hợp đồng không chỉ là xác định phần vi phạm nghĩa vụ của đối tác, mà còn là để phòng tránh việc chính doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ với đối tác.

Tùy vào quy mô và cách thức vận hành của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có phương án giám sát thực hiện hợp đồng riêng. Thông thường, những doanh nghiệp quy mô nhỏ không phải đối mặt với những vấn đề này vì người quản lý luôn giám sát chặt chẽ quá trình thực thi hợp đồng, nhưng một doanh nghiệp có quy mô lớn số lượng hợp đồng lớn thì rất cần thiết lập một quy trình chặt chẽ. Doanh nghiệp có thể chia ra cho các phòng ban và sẽ có những người thực hiện chính trong từng giai đoạn khác nhau, nhưng cũng rất cần một người duy nhất giám sát toàn bộ quá trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.

Quan trọng nhất là phải bảo đảm giám sát tất cả các khía cạnh của hợp đồng, từ nhắc nhở đối tác thực hiện đúng nghĩa vụ, đến phối hợp giữa các bộ phận liên quan để thực hiện đúng nghĩa vụ của mình với đối tác, xử lý nhanh chóng các vấn đề phát sinh khi thực hiện hợp đồng và rút kinh nghiệm cho các hợp đồng sau. Việc hiểu rõ những rủi ro thường gặp trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp giám sát vấn đề này tốt hơn, giúp hạn chế tốt nhất thiệt hại xảy ra.

Thứ nhất, rủi ro do đối tác vi phạm nghĩa vụ hợp đồng:

Khi đối tác vi phạm nghĩa vụ thực hiện hợp đồng, tức không thực hiện, thực hiện không đúng hoặc thực hiện không đầy đủ phần nghĩa vụ mà mình có trách nhiệm phải thực hiện trong hợp đồng, thì doanh nghiệp cần rà soát các quyền và nghĩa vụ của các bên trong hợp đồng đối với các vi phạm tương ứng, hiểu được hậu quả pháp lý của mỗi hành vi vi phạm, từ đó có hành động thích hợp để giải quyết vấn đề.

Bộ luật Dân sự 2015 quy định các chế tài khi vi phạm nghĩa vụ hợp đồng bao gồm: cầm giữ tài sản, buộc thực hiện đúng hợp đồng, đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng, hủy bỏ hợp đồng, bồi thường thiệt hại và phạt vi phạm, lãi suất chậm trả. So với Bộ luật Dân sự 2015 thì Luật Thương mại 2005 không có chế tài đơn phương chấm dứt thực hiện hợp đồng, mà thay vào đó là chế tài đình chỉ hợp đồng và bổ sung thêm chế tài tạm ngừng thực hiện hợp đồng để các bên linh động thực hiện.

Tương ứng với mỗi chế tài, pháp luật quy định các trường hợp áp dụng khác nhau, vì vậy khi áp dụng, các bên phải nắm rõ các quy định pháp luật để lựa chọn chế tài phù hợp và có lợi nhất, hoặc các bên phải quy định rõ điều kiện để áp dụng các chế tài trong hợp đồng. Đồng thời, khi áp dụng thì doanh nghiệp phải thông báo đối với bên vi phạm, tránh tình trạng doanh nghiệp vi phạm nghĩa vụ thông báo đối với bên đã vi phạm trước đó.

Thứ hai, thời điểm chuyển rủi ro trong hợp đồng:

Một vấn đề quan trọng trong quá trình thực hiện hợp đồng là việc xác định thời điểm chuyển rủi ro. Nghĩa là xác định trong thời điểm nào bên bán phải chịu những mất mát, hư hỏng của hàng hóa, từ thời điểm nào những hư hỏng, mất mát đó được chuyển cho bên mua. Trừ trường hợp các bên thỏa thuận về thời điểm chuyển rủi ro cụ thể trong hợp đồng, thông thường thời điểm này chính là thời điểm các bên giao nhận hàng hóa.

Theo quy định tại Điều 441 Bộ luật Dân sự 2015, thời điểm chuyển rủi ro là thời điểm giao nhận tài sản, hoặc là thời điểm hoàn thành thủ tục đăng ký quyền sở hữu đối với tài sản phải đăng ký quyền sở hữu. Ngoài ra, Luật Thương mại quy định chi tiết hơn trong từng trường hợp, đối với hợp đồng không có địa điểm giao hàng cụ thể, thì thời điểm chuyển rủi ro là thời điểm hàng hóa được giao cho người vận chuyển đầu tiên. Trường hợp hàng hóa được giao cho người nhận hàng để giao mà không phải là người vận chuyển, rủi ro được chuyển cho bên mua trong các trường hợp bên mua nhận được chứng từ sở hữu hoặc bên mua xác nhận quyền chiếm hữu hàng hóa và một số trường hợp đặc biệt khác.

Tuy nhiên, Luật Thương mại cũng quy định trách nhiệm của các bên trong một số trường hợp mà không phụ thuộc vào thời điểm chuyển rủi ro như: trường hợp khiếm khuyết của hàng hóa phát sinh trước thời điểm chuyển rủi ro, nếu bên mua đã biết hoặc phải biết về khiếm khuyết đó thì bên mua phải chịu trách nhiệm, trừ trường hợp bên mua không biết hoặc không phải biết thì bên bán phải chịu trách nhiệm đối với khiếm khuyết này, nhưng bên mua chỉ có một thời gian 3, 6 hoặc 9 tháng (tùy trường hợp) để khiếu nại đối với khiếm khuyết của hàng hóa, ngoài thời hạn khiếu nại này, bên bán được miễn trừ trách nhiệm. Trường hợp khiếm khuyết của hàng hóa phát sinh sau thời điểm chuyển rủi ro, nhưng nguyên nhân do bên bán vi phạm hợp đồng thì bên bán phải chịu trách nhiệm.

Thứ ba, rủi ro do sự kiện bất khả kháng:

Sự kiện bất khả kháng là sự kiện xảy ra một cách khách quan không thể lường trước được và không thể khắc phục được mặc dù đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết và khả năng cho phép. Theo quy định tại Điều 351 Bộ luật Dân sự 2015, trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện đúng nghĩa vụ do sự kiện bất khả kháng thì không phải chịu trách nhiệm dân sự, trừ trường hợp có thỏa thuận khác hoặc pháp luật có quy định khác.

Trên thực tế, trừ trường hợp các bên thỏa thuận mặc nhiên một sự kiện xảy ra là bất khả kháng, thì việc chứng minh một sự kiện có phải là sự kiện bất khả kháng hay không rất dễ xảy ra tranh chấp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích của các bên. Ví dụ như, một vụ hỏa hoạn xảy ra nếu xuất phát từ sự thiếu trách nhiệm của con người, do doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện về phòng cháy chữa cháy, thì sự kiện này không phải là sự kiện bất khả kháng vì xuất phát từ nguyên nhân chủ quan và là hậu quả trực tiếp từ ý thức phòng ngừa kém.

Trường hợp khác, nếu bên vi phạm nghĩa vụ do sự kiện bất khả kháng nhưng không thực hiện nghĩa vụ thông báo cho bên bị vi phạm, thì bên vi phạm vẫn phải chịu trách nhiệm đối với bên bị vi phạm về những thiệt hại do hành vi vi phạm của mình gây ra.

Trường hợp một bên vi phạm nghĩa vụ thực hiện hợp đồng do bên thứ ba vi phạm nghĩa vụ vì sự kiện bất khả kháng. Bên thứ ba thường là bên cung cấp nguyên liệu, hàng hóa, hoặc doanh nghiệp logistic. Hiện nay pháp luật Việt Nam không quy định bên vi phạm nghĩa vụ được miễn trừ trách nhiệm do bên thứ ba vi phạm nghĩa vụ vì sự kiện bất khả kháng. Tuy nhiên, đây lại là vấn đề các doanh nghiệp thường hay gặp phải vì quan hệ kinh doanh hiện nay là theo chuỗi cung ứng và các bên chỉ là một mắt xích trong đó, và đặc biệt là trong các mối quan hệ độc quyền, doanh nghiệp không thể tìm phương án thay thế.

Vì vậy, liên quan đến vấn đề miễn trách nhiệm, các doanh nghiệp nên soạn thảo kỹ lưỡng các điều khoản miễn trách, dự liệu trường hợp thực tế có thể xảy ra, thỏa thuận một cách rõ rang, chi tiết nhằm giảm thiểu tối đa tranh chấp phát sinh thay vì trông đợi hoàn toàn vào pháp luật.

Thứ tư, rủi ro do sự thay đổi hoàn cảnh cơ bản:

Trong quá trình thực hiện hợp đồng, đặc biệt là các hợp đồng dài hạn, sẽ có trường hợp các bên không thể dự liệu được những tình huống, mà khi xảy ra nó làm thay đổi căn bản quyền và nghĩa vụ của các bên. Mặc dù nguyên tắc của hợp đồng là các bên phải “tuân theo sự thỏa thuận”, nhưng nếu thực hiện thì một bên có thể bị thiệt hại nghiêm trọng, mất đi thế cân bằng của hợp đồng và không đạt được mục đích ban đầu.

Hiện nay, Điều 420 Bộ luật Dân sự 2015 đã quy định về các điều kiện để áp dụng hoàn cảnh thay đổi cơ bản như sau: do nguyên nhân khách quan; các bên không thể lường trước; hoàn cảnh thay đổi lớn đến mức nếu biết trước các bên sẽ không giao kết hoặc giao kết với nội dung hoàn toàn khác; việc tiếp tục thực hiện sẽ gây thiệt hại nghiêm trọng cho một bên; bên bị ảnh hưởng đã áp dụng mọi biện pháp cần thiết nhưng không thể ngăn chặn hoặc giảm thiểu ảnh hưởng. Trường hợp này, pháp luật cho phép bên bị ảnh hưởng có quyền yêu cầu bên kia đàm phán lại hợp đồng, nếu các bên không thể thỏa thuận để sửa đổi hợp đồng, các bên có thể yêu cầu tòa án chấm dứt hợp đồng hoặc sửa đổi nội dung hợp đồng để cân bằng quyền lợi của các bên.

Thạc sĩ, Luật sư NGUYỄN TIẾN MẠNH