Bất cập về quy định 'hồ sơ hợp lệ' trong đăng ký doanh nghiệp - Thực tiễn và giải pháp

(LSVN) - Khi đất nước chuyển mạnh sang thời kỳ phát triển mới, thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hoá, hiện đại hoá, hội nhập và hợp tác quốc tế ngày càng sâu rộng thì cải cách hành chính theo hướng đơn giản hoá, tạo môi trường thuận lợi, thông thoáng cho phát triển kinh tế-xã hội, bảo đảm lợi ích chính đáng của người dân và doanh nghiệp là đòi hỏi bức thiết. Tuy nhiên, quy định thủ tục hành chính đơn giản đến mức nào là phù hợp, cũng như vấn đề thực thi, quản lý việc thực hiện các thủ tục đó như thế nào để bảo đảm tính pháp lý, bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người dân, doanh nghiệp và hài hoà các lợi ích xã hội là vấn đề cần phải được đánh giá một cách cẩn trọng trên cơ sở khoa học và thực tiễn.

Ảnh minh họa.

Kể từ khi Luật Doanh nghiệp năm 2014 được ban hành, nhà nước đã có những quy định khá thông thoáng về thủ tục thành lập và thay đổi đăng ký doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp, tháo gỡ hầu hết các “nút thắt” về sự phức tạp, phiền hà trong hoạt động đăng ký kinh doanh. Năm 2020, Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 được Quốc hội khoá XIV thông qua, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021 (sau đây gọi là Luật Doanh nghiệp) và ngay sau khi Luật Doanh nghiệp có hiệu lực, ngày 04/01/2021 Chính phủ đã ban hành Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về Đăng ký doanh nghiệp (sau đây gọi là Nghị định số 01) đã nâng cao hơn một bước sự đơn giản hoá các quy định về thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Phải nói rằng, quy định của pháp luật hiện hành về đăng ký kinh doanh đã thể hiện quan điểm quản lý nhà nước hiện đại, tức là phát huy tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm của cá nhân, tổ chức, nhà nước chỉ đóng vai trò ghi nhận trên cơ sở tính hợp lệ của hồ sơ, tài liệu. Điều này càng mang lại lợi ích lớn cho người dân và doanh nghiệp trong việc đơn giản hoá các quy trình, thủ tục đăng ký kinh doanh, giảm bớt áp lực công việc cho cơ quan quản lý nhà nước.

Tuy vậy, bên cạnh mặt tích cực của các quy định pháp luật, trong thực tiễn đã phát sinh không ít những bất cập, hệ lụy liên quan đến sự thông thoáng, đơn giản về hồ sơ, tài liệu đăng ký doanh nghiệp. Quy định và thực hiện nguyên tắc cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về “hồ sơ hợp lệ” là một trong những bất cập đang tồn tại, gây ra nhiều tranh chấp trong nội bộ doanh nghiệp thời gian gần đây. Tình huống sau đây là một ví dụ:

Công ty cổ phần Sản xuất và Kinh doanh Đống Đa do bà Trần T.A. là Chủ tịch Hội đồng quản trị làm đại diện theo pháp luật. Trong quá trình hoạt động, giữa các cổ đông có sự chuyển nhượng cổ phần với nhau và phát sinh mâu thuẫn. Tranh chấp giữa các bên đã được Toà án giải quyết bằng một bản án có hiệu lực pháp luật, bản án đang trong quá trình thi hành án. Trong khi việc thi hành án chưa thực hiện xong thì một số cổ đông đã tự lập “hồ sơ” thay đổi đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ gồm có 03 loại tài liệu: (1) Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; (2) Biên bản họp Hội đồng quản trị về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; (3) Quyết định của Hội đồng quản trị về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Theo hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp này thì Hội đồng quản trị Công ty đã họp và quyết định bầu Chủ tịch Hội đồng quản trị mới thay thế Chủ tịch Hội đồng quản trị đương nhiệm là bà Trần T.A; thay đổi người đại diện theo pháp luật từ bà Trần T.A. sang một người khác. Điều đáng nói là Hội đồng quản trị Công ty có 5 thành viên thì chỉ có 2 người ký tên trong biên bản cuộc họp, một người còn lại không phải là thành viên Hội đồng quản trị. Chủ tịch Hội đồng quản trị và là người đại diện theo pháp luật của Công ty, bà Trần T.A. cũng như các thành viên Hội đồng quản trị đương nhiệm còn lại không hề biết đến cuộc họp này. Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp này được Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội xác định là hợp lệ và đã thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thay đổi với các nội dung theo hồ sơ do một số cổ đông của doanh nghiệp đệ trình như nêu ở trên.

Bà Trần T.A. sau đó đã khiếu nại Phòng đăng ký kinh doanh thì được trả lời là họ đã thực hiện đúng quy định của Luật Doanh nghiệp và Nghị định 01. Tức là, cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh chỉ chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ mà không chịu trách nhiệm về những vấn đề khác.

Qua ví dụ nêu trên, chúng ta dễ dàng nhận thấy có sự trái pháp luật trong hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp của Công ty Đống Đa, thể hiện ở chỗ: cuộc họp Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần không bảo đảm đúng số lượng và thành phần, không thực hiện đúng theo quy trình, thủ tục triệu tập và chủ trì cuộc họp theo quy định của Luật Doanh nghiệp. Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng sự trái pháp luật này không thuộc trách nhiệm của cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020: “Cơ quan đăng ký kinh doanh chịu trách nhiệm về tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, không chịu trách nhiệm về những vi phạm pháp luật của doanh nghiệp xảy ra trước và sau khi đăng ký doanh nghiệp”.

Như vậy, nếu giải thích quy định này theo hướng đó thì cơ quan đăng ký kinh doanh chỉ có nhiệm vụ đếm số lượng tài liệu và đọc đầu mục tài liệu để xác định hồ sơ hợp lệ hay không hợp lệ mà không cần quan tâm đến các nội dung khác liên quan đến việc tạo lập hồ sơ hợp lệ đó?

Chúng tôi cho rằng cách hiểu và áp dụng quy định về “hồ sơ hợp lệ” của cơ quan đăng ký kinh doanh như vậy là thiếu chính xác, bởi cơ quan quản lý nhà nước về đăng ký kinh doanh không chỉ đơn giản là tiếp nhận và đếm đủ số lượng văn bản để xác định hồ sơ hợp lệ và đăng ký một cách cơ học thuần tuý, mà thông qua các hoạt động của mình, cơ quan này phải có trách nhiệm kiểm tra, rà soát đến mức tối đa trong phạm vi quản lý của mình về doanh nghiệp để xác định việc tạo lập hồ sơ của doanh nghiệp đã phù hợp hay chưa.

Trở lại ví dụ nêu trên, Công ty Đống Đa có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do Phòng đăng ký kinh doanh – Sở kế hoạch và đầu tư TP. Hà Nội cấp, tại Giấy này thể hiện người đại diện theo pháp luật là  bà Trần T.A. với chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị. Như vậy, theo lẽ thông thường, khi xem xét hồ sơ đề nghị thay đổi đăng ký doanh nghiệp, cán bộ xử lý hồ sơ phải đối chiếu và dễ dàng xác định được Biên bản họp Hội đồng quản trị không có tên bà T.A. – Chủ tịch HĐQT đương nhiệm, từ đó phải đặt ra câu hỏi: Biên bản họp Hội đồng quản trị này có phù hợp hay không khi Điểm b, c Khoản 3 Điều 156 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định Chủ tịch HĐQT có quyền và nghĩa vụ: “Triệu tập, chủ trì và làm chủ tọa cuộc họp Hội đồng quản trị; Tổ chức việc thông qua nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị”.

Từ sự mâu thuẫn thông qua việc đối chiếu đó, cơ quan đăng ký kinh doanh đáng lẽ ra cần phải thực hiện quyền và trách nhiệm của mình quy định tại Điểm c, d Khoản 1 Điều 216 Luật Doanh nghiệp “Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ quy định của luật này khi xét thấy cần thiết; “Trực tiếp hoặc đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, giám sát doanh nghiệp theo nội dung trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp”. Nhưng họ đã không làm điều đó. Như vậy, trong trường hợp này, cơ quan đăng ký kinh doanh chưa làm tròn trách nhiệm của mình với vai trò quản lý nhà nước.

Một nội dung khác của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP liên quan đến quy định “hợp lệ” trong hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp đó là “Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp” (Khoản 5 Điều 4 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP) cũng bất cập và gây ra không ít tranh chấp trong nội bộ doanh nghiệp.

Quy định này xuất phát từ quan điểm cá thể hoá trách nhiệm cá nhân trong hoạt động xã hội nói chung và hoạt động tổ chức, quản lý doanh nghiệp nói riêng, đồng thời cũng là biện pháp để tháo gỡ khó khăn tồn tại trong thực tế khi hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp không được đóng dấu do con dấu đang bị một bên tranh chấp chiếm giữ. Xét ở khía cạnh tích cực thì quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động đăng ký doanh nghiệp khi tháo gỡ được vướng mắc tranh chấp con dấu như nói ở trên. Tuy nhiên, phân tích ở khía cạnh khác chúng ta thấy quy định này chưa hẳn là đã phù hợp với nguyên lý quản trị và nguyên tắc quản lý của một tổ chức. 

Trước hết, phải khẳng định rằng, chỉ có tổ chức mới phải sử dụng con dấu còn cá nhân thì không. Mục đích của việc đóng dấu là để xác thực các tài liệu, văn bản có nguồn gốc từ tổ chức ban hành tài liệu, văn bản đó, việc đóng dấu cũng là cơ sở để xác định thẩm quyền của người ký trên văn bản. Không đóng dấu vào văn bản sẽ làm mất đi tính xác thực của văn bản đó.

Thứ hai, tất cả các tổ chức (cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, doanh nghiệp...) từ trước đến nay đều sử dụng con dấu cho hoạt động quản lý của mình. Doanh nghiệp là một tổ chức mang đầy đủ các đặc tính về quản trị của tổ chức, áp dụng đầy đủ các quy trình quản lý, ban hành văn bản nói chung. Do đó, quy định không cần đóng dấu trên văn bản của doanh nghiệp (Biên bản, Quyết định của Hội đồng quản trị) vô hình chung phá vỡ các nguyên tắc quản trị của doanh nghiệp, tạo ra lỗ hổng trong việc kiểm soát các văn bản, từ đó phát sinh các tranh chấp trong nội bộ doanh nghiệp.

Thử hình dung, với cách đánh giá và chấp nhận “hồ sơ hợp lệ” của cơ quan quản lý nhà nước như trường hợp trong ví dụ nêu trên, cùng với việc không cần đóng dấu vào bất cứ tài liệu nào của doanh nghiệp trong hồ sơ thì bất cứ ai cũng có thể tạo lập được bộ hồ sơ được coi là hợp lệ để dễ dàng thay đổi các nội dung đăng ký của một doanh nghiệp. Điều này hết sức nguy hiểm nếu các đối tượng xấu cố tình lợi dụng quy định này để chiếm đoạt doanh nghiệp, sử dụng pháp nhân của doanh nghiệp thực hiện hành vi phạm tội.

Cùng với sự phát triển và biến đổi không ngừng của đời sống xã hội, hoạt động của doanh nghiệp rất sôi động và phức tạp. Thực tế cho thấy các tranh chấp trong nội bộ doanh nghiệp ngày càng gia tăng, hầu hết và chủ yếu là tranh chấp liên quan đến việc mua bán, chuyển nhượng vốn, thay đổi các chức danh quản lý. Nếu tranh chấp chưa được giải quyết nhưng một bên đã lập hồ sơ để thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp với mục đích “hất cẳng” hay loại trừ đối thủ của mình. Bên còn lại cũng lập bộ hồ sơ hợp lệ để đề nghị thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo ý của mình thì cơ quan đăng ký kinh doanh phải xử lý như thế nào khi các hồ sơ đều là “hợp lệ”. 

Đấy là những vướng mắc, bất cập trong thực tiễn mà chúng tôi cho rằng nếu không có sự điều chỉnh hoặc hướng dẫn kịp thời của cơ quan chức năng sẽ dẫn đến tình trạng “loạn” hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp, tranh chấp nội bộ doanh nghiệp sẽ không ngừng gia tăng, áp lực giải quyết đè nặng lên vai các cơ quan tố tụng.

Đề xuất, kiến nghị:

Từ thực tiễn những vướng mắc, bất cập nêu trên, chúng tôi đề nghị cơ quan chức năng có thẩm quyền xem xét, điều chỉnh những nội dung sau đây:

Một là, sửa đổi Khoản 20 Điều 4 Luật Doanh nghiệp năm 2020 từ: “Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật này và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định của pháp luật.” thành: “Hồ sơ hợp lệ là hồ sơ có đầy đủ giấy tờ theo quy định của Luật này và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đúng theo quy định của pháp luật”.

Hai là, hướng dẫn cụ thể đối với cán bộ thụ lý hồ sơ về việc kiểm tra, đối chiếu thông tin lưu trữ tại cơ quan đăng ký kinh doanh với thông tin trong hồ sơ đề nghị thay đổi của doanh nghiệp. Trường hợp có thông tin lưu trữ tại cơ quan đăng ký kinh doanh nhưng không kiểm tra, đối chiếu để xảy ra sai sót dẫn đến việc cấp Giấy chứng nhận sai thì cơ quan đăng ký kinh doanh và người thực hiện thủ tục cấp phải chịu trách nhiệm.

Ba là, sửa đổi Khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020 về con dấu doanh nghiệp. Theo đó, doanh nghiệp ngoài quyền được quản lý, lưu giữ cần bổ sung quyền sử dụng con dấu theo quy định của Điều lệ công ty. Trên cơ sở quy định này, doanh nghiệp được quyền tự quyết định việc đóng dấu hay không đóng dấu vào văn bản, tài liệu. Khi tiếp nhận hồ sơ thay đổi đăng ký doanh nghiệp, nếu có nghi ngờ về tính xác thực của tài liệu, cơ quan đăng ký kinh doanh phải yêu cầu doanh nghiệp cung cấp bản sao Điều lệ để xác định.

Bốn là, sửa đổi Khoản 5 Điều 4 Nghị định số 01/2021/NĐ-CP ngày 04/01/2021 của Chính phủ, từ: “Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp” thành: “Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.”./.

Thạc sĩ, Luật sư LÊ TRUNG SƠN
Đoàn Luật sư TP. Hà Nội

Không được từ chối tiêm mũi 2 vaccine Covid-19 cho ngươi đã tiêm mũi 1 ở địa phương khác